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Signatur bei elektronischen Rechnungen
Thread poster: Sonja Tomaskovic
Sonja Tomaskovic  Identity Verified
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Feb 26, 2004

Hallo,

habe einen interessanten Artikel zum Thema Signatur und per Email versandte Rechnungen gefunden. Noch ist es wohl kein Muss, könnte aber bald werden.

http://www.akademie.de/business/tipps-tricks/finanzwesen/signaturzwang-bei-e-rechnungen.html

Sonja

[Edited at 2004-02-26 20:16]


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Andy Lemminger  Identity Verified
Canada
Local time: 15:48
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Deutsche Bürokratie Feb 26, 2004

Gut, dass du das Thema anschneidest. Vor wenigen Tagen bin ich im Gesetz darauf gestoßen. Das ist bereits ein Muss, die Rechtslage ist eindeutig, aber niemand scheint sich bisher darum zu kümmern.
Im Klartext bedeutet das, dass alle deine deutschen Kunden keine Vorsteuer geltend machen können, wenn du deine Rechnung unsigniert verschickst. Schon jetzt, das Finanzamt muss bloß den Finger in die Wunde legen.
Ich denke, dass Kunden, sobald sie darauf aufmerksam werden, generell Rechnungen per E-Mail ablehnen werden, weil sie keine Lust und keine Zeit haben, sich mit der Thematik zu beschäftigen.
Das bedeutet für uns dann wieder den zusätzlichen Aufwand, Rechnungen per Fax oder Post zu verschicken. Grotesk daran ist, dass Fax-Rechnungen genausowenig fälschungssicher sind, uns aber etwas mehr Arbeit machen.
Leider gibt es aber (fast) keinen Bereich, der von der Reglementierungswut deutscher Behörden verschont bleibt.
Die Alternative besteht darin, sich für wahrscheinlich teures Geld eine Signatur bei den wenigen anerkannten Stellen zu besorgen (auch das ist ja wieder vorgeschrieben) und Kunden dann zeitaufwändig darüber aufzuklären, weshalb sie deine E-Mail-Rechnung nun doch akzeptieren können.


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Harry Bornemann  Identity Verified
Mexico
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Unausgereifte Formalität Feb 26, 2004

Sobald der Kunde meine Rechnung ausdruckt, lässt sich nicht mehr feststellen, ob sie auf meinem oder seinem Drucker gedruckt wurde, da Rechnungen ja nicht unterschrieben werden müssen - insofern ist auch die Signaturvorschrift völlig daneben.

Und dass man Rechnungen überhaupt ausdrucken muss, dürfte jedem klar sein, der schon mal mit PCs oder Buchhaltung zu tun hatte..


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Andy Lemminger  Identity Verified
Canada
Local time: 15:48
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Für Insider ist das fabelhaft Feb 26, 2004

Das ist ein toller Trick Harry. Es bringt aber nur etwas, wenn du Bescheid weißt und vorbereitet bist. Wenn jemand dem Betriebsprüfer gutgläubig erzählt, dass er alle Rechnungen per E-Mail zugeschickt bekommt, sitzt er ganz schön in der Tinte.

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Klaus Herrmann  Identity Verified
Germany
Local time: 23:48
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Falten und Lochen Feb 27, 2004

Daher wird ja auch angeraten, per E-Mail empfangene Rechnungen einmal in der Mitte zu kniffen und zu lochen, damit sie authentisch sind...

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Marion Schimmelpfennig  Identity Verified
Local time: 23:48
Member (2003)
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Zweimal falten :-) Feb 27, 2004

Klaus, du musst die Rechnung zweimal falten, weil sie ja in einem DIN-lang Umschlag kommt!!!

Klaus Herrmann wrote:

Daher wird ja auch angeraten, per E-Mail empfangene Rechnungen einmal in der Mitte zu kniffen und zu lochen, damit sie authentisch sind...


