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Implementing GAVI’s Transparency and Accountability Policy for cash-based support
An overview for GAVI-eligible countries
The purpose of this briefing note is to provide GAVI-eligible countries with details on how the new Transparency and Accountability Policy for the use of GAVI cash support will be implemented. The document focuses on the two most important elements of the policy for countries: 1) strengthened financial management components in new proposals and annual progress reports (APRs), and 2) the financial management assessment (FMA) tool, which will allow GAVI and countries to better understand the risks posed by public financial management systems in the health sector.
1. Additional requirements for applications and annual progress report – As of January 2009, all countries will be required to complete strengthened financial management sections in their new proposals and annual progress reports. For all new proposals for Health Systems Strengthening (HSS) and Immunisation Services Support (ISS), countries will need to provide details on the planned system for managing GAVI funds, for example: information on auditing and procurement processes. In all annual progress reports, countries will need to include details on how funds were managed and spent in the previous year, any changes foreseen for the financial management system in the next year, and how the government is addressing any weaknesses in the system for funds managment. Countries may also be required to provide additional materials such as certified financial statements and audit reports.
Timeline for implementation:
a. In early 2009, all GAVI-eligible countries will receive detailed information on the requirements for the strengthened financial management sections in new proposals and annual progress reports.
b. GAVI will conduct two reviews of new proposals in 2009. The deadlines for submission of these new proposals are: 1 May and 11 September. In order to be considered for approval, all new proposals for Health Systems Strengthening (HSS) and Immunisation Services Support (ISS) will need to provide information on the proposed systems for funds management, in accordance with specific requirements, to be circulated.
c. GAVI will conduct one review of country annual progress reports (APRs) in 2009. The deadline for the submission of APRs is: 15 May. In order to be considered for approval, all APRs will need to provide information on how funds were managed and spent in the previous year, any changes foreseen for the financial management system in the next year, and other information as needed.
2. The financial management assessment (FMA): the financial management assessment is a tool that will allow GAVI to gather information on countries’ public financial management systems, with particular emphasis on the health sector, in order to evaluate the potential risks for GAVI funds. The findings of the assessment will help eligible countries identify the best financing mechanism(s) to manage GAVI cash transfers, and allow GAVI to determine what additional fiduciary assurance activities (if any) are needed in order to rely upon the selected financing mechanism. The FMA will draw upon existing assessments carried out by other development partners. Each FMA will consist of two phases, termed the “desk review” and the “in-country review.”
During the “desk review,” GAVI will compile and review existing assessments of an individual country’s national public financial management system, as well as any assessments of financial management practices at the health sector level. This initial review will allow GAVI to focus its attention on the most important components to be addressed in the “in-country review.” Once the report of the “desk review” is completed, GAVI will share it with the country government for comment.
The “in-country review” will be a focused assessment of public financial management practices in the health sector, with specific attention on the financing mechanism that the country has selected to manage GAVI funds. Members of the country’s Ministry of Health and Ministry of Finance will lead this review. Other development partners with a presence at the country level will also be encouraged to be involved. The intensity of the in-country review will depend on the amount of information available during the “desk review,” among other factors. If a similar effort is already underway in the country (e.g. a review of public financial management practices in the health sector as part of the International Health Partnership process), GAVI will likely waive the requirement for the in-country review.
Following the completion of both the “desk review” and the “in-country review,” GAVI and the government will agree upon the system for future management of GAVI funds and sign an aide memoire which establishes the terms of this agreement. In principle, once a country is informed that it needs to undergo an FMA, funding cannot be released until the FMA is completed and the aide memoire has been signed.
Timeline for implementation:
a. GAVI will introduce financial management assessments on a phased basis, starting with countries submitting new proposals for HSS and ISS. FMAs for countries with new proposals will be further prioritised based upon their relative level of risk (total cash grant size is the most important risk consideration).
b. Countries that submitted new HSS or ISS proposals in September of 2008: GAVI will start conducting FMAs for all countries with new HSS and ISS proposals, starting with those that submitted their proposals in September 2008. If your Government submitted a new proposal for HSS or ISS this past September, you will receive a letter in the days to come requesting an indication of when your Government would be prepared to conduct an “in-country review.” In principle, GAVI will not be able to release any funds for your new HSS or ISS programme until the FMA process is completed. However, GAVI does not seek to create any undo delays in the implementation of new ISS and HSS programmes. Thus, countries judged to be lower-risk (chiefly based on grant size) may be permitted to receive their first tranche of funding for HSS or ISS before the FMA is conducted.
