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(Un)Sicherheit in Microsoft Word
Thread poster: James O'Reilly

James O'Reilly
Germany
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Jan 9, 2008

Ich habe nachfolgendes in Wiki gefunden:

Sicherheit in Microsoft Word
http://de.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Word#Sicherheit_in_Microsoft_Word

"Bei digitaler Veröffentlichung oder Datenaustausch von Dokumenten im Microsoft-Word-Format ist zu bedenken, dass Einblicke in die letzten Änderungen am Text möglich sind, sofern in Microsoft Word die Funktionen Schnellspeicherung, Versionsverfolgung oder die Funktion der Änderungsverfolgung aktiviert worden ist. Des Weiteren ist es jederzeit möglich, die ursprünglichen Autoren und den Dateiablageort des lokalen Computers zu ermitteln."

Wie komme ich an dieses Hintergrundprotokoll eigentlich?

Sind Lieferungen in der .doc Default-Einstellung in Ordnung?

Wer kann etwas über .doc Sondereinstellungen, und deren Anwendungsgebiete erzählen?

Achten Klienten auf dieses Thema bei der Lieferung überhaupt?

Welche Prozesse setzt ihr in dieser Richtung um?



[Edited at 2008-01-09 17:55]


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xxxOlaf
Local time: 13:54
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Metadaten müssen entfernt werden Jan 9, 2008

Wie man verhindert, dass persönlichen Informationen in Office-Dokumenten gespeichert werden, steht auf der folgenden Seite:
http://office.microsoft.com/en-us/help/HA010776461033.aspx

Es gibt für ältere Word-Versionen diverse Tools, die diese Metadaten entfernen.

Office 2003/XP Add-in: Remove Hidden Data
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=144e54ed-d43e-42ca-bc7b-5446d34e5360&displaylang=en

Doc Scrubber
http://www.docscrubber.com/download.html

In Word 2007 gibt es dazu eine spezielle Funktion (Dokumentinspektor).
In der englischen Version wird sie über Prepare > Inspect Dokument aufgerufen.

Olaf


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Christel Zipfel  Identity Verified
Italy
Member (2004)
Italian to German
+ ...
Worddaten Jan 9, 2008

Das sagt Microsoft selbst dazu:

http://www.microsoft.com/germany/msdn/library/office/word/SchuetzenVonPersoenlichenDatenInWord2003Dokumenten.mspx?mfr=true

Und mit diesem Tool kann man gezielt alle oder einige Daten entfernen:

http://www.docscrubber.com/

Ich weiß nicht, ob Kunden auf sowas achten, aber unangenehm, und außerdem unsinnig/unnötig finde ich es schon, wenn eine ganze Menge Daten übermittelt werden, ohne dass man das überhaupt will. (Und die meisten wissen das zudem auch gar nicht.) Aus diesem Grund setze ich schon länger das obige Tool ein.


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Susanne Rosenberg  Identity Verified
Germany
Local time: 13:54
Member (2002)
Danish to German
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Word 2007 Jan 10, 2008

Olaf wrote:
In Word 2007 gibt es dazu eine spezielle Funktion (Dokumentinspektor).
In der englischen Version wird sie über Prepare > Inspect Dokument aufgerufen.


... und in der deutschen Version über die Office-Schaltfläche -> Vorbereiten -> Dokument prüfen (mehr dazu hier: http://office.microsoft.com/de-de/word/HA012190211031.aspx?pid=CH100243831031)

Susanne


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James O'Reilly
Germany
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TOPIC STARTER
Vielen Dank Jan 10, 2008

für die tiefblickende technische Antworten...

Prozesssicht und Service-Level Vereinbarung im Rahmen eines Anforderungsmanagements

Dennoch scheint mir, dass das Thema Datei-Metainformationen noch ziemlich implizit
behandelt wird. Wilde Klickerei reicht nicht, denke ich.

Meine sonstige Fragen zielen auf einer expliziten Behandlung gemäss EN-15038:2006
hin, d.h. Ist das das Thema überhaupt relevant, wenn ja, Welche Rolle ist verantwortlich
für die Umsetzung, und Welche Funktionen umfassen diese Umsetzung.

Eine angemessene Prozessbehandlung für den Übersetzer als Default sieht offenbar
wie folgt aus:

Lieferbedingungen inklusive Umfang, Termine, Lieferformate;

- Welches Dateiformat sollte verwendet werden? Gibt es Anforderungen hinsichtlich
der Dateiname/-eigenschaften, bzw. hinsichtlich Dateibehandlung/-prozesse?
-- Lieferbesonderheiten
--- Z.B. Dateisicherheit: Akzeptanz/Nicht-Akzeptanz von Datei-Metainformationen
des .doc Formats (MS Word, siehe DocScrubber), sowie
Sondereinstellungen für das .doc Format.
---- Standard Übersetzungsprozesse beinhalten dieses Liefermerkmal für
Dateisicherheit oder Sondereinstellungen nicht, wenn nicht im Voraus
explizit spezifiziert, hierzu zählt:
----- Löschung von Datei-Metainformationen


[Edited at 2008-01-10 10:07]


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tectranslate ITS GmbH
Local time: 13:54
German
+ ...
Ja, Übersetzungskunden achten darauf Jan 10, 2008

Also wir als Agentur achten schon darauf, dass die Metadaten "sauber" sind. Bevor die Dateien in den "Fertig"-Ordner des Projekts gehen, wird über Datei--Eigenschaften jede einzelne gecheckt.

