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Schritte bei der Auftragsannahme
Thread poster: Michaela Müller

Michaela Müller
Germany
Local time: 08:59
English to German
+ ...
Jun 13, 2002

Hallo,



Obwohl meine Fragen vielleicht etwas \"dumm\" erscheinen, hoffe ich doch, daß mir einige von euch helfen können: Mich interessiert, wie man am besten und einfachsten vorgeht, wenn man einen Auftrag annimmt. Besonders bei kurzfristigen Aufträgen ist mir nicht ganz klar, wie man das Geschäft schnell und umkompliziert abwickeln soll. Ist es üblich, daß der Übersetzer im Voraus, also vor dem Übersetzen, eine Rechnung erstellt und sie dem Auftraggeber übermittelt?

Ich habe hier in den Foren auch nach deutschen Vorlagen für Rechnungen und Aufträge gesucht, habe aber nur englische gefunden. Gibt es bestimmte Vorschriften (in Deutschland ja nicht so unwahrscheinlich) für die korrekte Rechnungsstellung oder reicht es, die üblichen Angaben (Preis, Sprachrichtung, usw.) zu machen?

Wie läuft es nach dem Aushändigen der Übersetzung ab (bei Kunden, die nicht in der gleichen Gegend wohnen)?

Danke für die Tips!







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Ralf Lemster  Identity Verified
Germany
Local time: 08:59
English to German
+ ...
Keine dumme Frage! Jun 14, 2002

Hallo Michaela,

soweit ich weiß, gibt es keine speziellen Vorschriften für Übersetzerrechnungen; es gelten die üblichen Formvorschriften für die Rechnungsstellung wie z.B. Ausweis der MwSt (sofern du welche berechnest), seit kurzem der Ausweis der Steuernummer (obwohl es scheint, dass keiner diese EU-Vorschrift wirklich ernst nimmt), etc.



Zur Vermeidung von Rückfragen ist es sinnvoll, bei Auftragsannahme bereits die genaue Rechnungsanschrift zu erfragen; Details zu Projekt, Sprachrichtung, Anzahl Wörter bzw. Zeilen sind eh klar.



Um sich selbst etwas abzusichern, kann man nach Auftragserhalt eine Auftragsbestätigung verschicken.



Wie die Rechnung übermittelt wird (Snail Mail, Fax oder eMail), ist eigentlich egal, sollte aber abgesprochen werden (manche Finanzabteilungen stellen sich beim Rechnungsversand per eMail noch quer). Beim elektronischen Rechnungsversand solltest du keine Word-Dateien verschicken, sondern am besten PDFs.



HTH - Gruß Ralf


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Alison Schwitzgebel
France
Local time: 08:59
Member (2002)
German to English
+ ...
Wie ich vorgehe.... Jun 14, 2002

Ein Kunde erteilt mir einen Auftrag.....



Ich schicke dem Kunden eine kurze Auftragsbestätigung (mit Sprachrichtung, Datei, Liefertermin, Besonderheiten zu der Übersetzung, usw.). Diese hefte dann ab. Damit habe ich immer den Überblick welche Übersetzungen ich für wen (mit Zeitraum) zugesagt habe. So vermeide ich Doppelbuchungen. Manchmal schicken mir Kunden ihre eigen Auftragsbestätigunen zu. Dann erstelle ich keine eigene, sondern hefte die Kundenversion ab.



Ich übersetze die Datei. Dann berechne ich die Rechnungssumme (nach Worten, Zeilen, Stunden....). Erst dann schreibe ich die Rechnung. Wie Ralf sagt, gibt es keine besondere Vorschriften - wichtige Punkte sind:

- Deine Angaben (Namen, Anschrift, Telefonnummer, Kontoverbindung, seit 1.7.02 die Umssatzsteuernummer)

- Irgendetwas damit der Kunde festhalten kann, welche Übersetzung es wohl überhaupt war (evtl. Auftragsnummer, Name der Datei, usw.)



Diese Rechnung trage ich in meine Rechnungsliste ein (mit Angaben zum Kunden, Auftragsbeschreibung, Rechnungsdatum, Netto- und Bruttobeträge und Mehrwertsteuer). Dann drucke ich sie doppelt aus. Eine Kopie geht dem Kunden zu. Dann entferne ich die jeweilige Auftragsbestätigung aus dem einen Ordner, hefte sie mit der Rechnung zusammen ab, und hebe diese Kopien auf.



Ein Paar Wochen später geht das Geld auf mein Konto ein (wenn alles gut geht ). Dann gehe ich wieder zu meiner Rechnungsliste zurück und überprüfe die Beträge - stimmen sie überein? Dann trage ich das Geldgangsdatum auch in meine Liste ein.



Die Mehrwertsteuerspalte ist sehr nutzlich - dann kann ich bei meiner Umsatzsteuervoranmeldung immer sofort sehen was ich anzumelden habe. Meine Rechnungsliste habe ich mir in Excel gebastelt - sie rechnet mir anhand des Nettobetrags immer die Mehrwertsteuer und Bruttobetrag automatisch aus.



So kann ich immer sehen, welche Rechnungen noch offen stehen - dann kann ich entsprechend (mit Zahlungserinnerungen) reagieren.



Dieses System hat bislang sehr gut funktioniert!



HTH



Alison



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Endre Both  Identity Verified
Germany
Local time: 08:59
Member (2002)
English to German
Auftragserteilung Jun 14, 2002

Hallo Michaela, ergänzend zu Ralfs Antwort hier kurz meine Methode, auch bei brandeiligen Aufträgen. Ausnahmen werden nur bei langjährigen Kunden gemacht, und selbst bei diesen dient es der Klarheit, wenn man die Prozedur einhält.