c. Countries that will submit new HSS or ISS proposals after January of 2009: GAVI will communicate with all countries that have not yet applied for HSS or ISS, as well as those expected to reapply in 2009, to determine when each country will submit a new application. If a country plans to submit a new proposal for HSS or ISS in 2009, GAVI and the country will need to agree upon the timing for the “in-country review” component of the FMA. In principle, FMA’s will be introduced for new proposals in 2009 as follows:
d. FMAs for countries already implementing HSS or ISS programmes: GAVI will introduce the FMA in countries with existing HSS and ISS programmes last. If your government is already implementing an HSS or ISS programme, you will not likely be requested to undergo a financial management assessment before end-2009 or early 2010. Once GAVI is ready to conduct your financial management assessment, you will receive a letter requesting you to set the timing for the FMA. Thereafter, the FMA will be introduced in tandem with GAVI’s annual progress reporting cycle as follows:
If you have any questions about GAVI’s new Transparency and Accountability policy for cash-based support, or would like additional information on how it may apply to your government in particular, please do not hesitate to contact your country cluster officer at the GAVI Secretariat. Your cluster officer is ADD NAME. He/She can be reached at ADD PHONE or ADD EMAIL.
| Translation - French
La mise en œuvre de la Politique de Transparence et de Responsabilité en matière de soutien financier de GAVI
Une vue d'ensemble pour les pays éligibles de GAVI
Cette note d'information a pour but de fournir aux pays éligibles de l'Alliance les détails sur la manière dont la nouvelle Politique de Transparence et de Responsabilité en vue de l’utilisation des subventions de GAVI sera mise en œuvre. Le document se concentre sur les deux éléments les plus importants de la politique pour les pays, à savoir 1) le renforcement des éléments constituants de la gestion financière à travers de nouvelles propositions et des rapports annuels d’avancement (APRs), et 2) l’instrument d’évaluation de la gestion financière (FMA) qui permettra à GAVI et aux pays de mieux comprendre les risques que représentent les systèmes publics de gestion financière dans le secteur de la santé.
1. Exigences supplémentaires pour les demandes et rapport annuel d’avancement
A partir de janvier 2009, tous les pays devront achever le renforcement des éléments relatifs à la gestion financière dans leurs nouvelles propositions et rapports annuels d’avancement. Pour toutes nouvelles propositions relatives aux programmes d’Appui au Systèmes de Santé (HSS) et d’Appui au Services de Vaccination (ISS), les pays devront fournir des détails sur le système prévu pour la gestion des fonds GAVI, tels que, par exemple: des informations sur les procédures de contrôle et de passation de marchés. Dans tous les rapports annuels d’avancement, les pays devront inclure les détails sur la manière dont les fonds ont été gérés et dépensés au cours de l'année civile précédente, toutes les modifications prévues du système de gestion financière pour l’année suivante et la façon dont le gouvernement fait face à toutes faiblesses du système de gestion des fonds. Il est possible qu’il soit également exigé aux pays de fournir des documents supplémentaires tels que des états financiers et des rapports d'audit.
Calendrier de la mise en œuvre:
a. Début 2009, tous les pays éligibles de GAVI recevront des informations détaillées relatives aux exigences pour le renforcement des éléments relatifs à la gestion financière dans de nouvelles propositions et rapports annuels d’avancement.
b. En 2009, GAVI procèdera à deux examens pour les nouvelles propositions. Les dates limites pour la présentation de ces nouvelles propositions sont les suivantes: le 1er mai et le 11 septembre. Afin d'être examinées pour approbation, toutes les nouvelles propositions relatives aux programmes d’Appui au Systèmes de Santé (HSS) et d’Appui au Services de Vaccination (ISS) devront fournir des informations sur le système de gestion de fonds proposé, conformément à des exigences spécifiques, qui seront diffusées.
c. En 2009, GAVI procédera à un examen du rapport annuel d’avancement (APRs) du pays. La date limite pour la présentation des APRs est la suivante: le 15 mai. Afin d’être examinés pour approbation, tous les APRs devront fournir des informations sur la manière dont les fonds ont été gérés et dépensés au cours de l'année civile précédente, toutes les modifications prévues du système de gestion financière pour l’année suivante et toutes autres informations si nécessaires.
2. L'évaluation de la gestion financière (FMA): l'évaluation de la gestion financière est un instrument qui permettra à l'Alliance de recueillir des informations sur les systèmes publics de gestion financière des pays, en mettant particulièrement l'accent sur le secteur de la santé, afin d'évaluer les risques potentiels pour les fonds GAVI. Les conclusions de l'évaluation aideront les pays éligibles à identifier le (les) meilleur(s) mécanisme(s) de financement pour gérer les transferts de fonds GAVI et permettront à l'Alliance de déterminer quels sont les dispositifs supplémentaires de garantie fiduciaire nécessaires (le cas échéant) en vue de faire confiance au mécanisme de financement sélectionné. Le FMA s'appuiera sur des évaluations effectuées par d'autres partenaires de développement. Chaque FMA consistera en deux phases, appelées respectivement « examen de bureau » et « examen dans le pays ».
