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Facturation à la fin du mois
Thread poster: Amanda Grey

Amanda Grey  Identity Verified
France
Local time: 14:27
French to English
Oct 7, 2005

De plus en plus d'agences demandent une facturation à la fin du mois regroupant tous les travaux faits pendant ce même mois.

N'est-ce pas là une façon de retarder le paiement plutôt que d'organiser les paiements groupés ?

Il me semble avoir lu quelque part que la loi nous exige de facturer chaque service rendu dans les 3 ou 4 jours qui suivent la livraison. Ai-je raison ?

Vos commentaires / avis seront les bienvenus...

Merci!


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Erika Pavelka  Identity Verified
Local time: 08:27
French to English
Facturation Oct 7, 2005

Je ne connais pas les lois françaises, mais je ne trouve pas la facturation à la fin du mois mauvaise dans tous les cas. Je ne pense pas que le client le demande pour retarder le paiement. J'ai des clients qui m'envoient des petits travaux pendant le mois, et vu que ça prend du temps pour faire chaque facture, je préfère en faire une à la fin du mois pour le montant total. C'est sûrement moins de travail pour eux de traiter une facture que plusieurs petites factures pendant le mois.

Aussi, je sais que les agences européennes préfèrent souvent le paiement par transfert bancaire. Ca leur coûte peut-être moins cher de transférer une plus grosse somme que plusieurs petites sommes.


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Sylvain Leray  Identity Verified
Local time: 14:27
German to French
Fin de mois Oct 7, 2005

Bonjour Amanda,

Je ne sais pas pour les obligations légales, mais j'ai toujours procédé ainsi pour une raison très simple : les paiements étant généralement effectués à "X jours fin de mois", que tu factures un travail le 3 ou le 31 du mois revient au même : tout travail réalisé et facturé en janvier te sera par exemple payé le 28 février.
Pour ce qui est des paiements à "X jours date de facture", ce peut être différent en effet.
Mais personnellement, même pour ceux-là, je regroupe tout en une seule facture en fin de mois. Moins de paperasses, des paiements plus conséquents, une vue d'ensemble plus claire de toutes les échéances... bref, je n'y vois pas d'inconvénients.

Sylvain


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Philippe Etienne  Identity Verified
Spain
Local time: 14:27
Member
English to French
Je le fais déjà Oct 7, 2005

Bonjour Amanda,
(Presque) tous mes clients en Europe règlent à 30 jours fin de mois, donc que je facture à la fin du job ou à la fin du mois courant, je serai payé au même moment. Je ne suis pas vraiment de logique pour facturer, je le fais quand j'ai le temps, mais toujours au plus tard en fin de mois, sans quoi je "perds" 30 jours supplémentaires.
Pour plusieurs petits projets, j'attends en général que le montant soit suffisamment conséquent, l'objectif étant de limiter le pourcentage que me prélèvent les banques lors des virements... ce qui peut s'étaler sur quelques mois pour les "petits" clients.
Je n'ai jamais rencontré de problème de facture cumulée non "valide" pour cause de job vieux de quelques mois (je n'oserais pas aller jusqu'à un an tout de même).
Bonne soirée,
Philippe


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Paul VALET  Identity Verified
France
Local time: 14:27
English to French
+ ...
Le conseil gratuit du juriste d'entreprise ... Oct 7, 2005

Amanda Grey wrote:

De plus en plus d'agences demandent une facturation à la fin du mois regroupant tous les travaux faits pendant ce même mois.

N'est-ce pas là une façon de retarder le paiement plutôt que d'organiser les paiements groupés ?

Il me semble avoir lu quelque part que la loi nous exige de facturer chaque service rendu dans les 3 ou 4 jours qui suivent la livraison. Ai-je raison ?

Vos commentaires / avis seront les bienvenus...

Merci!


Bonsoir,

Sur un plan de bonne gestion, il est plus économique de ne facturer qu'une seule fois par mois des prestations de service de faible montant; cela réduit les frais.

Par contre s'il s'agit de gros montants, c'est moins évident.

En effet si l'on travaille tout le mois, à temps plein, pour un seul client, le montant final sera élevé, et le risque d'impayé portera aussi sur un montant élevé.

