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Rechnung per Post mit Unterschrift?
Thread poster: Valeria Francesconi

Valeria Francesconi  Identity Verified
Local time: 08:39
German to Italian
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Nov 2, 2004

Hallo zusammen,

ich habe eine Frage an die Kollegen in Deutschland.

Beim Ausstellen einer Rechnung muss man sie auch unterschreiben und per Post schicken?

Eigentlich habe ich immer Rechnungen ohne Unterschrift und per E-mail geschickt, aber jetzt eine deutsche Kundin hat mich gefragt, ob ich ihr die originale Rechnung per Post schicken kann.

Soll ich das Original unterschreiben?

Vielen Dank für jeden Hinweis.

Valeria


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Irene Fried  Identity Verified
Germany
Local time: 08:39
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Nein.. Nov 2, 2004

die Rechnung musst du nicht unterschreiben. Du kannst dir ja auch mal die Rechnungen ansehen, die du so bekommst. Sind die unterschrieben? Nein.

Oder sieht das jemand anders?

Gruß
Irene


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Pee Eff
Germany
Local time: 08:39
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Unterschrift Nov 2, 2004

Hallo Valeria,

ich denke schon. Also ich unterschreibe alles, kann ja nicht schaden.

Viele Kunden wollen die Rechnung lieber per Post erhalten. Deshalb frage ich im Vorfeld immer nach. Einer hat mir daraufhin mal geantwortet: "Ach, lieber per Post, sonst vergesse ich noch, sie auszudrucken und in die Buchhaltung zu geben".

Alles Gute!
Patrick


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Béatrice De March  Identity Verified
Germany
Local time: 08:39
German to French
+ ...
Infos Nov 2, 2004

Infos findest Du unter www.bdue.de
unter "Aktuelles" (Rechnungsausstellung2004.pdf)

Grüße
B. De March


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xxxMarc P  Identity Verified
Local time: 08:39
German to English
+ ...
Rechnung per Post mit Unterschrift? Nov 2, 2004

Unterschreiben: nicht nötig.

Per Post schicken: Grauzone. Wird eine Rechnung elektronisch übermittelt, gelten unter den neuen Regelungen ganz spezifische Bedinungen. Doch soweit ich feststellen kann, hält sich nicht einmal die deutsche Telekom daran. Hier würde ich mich nach den Wünschen des Kunden (elektronisch/per Post) richten.

Marc


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RobinB  Identity Verified
Germany
Local time: 08:39
German to English
Völlig unnötig Nov 2, 2004

Eine gesetzliche bzw. sonstige Verpflichtung gibt es nicht, und man könnte auch den Eindruck vermitteln, die Unterschrift quittiere eine erhaltene (Bar-)Zahlung.

Übrigens, die Rechnung sollte entweder als (PDF-)Datei oder im Original verschickt werden, aber nicht beides!

Robin


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Valeria Francesconi  Identity Verified
Local time: 08:39
German to Italian
+ ...
TOPIC STARTER
Vielen Dank Nov 2, 2004

Vielen Dank für eure Antworten!
Ihr seid unersetzbar

Schöne Grüsse aus Italien
Valeria


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Susanna & Christian Popescu GbR
Germany
Local time: 08:39
Romanian to German
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Nicht unterschrieben, aber mit Vermerk Nov 2, 2004

Ich versende die meisten Rechnungen ins In- und Ausland per E-Mail zusammen mit den Übersetzungen. Jede Rechnung trägt den Vermerk:
Dies ist eine Online-Rechnung. Sie gilt ohne Unterschrift und Siegel./This is an online invoice and is valid without seal and/or signature.

Es hat sich noch niemand beschwert.

Gruß,
Christian


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E.LA
Spanish to German
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Unterschrift ist "kann" nicht "muss" Regel Nov 2, 2004

Auch ich hatte bisher immer mit Unterschrift unterschrieben, bis ich erfuhr, dass dies nicht nötig ist.
Es stimmt, wie in diese Forum geäußert, man darf eine Rechnung nicht zweimal schicken,oder muss sie entsprechend kennzeichnen.
Bei E-mail muss es eine "unveränderbare" Dateiform sein, also pdf.
Wichtig ist indes, (wie mir eine liebe Kollegin kürzlich beibrachte), seit kurzem muss es immer eine Rechnungsnummer geben und ein Lieferdatum muss angegeben sein. Sowie natürlich in Europa deine Steuernummer.
Wer keine Mwst. Steuer bezahlt, muss dies auch ausdrücklich durch eine Bemerkung angeben. Damit keiner denkt, es sei "vergessen" worden.
Firmen sagen manchmal nicht, wenn etwas falsch ist, aber das Finanzamt später...


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Ralf Lemster  Identity Verified
Germany
Local time: 08:39
English to German
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E-Mail / Steuernummer Nov 2, 2004

Zwei Anmerkungen hierzu:
Bei E-mail muss es eine "unveränderbare" Dateiform sein, also pdf.

Einerseits ist PDF nur bei Verschlüsselung unveränderbar - andererseits reicht das nicht, da elektronisch versandte Rechnungen zur steuerlichen Wirksamkeit mit einer digital gesicherten Unterschrift versehen sein müssen.

Sowie natürlich in Europa deine Steuernummer.

Diese Vorschrift gab es einmal, wurde aber wegen der potenziellen Probleme mit dem Steuergeheimnis wieder zurückgezogen. Oder meintest du die Umsatzsteuer-ID?

