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Muß ich Rechnungen mit der Post verschicken?
Thread poster: Alison Schwitzgebel

Alison Schwitzgebel
France
Local time: 00:41
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Apr 8, 2003

Die gute alte Deutsche Post hat nun, im Zuge der neusten Kostensenkungsmaßnahmen, unser Briefkasten hier im Dorf wegrationalisiert. Ich habe bisher meine Rechnungen alle mit der Post geschickt, um sicherzustellen, daß ich einmal tĂ€glich aus dem Haus raus komme . Nun muß ich mich ins entweder 1 Stunde laufen oder mich ins Auto setzen um bis zum nĂ€chsten Briefkasten zu kommen.



Beim Stuttgarter Powwow in September habe ich kurz mit einigen Kollegen ĂŒber dieses Thema gesprochen.... Wie wird das im Allgemeinen gehandhabt? Werden gefaxte oder .pdf Rechnungen vom Finanzamt (und von Kunden - Direkte als auch Agenturen) akzeptiert?



Tipps und Anregungen willkommen!!!



Alison



[ This Message was edited by: alison1969 on 2003-04-08 12:56]


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Gillian Searl  Identity Verified
United Kingdom
Local time: 23:41
Member (2004)
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Nur in Ausnahmenfaellen Apr 8, 2003

schicke ich die Rechnungen per post - aber ich muss nicht mit der deutschen Finanzaemte kaempfen. Normalerweise per email as pdf ansonsten per fax. Aber es lohnt sich aus dem Haus zu kommen - on yer bike - it\'s good for you! (maybe I should too)

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Sonja Tomaskovic  Identity Verified
Germany
Local time: 00:41
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Das ist so eine Sache Apr 8, 2003

Eigentlich bin ich bisher davon ausgegangen, dass der Rechnungsversand per email ohne Probleme geht.



Hier habe ich einen Artikel gefunden, der das aber ein bißchen anders darstellt:

Quote:


E-Commerce: Rechnungsstellung per E-Mail



von RAin Ute Rossenhövel



Wer im und mit dem Internet arbeitet, möchte naturgemĂ€ĂŸ möglichst alle ArbeitsvorgĂ€nge ĂŒber dieses Medium abwickeln. Anbieter von Internet-Dienstleistungen, Online-Shops oder Bild- und Software- Lieferanten denken daher darĂŒber nach, ob sie auch ihre Rechnungen per E-Mail an die Kunden versenden können. Neben technischen Problemen wie KompatibilitĂ€t und Erhaltung des Layouts stellt sich ein Problem aus einer ganz anderen Richtung: Eine Vorschrift des Steuerrechts verlangt, dass Rechnungen in Form einer Urkunde vorliegen (§ 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz). Bekanntlich stellen aber Nachrichten, die per E-Mail versandt werden, gerade keine Urkunde im Sinne des Gesetzes mit einem Original auf Papier dar. Vielmehr wird der Ausdruck durch den LeistungsempfĂ€nger vorgenommen, so dass ein – wenn auch bei bestimmten Dateiformen geringes – Risiko der inhaltlichen VerĂ€nderung gegeben ist.



Das gleiche Problem stellt sich bei der Übersendung von Rechnungen per Telefax. Auch hier liegt keine Urkunde vor, sondern lediglich eine Kopie des Originals. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat sich deshalb schon im Jahr 1992 mit der Übersendung von Rechnungen per Fax und DFÜ beschĂ€ftigt. Die Lösung des BMF stellt immerhin eine Vereinfachung bei laufenden GeschĂ€ftsbeziehungen dar. Danach werden nun auch per E-Mail oder Telefax ĂŒbersandte Rechnungen zunĂ€chst fĂŒr den Vorsteuerabzug anerkannt. Der Unternehmer muss aber ein Original per Post nachversenden (BMF, Schreiben v. 25.05.1992, IV A 2 - S 7280 - 8/92, BStBl 1992 I S. 376).

Allen Anbietern, die diese einfache und kostengĂŒnstige Möglichkeit des Rechnungsversands nutzen möchten sei daher geraten, von Zeit zu Zeit (z.B. halbjĂ€hrlich) eine Sammelabrechnung unter Hinweis auf die Einzelabrechnungen auf herkömmlichem Weg nachzusenden. Vorsicht ist geboten bei der Beteiligung von im Ausland ansĂ€ssigen Unternehmen. Dazu erteilen die zustĂ€ndigen Finanzbehörden Auskunft. Falls die Kunden nĂ€mlich Schwierigkeiten mit den Finanzbehörden bekommen, werden sie sich voraussichtlich wieder an den Dienstleister wenden und um Neuausstellung eines Originals auf normalem Postweg bitten. Zur Erteilung einer ordnungsgemĂ€ĂŸen Rechnung ist der Unternehmer nach § 14 UStG auch spĂ€ter noch verpflichtet. Damit wĂ€re die Arbeits- und Kosteneinsparung wohl hinfĂ€llig.