Certaines agences proposent d'ailleurs des règlements par quinzaine. Ce qui est d'autant plus raisonnable qu'en cas de demande d'acompte nous sommes obligés légalement d'émettre une facture d'acompte.

Au plan juridique, il en va pratiquement de même.

Le code général des impôts accorde la possibilité d'émettre la facture le jour où la prestation est achevée, ou bien de facturer de façon différée (en fin de mois) mais à certaines conditions pour cette dernière possibilité.

Ces conditions sont que les prestations doivent être :
- fréquentes et
- de faible montant.
Ce qui s'apprécie de la façon suivante: on peut "admettre ce système de facturation lorsque la facturation immédiate entraînerait des contraintes et des coûts manifestement disproportionnés par rapport aux montants unitaires des livraisons".

Ce dernier point paraîtra sans doute incompréhensible à maint traducteurs; pour la plupart d'entre nous, le coût d'une facturation est une vue de l'esprit, de l'ordre de l'indéfinissable... Ce qui n'est pas le cas du tout des gestionnaires d'entreprises plus évoluées, qui savent très bien de quoi il retourne.

Concrètement, regrouper mensuellement des factures à un même client de moins de 100€ chacune paraît légitime chez un traducteur. Au contraire émettre une facture de 9 000 €, plutôt que trois de 3 000€ chacune, cachera plutôt une contrainte imposée par le client qu'une nécessité de bonne gestion, de la part d'un trad. indépendant.


Mais lorsque l'on facture en différé, il faut normalement émettre, à chaque livraison, un bon de livraison, en double exemplaire (un pour le client et un pour soi) ou un document en tenant lieu, numéroté, qui précise:
- le nom et l'adresse du client,
- la date de l'opération,
- la quantité et la dénomination précise des services rendus.

On peut estimer qu'un courriel numéroté (ou une note jointe à un courriel de livraison) comportant ces mentions, avec accusé de réception de ce dernier par le client, tiendra lieu de "bon de livraison" valable.

Notez enfin qu'il y a une limite dans le temps: la facturation différée ne doit concerner que des prestations réalisées dans un même mois civil.
Dernière subtilité: l'administration fiscale admet que cette facture peut intervenir quelques jours après la fin du mois, civil lorsque les nécessités de la gestion de l'entreprise le rendent nécessaire.


Il ne semble donc pas qu'il y ait a priori là de la part des agences "une façon de retarder le paiement plutôt que d'organiser les paiements groupés", mais qu'elles s'en tiennent à la loi, tout simplement, et à la bonne gestion.

Le vice potentiel peut se trouver par contre éventuellement dans le jeu avec les délais de paiement. Si un client qui ne vous a commandé que la traduction de 100 mots début juillet vous demande le 28 juillet un travail de 8 000 mots à livrer le 1er août, et qu'il vous impose un règlement à 30 jours fin de mois, date de facture, on peut penser qu'il souhaite ne vous règler que le 30 septembre, sur une facture du 1er ou 2 août.

Libre à vous alors de préparer votre facture récapitulative à fin juillet avant de commencer la traduction. Ensuite le 31 juillet vous lui enverrez tout ce que vous avez traduit à cette date, en même temps que la facture correspondante, qu'il devra alors vous payer fin août.
Et comme cette "facture peut intervenir quelques jours après la fin du mois, civil lorsque les nécessités de la gestion de l'entreprise le rendent nécessaire", vous pouvez éventuellement lui envoyer cette facture du 31 juillet le 2 ou le 3 août, sans qu'il n'ait rien à redire.

Cordialement,

Paul


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remyrosf
Local time: 14:27
English to French
Tout à fait d'accord avec Sylvain Oct 7, 2005

Bonjour,

Je pense moi aussi que la facturation en fin de mois présente beaucoup d'avantages.

Plutôt que d'établir une facture à 100 € + une facture à 400 € + une facture à 1000, on établit une facture à 1500 €. Résultat : moins de temps à rédiger les factures, mais aussi moins de temps à enregistrer leur règlement dans nos documents comptables.
Un autre avantage : on peut déterminer plus facilement ce que l'on va encaisser et à quel moment. On évite ainsi de naviguer à vue et on identifie plus facilement les mauvais payeurs.
Pour ma part je rassemble maintenant toutes mes activités "compta" sur une journée (habituellement le dernier jour du mois) : ça évite d'être interrompu durant le mois et ça améliore ma productivité.