Wenn doch mal Änderungsmarkierungen an den Kunden oder Dritte gesendet werden müssen, gibt es immer noch die Möglichkeit, diese über Extras--Optionen--Sicherheit:"Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen" zu anonymisieren (Word XP).

Den DocScrubber verwenden wir nicht, da uns das zu umständlich und ehrlich gesagt auch etwas arg paranoid vorkommt. Außerdem möchten die Kunden ihre eigenen Metainformationen (die manchmal vor der Übersetzung schon drin sind) ja sicher gerne auch im übersetzten Dokument wiederfinden.

Zur Frage der Dateinamen gilt: Möglichst beibehalten.

So bitten wir uns das in unseren POs auch explizit aus. Wenn dann wegen mir noch ein "_EN" am Namen dranhängt oder "_uncleaned" für die bilingualen Dateien oder so, soll's wegen uns in Ordnung sein, aber wir haben wirklich weder Zeit noch Lust, bei zig Dateien Detektiv zu spielen, welche nun ursprünglich mal welche war.

Außerdem ist es bei manchen Dateitypen (FrameMaker MIF, Quicksilver IASCII) wichtig für die Stapelverarbeitung bei der Rückkonvertierung, dass die Namen unverändert sind. Wie gesagt, solange nur ein Kürzel am Namen hängt, lässt sich das mit einem Tool wie Bulk Renamer auch bei einer großen Anzahl Dateien schnell "beheben". Kreativere Namensänderungen sind u.U. erheblich lästiger.

Viele Grüße
Benjamin


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James O'Reilly
Germany
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TOPIC STARTER
Metadaten im Hintergrundprotokol? Jan 10, 2008

tectranslate wrote:

Also wir als Agentur achten schon darauf, dass die Metadaten "sauber" sind. Bevor die Dateien in den "Fertig"-Ordner des Projekts gehen, wird über Datei--Eigenschaften jede einzelne gecheckt.

Wenn doch mal Änderungsmarkierungen an den Kunden oder Dritte gesendet werden müssen, gibt es immer noch die Möglichkeit, diese über Extras--Optionen--Sicherheit:"Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen" zu anonymisieren (Word XP).

Den DocScrubber verwenden wir nicht, da uns das zu umständlich und ehrlich gesagt auch etwas arg paranoid vorkommt. Außerdem möchten die Kunden ihre eigenen Metainformationen (die manchmal vor der Übersetzung schon drin sind) ja sicher gerne auch im übersetzten Dokument wiederfinden.

Zur Frage der Dateinamen gilt: Möglichst beibehalten.

So bitten wir uns das in unseren POs auch explizit aus. Wenn dann wegen mir noch ein "_EN" am Namen dranhängt oder "_uncleaned" für die bilingualen Dateien oder so, soll's wegen uns in Ordnung sein, aber wir haben wirklich weder Zeit noch Lust, bei zig Dateien Detektiv zu spielen, welche nun ursprünglich mal welche war.

Außerdem ist es bei manchen Dateitypen (FrameMaker MIF, Quicksilver IASCII) wichtig für die Stapelverarbeitung bei der Rückkonvertierung, dass die Namen unverändert sind. Wie gesagt, solange nur ein Kürzel am Namen hängt, lässt sich das mit einem Tool wie Bulk Renamer auch bei einer großen Anzahl Dateien schnell "beheben". Kreativere Namensänderungen sind u.U. erheblich lästiger.

Viele Grüße
Benjamin


Wie ist es, mit den Metadaten im Hintergrundprotokoll von .doc?

Die Eigenschaften-Daten sind z.B. im Pop-up und im Hintergrundprotokoll.
Deren Änderung ist ebenfalls im Hintergrundprotokoll.

DocScrubber zielt auf diese Daten im Hintergrundprotokoll eigentlich.

Sauber ist doch nicht ganz sauber.

[Edited at 2008-01-10 10:51]


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tectranslate ITS GmbH
Local time: 13:54
German
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Hintergrundprotokoll Jan 10, 2008

Um das "Hintergrundprotokoll" überhaupt im Detail sehen zu können, muss man die Datei mit einem Editor aufmachen, worauf der Normalnutzer m.E. überhaupt gar nicht erst kommt. Ist auch nicht besonders übersichtlich, weil Word-Dateien ja weitgehend im Binärformat gehalten sind.