Checkliste fĂŒr die Rechnungsstellung per E-Mail oder Telefax:



1. OrdnungsgemĂ€ĂŸe (Einzel-)Rechnung mit folgenden Angaben ĂŒbermitteln:

- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers

- Name und Anschrift des LeistungsempfÀngers (Ausnahme: bei Rechnungen mit Bruttobetrag in Höhe von nicht mehr als 200 DM keine Angabe erforderlich)

-Bezeichnung des Gegenstandes einschließlich Mengenangaben bzw. Art und Umfang

- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

- Entgelt fĂŒr Lieferung oder Leistung

- Ausweisung des auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrags (Ausnahme: Rechnungen mit Bruttobetrag in Höhe von nicht mehr als 200 DM,: es reicht Angabe des Steuersatzes)



2. Auf Papier ausgestellte (Sammel-)Rechnung unter Bezugnahme auf (Einzel-)Abrechnung auf Postweg ĂŒbersenden.





Auch zu finden unter:

http://www.aufrecht.de/1070.html



Bisher habe ich meine Rechnungen fast immer per email versandt, nur einige Kunden möchten die Rechnung per Post erhalten.



Eine ganze Menge an Unternehmen versenden ihre Rechnungen per email (die meisten Provider) oder bieten Sie zum Download auf Ihren Seiten an (wie die Telekom). Daher glaube ich nicht, dass es bisher große rechtliche Probleme dahingehend gegeben hat.



Was mich angeht, werde ich wohl dabei bleiben, bis es nicht irgendeinen guten Grund gibt, umzustellen.



Gruß,



Sonja



P.S.

Möglicherweise ist es sinnvoll, den Kunden vorher darauf hinzuweisen, dass Rechnungen nur per email verschickt werden bzw. seine Zustimmung dazu verlangen. Dann kann er sich zumindest nicht herausreden, es nicht gewusst zu haben.

[ This Message was edited by: sonjav on 2003-04-08 13:31]

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RobinB  Identity Verified
Germany
Local time: 00:41
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Nicht unbedingt Apr 8, 2003

Depends on your customer. Many will accept PDFs, or even fax. Keep your own printouts.



But I\'d complain to Zumwinkel if I were you: he\'s on record as saying that despite the rationalization, nobody should *on average* have to go more than 500 m to find a postbox.


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OlafK
United Kingdom
Local time: 23:41
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Fast immer mit der Post Apr 8, 2003

Nur wenn ich Kunden blind vertraue und sie einverstanden sind, schicke ich Rechnungen per Email. Leider sind manche Kunden beim Bezahlen etwas nachlĂ€ssig, gelinde gesagt. Aber die erste Zahlungserinnerung schicke ich per Mail, gerade weil das weniger offiziell ist. Gute, regelmĂ€ĂŸige Kunden, die pĂŒnktlich zahlen, bekommen eine monatliche Rechnung. WĂ€re das nicht eine Alternative fĂŒr dich? An deiner Stelle wĂŒrde ich regelmĂ€ĂŸige Kunden fragen, ob sie mit einer Monatsrechnung am Monatsende einverstanden sind. (Bei grĂ¶ĂŸeren Zahlungen aus dem Ausland besteht allerdings die Gefahr, dass der Kunde Einkommenssteuer abzieht. Aber das ist ein anderes Thema.)

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Cilian O'Tuama
Local time: 00:41
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+ ...
Als Email-Attachment geht auch Apr 8, 2003

Wir als ÜbersetzungsbĂŒro in Köln erhalten schon seit einigen Jahren zahlreiche Rechnungen als Email-Attachments, manche sogar ohne Unterschrift. Noch haben wir keine Schwierigkeiten damit gehabt (touch wood).



FWIW.



Cilian


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Ralf Lemster  Identity Verified
Germany
Local time: 00:41
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+ ...
Partnertrans Apr 8, 2003

Hallo.

Zu diesem Thema gab\'s vor kurzem auch eine ausfĂŒhrliche Diskussion auf der Partnertrans-Liste.



Gruß Ralf


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Gabriele Gileno Infeld  Identity Verified
Austria
Local time: 00:41
Member (2003)
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+ ...
90% per Post Apr 8, 2003

Hallo,



ich versende meine Rechnungen, mit wenigen Ausnahmen, ausschließlich per E-mail. Großteil meiner Kunden sind in Italien und mit der italiensichen Post kommen von 10 Briefen vielleicht 2 an.



Bist jetzt habe ich damit noch nie Schwierigkeiten gehabt.



Gabriele


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Rhiona  Identity Verified
Germany
Local time: 00:41
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500 meter Luftlinie Apr 8, 2003

Ja, der nÀchste Briefkasten ist ca. 700 meter weg - allerdings sind allein 400 davon der Höhenunterschied. Deutsche Post rechnet mit der Luftlinie......



Wir sitzen hier auf der Höhe oberhalb von Bacharach im Mittelrheintal - wo sich der nĂ€chste Briefkasten befindet (unten gibt es sogar 2 StĂŒck!!!!).





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Dirgis  Identity Verified
United States
Local time: 18:41
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Einmal im Monat Apr 9, 2003

Quote:
Gute, regelmĂ€ĂŸige Kunden, die pĂŒnktlich zahlen, bekommen eine monatliche Rechnung. WĂ€re das nicht eine Alternative fĂŒr dich?


Dann kommst Du allerdings auch nur noch einmal im Monat raus


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xxx xxx
Local time: 01:41
Vorab elektronisch, spÀter per Post Apr 9, 2003

UnabhĂ€ngig von der rechlichen Lage wĂŒrde ich, um sicherzugehen, vorab eine \"Kopie\" der Rechnung auf elektronischem Weg schicken, und dann auch eine Rechnung per Post, die dann vielleicht nicht gleich am selben Tag raus muß. Ich denke, einmal die Woche dĂŒrfte reichen. Aber deutlich machen, daß es sich nicht um zwei verschiedene Rechnungen, sondern um Kopien handelt!

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