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Aufbewahrungsfrist
Thread poster: Helena Diaz del Real

Helena Diaz del Real  Identity Verified
Germany
Local time: 07:02
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Oct 22, 2008

Hallo KollegInnen!

Gibt es irgendwo ein Gesetz, der besagt, ob man und ggbflls. wie lange man ein Original, das wir übersetzt haben, aufbewahren sollen/müssen?
Oder sind wir, im Gegenteil, verpflichtet sofort nach Zusendung unser Arbeit das Original zu löschen?
Und wie verhält es sich mit unserer Übersetzung?

Was mich betrifft, so bin ich ein bißchen "misstrauisch", die Originale sofort zu löschen, denn im schlimmsten Fall kann der Kunde hinterher zu mir wieder kommen und irgendwas behaupten. Ohne Originale wäre ich dann geschmissen. (Ich denke dabei z.B. im Falle einer Klage vor Gericht, wo jemand mir vorwirft etwas falsch übersetzt zu haben und somit XY verursacht zu haben)

Vielen Dank und einen schönen Gruß,
Helena


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RWSTranslation
Germany
Local time: 07:02
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Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen Oct 23, 2008

Hallo,

wenn man die Originaldokumente/-dateien als sonstige Geschäftsunterlagen einstuft wären es wohl nur 6 Jahre.

http://www.coburg.ihk.de/downloads/Merkblatt_Aufbewahrungsfristen.pdf

Viele Grüße

Hans


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Katrin Lueke  Identity Verified
Germany
Local time: 07:02
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alles aufheben Oct 23, 2008

Hallo,
da die Festplatten heutzutage so riesig sind, hebe ich einfach alles auf
Der freie Speicherplatz auf meiner Festplatte beträgt trotzdem immer noch 75%, obwohl der Computer schon 1 1/2 Jahre alt ist.
Um bei meinen täglichen Backups nicht immer alles "mitzuschleppen", habe ich einen Ordner "Archiv", in den ich alle paar Monate alte Übersetzungen und Dokumente verschiebe. Danach mache ich dann von diesem Ordner ein Backup und sichere ihn erst dann wieder, wenn ich wieder etwas hinzugefügt habe.


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KSL Berlin  Identity Verified
Portugal
Local time: 06:02
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Revisionssichere Aufbewahrung Oct 23, 2008

Unter den aktuellen deutschen Gesetzen muß man auch sämtliche elektronische geschäftsrelevante Dokumente revisionssicher aufbewahren, d.h. auch Email-Verkehr. Das tun zwar die Wenigsten, aber das ist jetzt Pflicht. Genaue Details (auch Aufbewahrungsfristen) müsste ich nochmal dazu nachlesen, aber das relevante Gesetz ist in 2002 in Kraft getreten, wenn ich mich richtig daran erinnere. Damals habe ich für eine Firma gearbeitet, die Archivierungssoftware herstellte, und man hat sich auf größere Umsätze der Implementierung wegen gefreut. Das Thema wurde auch neulich erwähnt als meine Steuerberaterin erklärt hat, sie müsse den ganzen Email-Verkehr von ihren Kunden archivieren, falls das Finanzamt Kopien verlangt. (Big Brother is watching you.)

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Helena Diaz del Real  Identity Verified
Germany
Local time: 07:02
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TOPIC STARTER
Vielen Dank! Oct 23, 2008

Hallo!

Also vielen Dank für Eure Antworten.

Die Frage entstand als ich mir überlegte, daß mittlerweile meine ganzen Übersetzungen auf diesen einen PC (Ich habe auch einen Notebook indem ich auch arbeite) etwas größere Maßen annimmt. Und ich fragte mich wie lange es dauert bis das nicht mehr reicht. Und daraus entstand die Frage, was zu tun sei, wenn jemals sich ein Kunde bei mir beschwert, daß aufgrund meiner Übersetzung XY geschehen ist.

Am Anfang habe ich alles auf Papier gedruckt. Das kommt jetz nicht mehr in Frage. Ich werde Eure hilfreiche Antworten folgen und diese dann evtl auf Diskette speichern oder mir etwas anderes einfallen lassen. Und 6 Jahre nach dem Ende des Kalenderjahres wo ich es übersetzt habe, löschen.

Jedenfalls vielen Dank für Eure Antworten!

Schöne Grüße,
Helena


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Astrid Elke Witte  Identity Verified
Germany
Local time: 07:02
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Ja, 6 Jahre Oct 23, 2008

6 Jahre für Übersetzungen und 10 Jahre für alles, was mit der Buchhaltung zu tun hat.

Das heißt, nicht genau 6 Jahre, sondern 6 Jahre ab Ende desselben Jahres bzw. ab 01. Januar des nächsten Jahres.

[Edited at 2008-10-23 18:19]


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RWSTranslation
Germany
Local time: 07:02
Member (2007)
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Sicherheit Oct 24, 2008

Hallo,

icfh glaube im Übrigen nicht, dass es reichen dürfte die Aufträge / Dateien einfach nur auf der Festplatte eines Computers zu belassen. Man sollte sich auch Gedeanken machen, was passiert, wenn es einen Defekt auf der Festplatte gibt, der Rechenr gestphlen wird, es brennt oder einfach nur jemand aus Versehen oder mit Absicht (z.B. ein Virus) löscht.

Selbst wenn man nicht alle Eventualitäten voraussehen kann oder der Aufwand nicht vertretbar wäre, sollte ein wenig Überlegung und Aufwand bei selbständigen Unternehmern schon vorausgesetzt werden können bzw. man wird wohl erwarten können, dass ein Unternehmen sich ggf. nicht vorhandene Expertise hier einkaufen würde.