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xxxMarc P  Identity Verified
Local time: 23:48
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Unausgereifte Formalität Feb 27, 2004

Harry_B wrote:

Sobald der Kunde meine Rechnung ausdruckt, lässt sich nicht mehr feststellen, ob sie auf meinem oder seinem Drucker gedruckt wurde, da Rechnungen ja nicht unterschrieben werden müssen - insofern ist auch die Signaturvorschrift völlig daneben.


Völlig richtig. Und gerade deshalb vermute ich, dass es sich hier um etwas anderes handelt.

Ich sehe nur zwei Möglichkeiten (würde andere aber gerne hören).

Dieser Schritt ist der erste zu einem System hin, in dem der ganze Rechnungsverkehr elektronisch abgesichert und überprüfbar ist. Sowohl Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger müssten dann zumindest auf Anfrage eine signierte elektronische Rechnung vorlegen können, die belegen würde, dass verschickte, empfangene und dann eben auch dem Finanzamt vorgelegte Rechnungen identisch bzw. nicht manipuliert worden sind. Irgendwann empfängt auch das Finanzamt die Rechnungen elektronisch, was Querprüfungen erheblich erleichtern wird.

Sowas kommt bestimmt irgendwann. Wir sind aber weit davon entfernt. Kontoauszüge genießen beim Finanzamt großen Wert, meine Bank löscht jedoch meine Transaktionsdaten nach 6 Wochen. Solche neue Absicherungsmethoden stehen also in keinem Verhältnis zum gegenwärtigen Stand der Dinge. Auch meine elektronischen Rechnungen von der Telekom sind keine signierten Dateien, sondern zum Ausdrucken bereit gestellte Webseiten.

Die andere Möglichkeit (oder genauer gesagt, die heutige Relevanz der ersten Möglichkeit) liegt darin, die Beweislast für die Echtheit einer Rechnung auf Rechungssteller und -empfänger zu übertragen. Zur Zeit könnten Rechnungssteller und -empfänger bei Abweichungen zwischen geschickter und empfangener Rechnung behaupten, die Rechnung sein unterwegs manipuliert worden, denn die elektronische Zustellung gilt (noch) als unsicher - im Gegensatz zur Zustellung durch die Post. Sollte es also zu Abweichungen kommen, sollte man eine signierte Datei vorweisen können.

Ich sehe keinen Grund zur Sorge. Es empfiehlt sich aber (ist auch inwzischen evtl. erforderlich), alle Rechnungen mit eindeutigen Rechnungsnummern zu versehen und um die Angabe der Nummer im Zahlungsverkehr zu bitten.

Marc

[Edited at 2004-02-27 09:02]


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Sonja Tomaskovic  Identity Verified
Germany
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TOPIC STARTER
Stimme Marc zu Feb 27, 2004

Ich stimme Marc zu, dass dieser Schritt wohl langfristig gesehen dazu dienen soll, die Überprüfbarkeit für das Finanzamt zu erleichtern.

Ich hatte in meinem Posting ja erwähnt, dies sei noch kein "Muß". Tatsächlich ist es gesetzlich schon vorgeschrieben. Rein faktisch gesehen ist es aber noch nicht ohne weiteres möglich. Wie im Artikel auch erwähnt, haben sich fast alle Zertifizierungsanbieter (außer einem) der Akkreditierung entzogen.

Wie Marc auch erwähnte, ist selbst die Telekom Rechnung online auf keine Weise signiert oder vor Manipulationen sicher.
Und da selbst die Finanzämter keinen blassen Schimmer haben, wie der Vorgang in der Realität auszusehen hat, mache ich mir momentan noch keine Sorgen.