Au cours de l’ « examen de bureau », l'Alliance examinera les évaluations existantes du système national public de gestion financière du pays, ainsi que toutes évaluations des pratiques de gestion financière au niveau du secteur de la santé. Ce premier examen permettra à GAVI de se concentrer sur les éléments les plus importants à traiter lors de l’ « examen dans le pays ». Dès que le rapport sur l’ « examen de bureau » est terminé, l'Alliance le soumettra au gouvernement du pays afin qu’il puisse formuler des commentaires.
L’ « examen dans le pays » consistera en une évaluation des pratiques publiques de gestion des finances dans le secteur de la santé, en accordant une attention particulière au mécanisme de financement que le pays a choisi pour gérer les fonds GAVI. Les membres du Ministère de la Santé et du Ministère des Finances du pays mèneront cet examen. D'autres partenaires de développement ayant une présence au niveau national seront également encouragés à y participer. L’importance de l' « examen dans le pays » dépendra, entre autres, de la quantité d'informations rendues disponibles au cours de l’« examen de bureau ». Si un tel effort est déjà en cours de réalisation dans le pays (par exemple, un examen des pratiques publiques de gestion financière dans le secteur de la santé dans le cadre de la procédure de partenariat pour la santé), l'Alliance renoncera probablement à l'exigence d’un « examen dans le pays ».
A la suite de l’ « examen de bureau » et de l’ « examen dans le pays », GAVI et le gouvernement se mettront d'accord sur le système de gestion future des fonds de GAVI et signeront un aide-mémoire établissant les termes de cet accord. En principe, une fois qu'un pays est informé qu'il doit se soumettre à un FMA, le financement ne peut pas être débloqué tant que le FMA n’est pas terminé et que l'aide-mémoire n’est pas signé.
Calendrier de la mise en œuvre:
a. GAVI présentera des évaluations de gestion financière de manière échelonnée, en commençant par les pays présentant de nouvelles propositions relatives aux programmes HSS et ISS. Les FMAs pour les pays soumettant de nouvelles propositions seront priorisées sur base de leur niveau de risque respectif (un niveau de risque principalement mesuré en fonction de l’importance du soutien financier total accordé).
b. Les pays ayant soumis de nouvelles propositions relatives au programme HSS ou ISS en septembre 2008: GAVI commencera à mener des FMAs à l’égard de tous les pays ayant présentés de nouvelles propositions relatives aux programmes HSS et ISS, à commencer par ceux qui ont soumis leurs propositions en septembre 2008. Si votre gouvernement a présenté une nouvelle proposition relative au programme HSS ou ISS au mois de septembre dernier, vous recevrez, dans les jours à venir, une lettre vous demandant d’indiquer quand votre gouvernement serait disposé à procéder à un « examen dans le pays ». En principe, l'Alliance ne sera pas en mesure de libérer des fonds pour votre nouveau programme HSS ou ISS tant que le processus du FMA n’est pas terminé. Toutefois, l'Alliance n'a pas pour objectif de créer des retards dans la mise en œuvre des nouveaux programmes ISS et HSS, de sorte que, les pays jugés à faible risque (essentiellement fondé sur l’importance des subventions accordées) pourraient être autorisés à recevoir la première tranche du financement pour le programme HSS ou ISS avant que la FMA ne soit menée.
c. Les pays qui présenteront de nouvelles propositions relatives au programme HSS ou ISS après janvier 2009: GAVI communiquera avec tous les pays qui n’ont pas encore postulé pour le programme HSS ou ISS, ainsi qu’avec ceux qui devraient introduire une nouvelle requête en 2009, afin de déterminer le moment où chaque pays soumettra une nouvelle demande. Si un pays prévoit de soumettre une nouvelle proposition pour le programme HSS ou ISS en 2009, GAVI et le pays en question devront se mettre d'accord sur le calendrier pour procéder à l’ « examen dans le pays » constituant l’une des phases du FMA. En principe, pour les propositions présentées en 2009, le FMA sera menée comme suit:
d. FMA pour les pays qui appliquent déjà les programmes HSS ou ISS: GAVI mènera, en dernier lieu, le FMA dans les pays participant déjà au programme HSS ou ISS. Si votre gouvernement met déjà en œuvre le programme HSS ou ISS, vous ne devrez subir aucune évaluation de la gestion financière avant la fin 2009 ou début 2010. Dès l’instant que l'Alliance est prête à effectuer votre évaluation de la gestion financière, vous recevrez une lettre vous demandant de fixer le calendrier pour le FMA. Par la suite, le FMA sera menée, avec un cycle de rapports annuels d’avancement de GAVI, comme suit:
Si vous avez des questions au sujet de la nouvelle Politique de Transparence et de Responsabilité en matière de soutien financier crée par GAVI ou si vous désirez des informations supplémentaires sur la façon dont elle pourrait s'appliquer à votre gouvernement en particulier, n'hésitez pas à contacter l’agent de groupe de votre pays au Secrétariat de l'Alliance. Votre agent de groupe est AJOUTER LE NOM. Il/Elle peut être contacté AJOUTER NUMÉRO DE TÉLÉPHONE ou L’EMAIL
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