Gruß Ralf


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TTilch  Identity Verified
Local time: 08:39
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Per Post senden Nov 3, 2004

Valeria Francesconi wrote:

Eigentlich habe ich immer Rechnungen ohne Unterschrift und per E-mail geschickt, aber jetzt eine deutsche Kundin hat mich gefragt, ob ich ihr die originale Rechnung per Post schicken kann.

Soll ich das Original unterschreiben?



Hallo, Rechnungen sind in Deutschland nach wie vor per Post zu senden. Faxübertragungen und elektronische Rechnungen werden nur unter ganz bestimmten Bedingungen von den Finanzbehörden akzeptiert, mit denen nachgewiesen werden muss, dass die Rechnung wirklich vom angegebenen Absender stammt, was nur sehr schwer zu verfolgen geht.

Unterschreiben braucht man Rechnungen nicht.

Viele Grüße

Tanja


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Ruta Peter  Identity Verified
Germany
Local time: 08:39
Member (2004)
German to Lithuanian
+ ...
Grauzone Onlinerechnung Nov 7, 2004

Die Grauzone besteht darin:
Zum Vorsteuerabzug ist für den Kunden ein Rechnungsoriginal erforderlich. Als Onlinerechung werden nur nach bestimmten Verfahren elektronisch signierte Rechungen als Originale anerkannt, diese Verfahren benutzen auch unter großen Firmen nur die wenigsten, nicht mal die Telekom, weshalb sie auch alternativ Onlinerechnung/Rechnung per Post anbietet. Onlinerechnung spart denen Geld, sie bieten deshalb ein paar Euro, wenn man sie akzeptiert. Das macht für sie Sinn, da sie viele Privatkunden hat, für die das egal ist. Als Übersetzer sollte man das nicht akzeptieren, wenn man nicht irgendwann Probleme mit dem Steuerprüfer haben will.
Als Lieferant von Übersetzungen ist man in jedem Fall verpflichtet, ordnungsgemäße Rechnungen auszustellen. Ordnungsgemäß ist Original per Post, oder online nach dem vom Finanzamt anerkannten Verfahren. Wenn man das nicht tut, bekommt man zwar keinen Ärger mit dem eigenen Finanzamt, aber mit dem unter Umständen mit dem wohl informierten Kunden. Eventuell auch viel später, wenn der Steuerprüfer seinen Vorsteuerabzug gecancelt hat.
Letztendlich kann allerdings der Steuerprüfer bei einer als pdf versendeten Rechnung, wenn sie der Kunde auch wirklich ausdruckt, und sie bei dem Lieferanten üblicherweise nur schwarz/weiß ohne vorgedruckten Kopf versendet wird, nicht feststellen, dass es sich nicht um das nach anerkannten Regeln gültige Original handelt. Wenn der Kunde das verantwortet, o.k.
Wir versenden Rechnungen grundsätzlich per Post, als pdf nur auf ausdrückliche Aufforderung.

Eine Unterschrift ist wirklich nicht nötig, wenn man auf das Verlangen überbürkratischen Kunden danach eingeht, sollte man auf jeden Fall im Rechungstext genau darauf achten, dass die Unterschrift nicht als Quittung dafür interpretierbar ist, dass man das Geld schon in bar erhalten hat. Für den seltenen Fall der Barzahlung haben wir ein Extra-Rechnungsformular, wo dann statt zu zahlen innerhalb ... auf Konto ... steht Betrag dankend erhalten.

Joachim,
der die Buchhaltung für seine Frau Ruta macht


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Jalapeno
Local time: 08:39
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Wie sieht es mit Rechnungen ins Ausland aus? Apr 10, 2005

Hallo allerseits,

meine Rechnungen an deutsche Kunden verschicke ich bisher immer grundsätzlich per Post.

Nun möchte eine Agentur in Großbritannien (Neukunde) die Rechnung per E-Mail haben. Da der Kunde im Ausland sitzt, berechne ich ihm keine Umsatzsteuer, richtig? Reicht es dann nicht, wenn die Rechnung per Mail rausgeht?

Schöne Grüße und danke für die Hilfe,

Jalapeno


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Burkhard Ziegler  Identity Verified
Germany
Local time: 08:39
Russian to German
+ ...
Unterschrift und Gestaltung von Rechnungen: genaues Fälligkeitsdatum Apr 10, 2005

Ruta Peter wrote:Eine Unterschrift ist wirklich nicht nötig, ...

Naja, ich unterschreibe jede Rechnung, denn ansonsten fehlt nach meinem Dafürhalten das Echtheitsmerkmal, zumal ich nicht auf Kopfbögen o. ä. ausdrucke. Ein weiterer Grund zum Unterzeichnen sind die Auslandskunden, dann ist die Rechnung wasserdicht.

Damit will ich aber nicht sagen, dass nichtunterschriebene Rechnungen nicht wasserdicht wären.



Ruta Peter wrote:wenn man auf das Verlangen überbürkratischen Kunden danach eingeht, sollte man auf jeden Fall im Rechungstext genau darauf achten, dass die Unterschrift nicht als Quittung dafür interpretierbar ist, dass man das Geld schon in bar erhalten hat.


Danke, ein interessanter Hinweis!

Ich finde aber, wenn die Unterschrift direkt unter dem Text "Ich bitte um Zahlungseingang bis 2005-04-10 auf Konto xyz" und dann noch mein Name unter dem Platz für die Unterschrift ausgedruckt wird, sollte das ausreichen.

Kürzlich hat mich die Anwältin noch auf folgendes hingewiesen:

Es reicht nicht mehr aus zu schreiben: "Zu zahlen innerhalb von 14 Tagen", sondern es ist besser ein konkretes Datum anzugeben, siehe oben.


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