Nachdem mir alle Umstände des potentiellen Auftrags klar sind (Kenntnis des vollständigen Textes, des Liefertermins, usw.), gebe ich ein komplettes und verbindliches Angebot ab, zu dem der Kunde nur noch Ja oder Nein sagen kann. Auf dieses Angebot hin erteilt er einen Auftrag mit folgenden Angaben:



  • vollständige Rechnungsadresse

  • evtl. weitere Angaben wie Auftrags- oder Projektnummer

  • Ust-ID bei EU-Kunden

  • Bezeichnung der Originaltexte (Dateinamen, Format, usw.)

  • Umfang der Texte (Zeilen o. Wörter)

  • Abgabetermin

  • Gesamtpreis

  • Zahlungsziel





Wenn die Angaben in diesem Auftrag exakt mit meinem Angebot übereinstimmen, gilt der Auftrag als erteilt, wird kurz bestätigt und es kann losgehen.



Über die Form der Rechnung kann ich nicht viel sagen, bei mir stehen nur die folgenden üblichen Angaben drauf, und weder die Kunden noch das Finanzamt hat sich bisher beschwert:



  • meine Adresse

  • Kundenadresse

  • Datum

  • Rechnungsnummer

  • Leistungsbezeichnung

  • Rechnungsbetrag mit Ausweis der Ust

  • meine Ust-ID

  • Ust-ID des Kunden (bei EU-Lieferungen)

  • Kontoverbindung u. Zahlungsziel





Dass die Steuernummer mit drauf muss, habe ich gar nicht gewusst, danke Ralf!



Ansonsten bitte ich um Ergänzungen und Korrekturen der Kollegen, denn in der Buchhaltung bin ich selbst ein Autodidakt mit großen Lücken .



Schöne Grüße,

Endre


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RWSTranslation
Germany
Local time: 08:59
Member (2007)
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Rechnungen Jun 14, 2002

Hallo,



ergänzend zu den Vormeinungen:



Ab 1.7.2002 muss auf allen Rechnungen innerhalb Deutschlands (aso Austeller und Empfänger in Deutschland) neben der Umsatzsteuernummer auch das entsprechende Finanzamt angegeben werden.



Die Form einer Rechnung sollte neben allen relvanten Angaben (Aussteller, Empfänger, ggf. Leistungsbeschreibung, Zuordnungsnummern, ...) so gestaltet sein, möglichst übersichtlich sein. Daneben erweckt ein einigermaßen gestyltes Rechnungsformular natürlich auch einen etwas profesionelleren Eindruck.



Es gibt auf dem Markt eine Reihe von preiswerten Warenwirtschaftssystemen, die einem bei der Austellung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen unterstützen und oft auch sowas wie Zahlungseingangskontrolle und Mahnwesen beinhalten.



Oft ist es hilfreich sich einfach mal Rechnungen anzuschauen, die man so selbst bekommt.



Vom Ablauf:



Üblicherweise reagiert man auf eine Anfrage mit einem Angebot. Ggf. sind auch mit dem Auftraggeber feste Konditionen vereinbart, dann entfällt das Angebot. Danach erstellt man eine Auftragsbestätigung. Dies dient auch der eigenen Sicherheit. Erst mit der Auftragsbestätigung hat man den Auftrag wirklich. Ansonsten kann es schnell passieren, daß der \"Kunde\" sagt, man hätte den Auftrag gar nicht erhalten. Evtl. ist es sionnvoll die Lieferung mit einem Lieferschein zu dokumentieren, der nicht per E-Mail versandt wird. Dies reduziert Unstimmigkeiten bei verlorengegangenen E-Mails. Dann kann die Rechnung gestellt werden. Diese sollte nach Möglichkeit dem Empfänger als Original übermittelt werden. Dies kann durch schicken des Originals per Post erfolgen. Das Abschicken einer Rechnung als E-Mail in Form z.B. einer Winword Datei ist in höchstem Maße unprofessionell, da ich ja diese Datei beliebig verändern könnte. Ausserdem ist meistens der Ausdruck optisch nicht so (andere Schriften, ...) toll. Alternativ kann man Rechnungen auch als PDF Datei schicken.



Insgesamt ist bei dem gesamten Prozess immer abzuwägen zwischen dem gewünschten Eindruck, den man bei seinen Geschäftspartnern hinterlassen möchte und den damit verbundenen Kosten.



Viele Spass



Hans


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Michaela Müller
Germany
Local time: 08:59
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TOPIC STARTER
Danke für die Hilfe! Jun 17, 2002

Ein ganz großes Dankeschön an Ralf, Alison, Endre und Hans!

Ihr habt mir als Anfänger mit euren ausführlichen Antworten wirklich sehr geholfen. Jetzt muß ich mir nur noch überlegen, welche Methode für mich die beste ist. Ich werde mir wohl etwas aus dem Besten aller Möglichkeiten zusammenbasteln. Jedenfalls bin ich jetzt um einiges schlauer.



Viele liebe Grüße,

Michaela



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RWSTranslation
Germany
Local time: 08:59
Member (2007)
German to English
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Anforderungen an Rechnungen Jun 19, 2002

Hallo,



ich habe da noch einen interessanten Link gefunden:



http://www.akademie.de/business/kurse/finanzwesen/umsatzsteuer/rechnungsanforderungen/rechnungsanforderung.html



Viele Grüße



Hans Pich


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