Viele Grüße

Hans


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KSL Berlin  Identity Verified
Portugal
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Was muß man machen? Oct 24, 2008

DSC wrote:
icfh glaube im Übrigen nicht, dass es reichen dürfte die Aufträge / Dateien einfach nur auf der Festplatte eines Computers zu belassen.



Natürlich reicht das nicht aus! Die Gesetzte sind eindeutig: revisionssichere Archivierung/Aufbewahrung. Das heißt permanente, gegen Manipulation sichere und für Audit-Zwecke geeignete Speicherung, nicht einfach auf irgendeiner Festplatte oder auf sonstige Art und Weise manipulierbarem Medium.


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Kaiya J. Diannen  Identity Verified
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Naja, Grenzen... Oct 24, 2008

Kevin Lossner wrote: Das heißt permanente, gegen Manipulation sichere und für Audit-Zwecke geeignete Speicherung, nicht einfach auf irgendeiner Festplatte oder auf sonstige Art und Weise manipulierbarem Medium.


Naja, heutige Tage ist fast alles "manipulierbar". Dateien sind immer manipulierbar (wenn man weißt wie, so höre ich), Festplatten als auch CD/DVD können zerstört sein...

Papier ist schwieriger zu manipulieren, ist aber möglich die Ergebnisse mit OCR zu manipulieren, und auch ist Papier leicht zerstörbar.

Irgendwo muss man eine Grenze ziehen... Ich bin neugierig, wo denn ist die Grenze? Was heißt "Manipulationssicher" heutige Tage, und wieviele Kopien wohin wären denn ausreichend?


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KSL Berlin  Identity Verified
Portugal
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Darauf ist eine ganze Industrie basiert... Oct 24, 2008

Janet Rubin wrote:
Naja, heutige Tage ist fast alles "manipulierbar". Dateien sind immer manipulierbar (wenn man weißt wie, so höre ich)...
Irgendwo muss man eine Grenze ziehen... Ich bin neugierig, wo denn ist die Grenze?


http://www.saperion.com/de/startseite.html

http://www.iqdoq.de/

http://www.windream.com/index_d.html

http://www.easy.de/

u.v.m.

Es gibt durchaus viele Wege, die Anforderungen der aktuellen Gesetze zu erfüllen, und das Finanzamt u.a. akzeptiert wenige Ausreden.


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Kaiya J. Diannen  Identity Verified
Australia
Member (2008)
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Zeit, Mensch! Oct 24, 2008

Kevin Lossner wrote:Es gibt durchaus viele Wege...


Ach Kevin, so viele Links! Mensch, wer hat die Zeit?? Ist es so schwierig einfach ein paar Methode/Medien zu nennen, die akzeptiert sind?



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KSL Berlin  Identity Verified
Portugal
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Das sind eben Standardanbieter mit geprüften, zertifizierten Lösungen Oct 24, 2008

Janet Rubin wrote:
Ach Kevin, so viele Links! Mensch, wer hat die Zeit?? Ist es so schwierig einfach ein paar Methode/Medien zu nennen, die akzeptiert sind?



Die sind alle Konkurrenten, man braucht nur eine Link

Na ja, im kleinen Umfang gibt es die alte Methode von Zeit zu Zeit auf CD/DVD Brennen & durch die Post schicken. Das wird für kleine Fische wie uns wohl ausreichen.

Für größere Datenvolumen, wie z.B. bei einem Übersetzungsbüro ist es aber viel sinnvoller, in Standardsoftware für revisionssichere Archivierung zu investieren. Hier in diesem Forum möchte ich aber keine Empfehlung machen, weil ich in jener Branche jetzt komplette Neutralität übe. Alle haben durchaus gute Lösungen, die GDPdU- und GoBS-tauglich sind. Andere auch.


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RWSTranslation
Germany
Local time: 07:02
Member (2007)
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Datensicherheit Oct 25, 2008

Hallo,

Manipulationsswicherheit ist wichtig, klar, aber erstmal wäre es schon gut, wenn die Ddaten überhaupt noch verfügbar sind. Die größten Risiken (je nachdem wo man wohnt) sind sicher eher Defekt, Diebstahl, Feuer und Hochwasser. Um seine Daten davor zu schützen braucht entweder entsprechend sichere Behältnisses (z.B einen Wasser und feuerfesten Safe) oder man muss die Daten an einem zweiten unabhängigen Ort lagern.

Viele Grüße

Hans


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KSL Berlin  Identity Verified
Portugal
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Datenverfügbarkeit Oct 25, 2008

DSC wrote:
Manipulationsswicherheit ist wichtig, klar, aber erstmal wäre es schon gut, wenn die Ddaten überhaupt noch verfügbar sind. Die größten Risiken (je nachdem wo man wohnt) sind sicher eher Defekt, Diebstahl, Feuer und Hochwasser.


Nicht zu vergessen ist auch die Verfügbarkeit des Formates. Daher gibt es solche Normen wie von ISO über PDF/A für Langzeitarchivierung. Über die Jahre haben viele von uns wahrscheinlich Probleme erlebt, wo ältere Datenformate nicht mehr lesbar waren. Zehn Jahre sind eine verdammt lange Zeit, wenn es um EDV-Formate geht. Falls man Interesse für dieses Thema hat, gibt es jedes Jahr zahlreiche kostenlose Vorträge bei der DMS Messe in Köln (immer in September).


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