Bei uns ist Schnellspeichern auch ausgeschaltet und dadurch, dass wir die Dateien immer vor Lieferung nochmal umspeichern, wird schon einiges bereinigt. Änderungs- oder Versionsmarkierungen verwenden wir in Lieferdateien wie gesagt ohnehin fast nie, und falls doch, gibt es dafür die von mir beschriebene Lösung.


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James O'Reilly
Germany
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TOPIC STARTER
Hintergrundprotokoll-Editor mit Dekodierung Jan 10, 2008

tectranslate wrote:

Um das "Hintergrundprotokoll" überhaupt im Detail sehen zu können, muss man die Datei mit einem Editor aufmachen, worauf der Normalnutzer m.E. überhaupt gar nicht erst kommt. Ist auch nicht besonders übersichtlich, weil Word-Dateien ja weitgehend im Binärformat gehalten sind.

Bei uns ist Schnellspeichern auch ausgeschaltet und dadurch, dass wir die Dateien immer vor Lieferung nochmal umspeichern, wird schon einiges bereinigt. Änderungs- oder Versionsmarkierungen verwenden wir in Lieferdateien wie gesagt ohnehin fast nie, und falls doch, gibt es dafür die von mir beschriebene Lösung.


Wo gibt es so ein Editor? Ich meine ein Editor mit vollständiger Dekodierung.


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tectranslate ITS GmbH
Local time: 13:54
German
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Notepad Jan 10, 2008

c:\windows\notepad.exe reicht eigentlich.

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Vito Smolej
Germany
Local time: 13:54
Member (2004)
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Speichern ohne Jan 10, 2008

Am Besten eine extra Ikone anhängen ("SaveWithoutPersAs" zB), mit den folgen Macro zeilen als Kern:

With ActiveDocument
.RemovePersonalInformation = True
.SaveAs FileName:="Dok1.doc", FileFormat:=wdFormatDocument
end with


[Urejeno ob 2008-01-10 12:45]


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James O'Reilly
Germany
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Meta Data Tool Jan 10, 2008

Via Wiki habe ich schönes Meta Data Tool gefunden:

iDiscover (kostenlos, mit Anmeldung)
http://www.document-metadata.com/

http://en.wikipedia.org/wiki/Meta_data#Document_metadata

Meta data categories for MS Office
http://www.document-metadata.com/microsoft-office-metadata.html
Custom Document Properties Metadata (veränderlich)
Built-In Document Properties (unveränderlich)

Microsoft Word has five areas that collect Author information
http://www.document-metadata.com/author-information.html

EN-15038:2006 definiert die Rolle und die Funktionen eines Übersetzers wie folgt:

5.4.1 Übersetzung

Der Übersetzer muss die ausgangssprachlich gegebene Textbedeutung so in die Zielsprache übertragen, dass der Zieltext den Regeln der Zielsprache und den Anweisungen des erhaltenen Übersetzungsauftrags (siehe 5.3.1.2) entspricht.

Während dieses Vorgangs muss der Übersetzer auf Folgendes achten.

a) [Terminologie]: Übereinstimmung mit der Kundenterminologie, den terminologischen Konventionen des Fachgebietes oder mit anderen zugrunde gelegten Terminologien; konsistente Terminologieanwendung im gesamten Übersetzungstext.
b) Grammatik: Satzbau, Schreibweisen, Interpunktion, Rechtschreibung, diakritische Zeichen.
c) Lexik: Lexikalische Kohäsion, phraseologische Korrektheit.
d) Stil: Einhaltung der eigenen oder kundenseitigen Stilrichtlinien; Nutzung des adäquaten Sprachregisters und Wahl der korrekten Sprachvariante.
e) Locale: Lokale und regionale Konventionen und Normen.
f) Formatierung (siehe Anhang D).
g) Zielgruppe und Zweck der Übersetzung.

Ergo...

Standard-Übersetzungsprozesse beinhalten somit ein Liefermerkmal für Dateisicherheit oder Sondereinstellungen nicht, wenn solches nicht im Voraus explizit spezifiziert und als Mehrleistung vergütet wird, hierzu zählt:

- Löschung von Datei-Metainformationen, sofern überhaupt dafür technisch wissend und dafür technisch konfiguriert, und von Seiten des Dateiformats überhaupt technisch machbar (bei übermässiger Prozessaufwand vergütbar als Mehrleistung)

Eine Haftung aus leichter Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen.

In der Tat, aus Risikomanagement-Sicht ein Meta-Daten-Risiko... somit explizit regelungsbedürftig nach EN-15038:2006, denke ich.

Alles andere wäre m.E. gewiss Mumpitz...

[Edited at 2008-01-11 09:46]


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James O'Reilly
Germany
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TOPIC STARTER
MetaChanger Freeware Mar 28, 2008

http://www.tilti.com/new/en/index.php?id=2_metachanger

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(Un)Sicherheit in Microsoft Word

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