Sonja


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Bentext  Identity Verified
Germany
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Kniffen und lochen Feb 27, 2004



[Edited at 2004-03-29 00:55]


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Brainstorm
Austria
Local time: 23:48
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Finanzministerium Österreich Feb 27, 2004

Wir haben folgende Auskunft vom österreichischen Finanzministerium erhalten:
elektronische Rechnungen sind zulässig, sofern sie unterschrieben sind und das Dokument schreibgeschützt ist. Zudem hat in regelmäßigen (größeren) Abständen eine Zusammenstellung der Rechnungen bzw. Rechnungsbeträge mit Unterschrift per Post zu erfolgen, um die bereits übermittelten elektronischen Rechnungen zu bestätigen.
Unser Steuerberater meint - nur unterschriebene Rechnungen per Post akzeptieren und auf Alternativen noch nicht umsteigen - auch nicht gefaxte ...
An agency's ten cents' worth


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Harry Bornemann  Identity Verified
Mexico
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Österreich Feb 27, 2004

BrainStorm wrote:
Wir haben folgende Auskunft vom österreichischen Finanzministerium erhalten:
elektronische Rechnungen sind zulässig, sofern sie unterschrieben sind und das Dokument schreibgeschützt ist...

Meinst du unterschrieben oder signiert? Ich kann mir kaum vorstellen, dass das Bild einer Unterschrift in einer Rechnungsdatei einen Unterschied ausmacht.

...Unser Steuerberater meint - nur unterschriebene Rechnungen per Post akzeptieren und auf Alternativen noch nicht umsteigen - auch nicht gefaxte ...

Werden in Österreich Rechnungen unterschrieben? Das ist mir aus keinem anderen Land bekannt.

[Edited at 2004-02-27 18:39]


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Charlotte Blank  Identity Verified
Local time: 23:48
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Unterschrift in Tschechien Mar 3, 2004

Harry_B wrote:

Werden in Österreich Rechnungen unterschrieben? Das ist mir aus keinem anderen Land bekannt.

[Edited at 2004-02-27 18:39]


Doch, meine tschechischen Agenturen verlangen das ausdrücklich - was natürlich zusätzlichen Aufwand für Ausdrucken, Zusammenfalten (!), Briefumschlag, Briefmarke, Zum-Briefkasten-Laufen ... bedeutet. Allerdings haben sie sich auch schon mit einer handgeschriebenen Rechnung begnügt, Hauptsache mit Unterschrift.
Ob Fax akzeptiert würde, weiß ich nicht, da ich keins habe, aber angesichts der "Postgläubigkeit" nehme ich an, dass es wohl nicht geht.

Charlotte


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Befanetta81
Italy
Member (2007)
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Ich muss nichts unterschreiben Mar 3, 2004

Ich arbeite für eine österreichische Übersetzungsagentur, bisher musste ich meine Rechnungen die ich per e-mail sende nicht unterschreiben bzw, signieren. Nur die Verträge (Auftragsbestätigungen u.s.w) werden unterschrieben per Fax gesendet.
Ich arbeite auch für Agenturen aus Deutschland, Schottland, Holland und Neuseeland und noch nie wurde von mir verlangt Rechnungen zu unterzeichnen!


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xxxMarc P  Identity Verified
Local time: 23:48
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Elektronische Rechnungen in Österreich Mar 3, 2004

Mein (momentan einziger) österreichischer Kunde hat mit meinen Rechnungen in Form von nicht unterschriebenen PDFs kein Problem.

Was die Zulässigkeit elektronischer Rechungen betrifft, frage ich mich, wie das österreichische Finanzamt überhaupt wissen kann, ob eine vorliegende Papierrechnung in der Form auch erhalten oder als Ausdruck einer übermittelten PDF-Datei erstellt wurde.

Die Zulässigkeit kann also nicht allein die Rechnung betreffen, sondern muss sich auf das ganze Rechnungsverfahren beziehen. Vielleicht sollten Rechungssteller und -empfänger die österreichischen Beamten dann mit solchen Details lieber nicht überfordern...

Marc


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Geneviève von Levetzow  Identity Verified
Local time: 23:48
Member (2002)
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Den ersten Fall... Mar 25, 2004

... habe ich schon, eine sehr gute Kundin will (Rat ihres Steuerberaters)
nur noch Rechnungen per Post oder mit elektronischer Signatur.

Da ich absolut keine Lust habe, für jede Rechnung zur Post zu rennen, muss ich wohl das Problem der elektronischen Signatur in Angriff nehmen - als ob ich sonst nichts zu tun hätte;)

Geneviève


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