C'est donc pour moi surtout un gain de temps... et le temps, c'est de l'argent, comme dirait l'autre.

Bonne continuation,

Rémy



Sylvain Leray wrote:

Bonjour Amanda,

Je ne sais pas pour les obligations légales, mais j'ai toujours procédé ainsi pour une raison très simple : les paiements étant généralement effectués à "X jours fin de mois", que tu factures un travail le 3 ou le 31 du mois revient au même : tout travail réalisé et facturé en janvier te sera par exemple payé le 28 février.
Pour ce qui est des paiements à "X jours date de facture", ce peut être différent en effet.
Mais personnellement, même pour ceux-là, je regroupe tout en une seule facture en fin de mois. Moins de paperasses, des paiements plus conséquents, une vue d'ensemble plus claire de toutes les échéances... bref, je n'y vois pas d'inconvénients.

Sylvain


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Amanda Grey  Identity Verified
France
Local time: 14:27
French to English
TOPIC STARTER
Facturation différée = bon(s) de livraison Oct 7, 2005

Paul VALET wrote:

Mais lorsque l'on facture en différé, il faut normalement émettre, à chaque livraison, un bon de livraison, en double exemplaire (un pour le client et un pour soi) ou un document en tenant lieu, numéroté, qui précise:
- le nom et l'adresse du client,
- la date de l'opération,
- la quantité et la dénomination précise des services rendus.

On peut estimer qu'un courriel numéroté (ou une note jointe à un courriel de livraison) comportant ces mentions, avec accusé de réception de ce dernier par le client, tiendra lieu de "bon de livraison" valable.


Milles merci Paul pour ces éclaircissements pointus!

Alors, que risque t-on si nous n'émettons pas de BL et dans quelle mesure le fisc viendrait vérifier?

Faut-il garder une copie papier de chaque BL avec les factures?

Il me semble que l'économie gagnée en facturant à la fin du mois s'évapore...


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Paul VALET  Identity Verified
France
Local time: 14:27
English to French
+ ...
Et pour 0 centime de plus ... Oct 7, 2005

[quote]Amanda Grey wrote:

Paul VALET wrote:


Milles merci Paul pour ces éclaircissements pointus!

Alors, que risque t-on si nous n'émettons pas de BL et dans quelle mesure le fisc viendrait vérifier?

Faut-il garder une copie papier de chaque BL avec les factures?

Il me semble que l'économie gagnée en facturant à la fin du mois s'évapore...


Amanda,

Si nous n'émettons pas de BL, on peut penser que les factures seront plus difficiles à contrôler par le fisc, ce qui ne peut que se retourner contre le traducteur contrôlé.
Mais on peut gêner ainsi également notre client, dont la comptabilité sera également plus difficile à vérifier.

Le fisc peut faire des recoupements entre deux comptabilités; elles doivent être identiques pour une même opération chez le prestataire et chez le bénéficiaire de la prestation. Si c'est le client qui est vérifié et qu'il se plaint de la facturation du traducteur, le contrôleur peut avoir ainsi son attention attirée sur le traducteur.

Je ne sais pas s'il y a un "tarif" de pénalités fiscales à ce sujet. On peut penser que tant que cela ne gêne pas le contrôle de la TVA et du chiffre d'affaires, les pénalités ne peuvent pas être bien élevées.

Par contre, en cas de litige avec notre client, il pourra être également plus difficile d'établir notre bonne foi, et d'aboutir à des comptes incontestables, si nous avons établi une facture de fin de mois sans BL intermédiaires.


Il faut certainement conserver avec chaque facture tous les BL correspondants à cette facture.


Je ne pense pas que l'économie de la facture récapitulative de fin de mois s'évapore complètement. Car on ne comptabilise qu'une seule facture récapitulative, au lieu du nombre de "petites factures" qu'elle représente.

De plus, le suivi des règlements est aussi facilité, puisque l'on ne vérifiera en banque que l'arrivée du paiement d'une facture par mois, au lieu de plusieurs.

Paul


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