fichier clients et CNIL
Thread poster: Sophie Thereau

Sophie Thereau
France
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Apr 30, 2009

Bonsoir,

Etant donné que je vais bientôt m'installer en tant que traducteur indépendant, j'aimerais savoir quelles sont les démarches à entreprendre auprès de la CNIL pour être en règle lors de la création de mon fichier client ?

Merci

Sébastien


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CFK TRAD  Identity Verified
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Déclaration en ligne May 3, 2009

Bonjour,
Dès lors que vous établissez un traitement automatisé de vos données clients, vous devez effectivement vous déclarer à la CNIL, avant le démarrage de cette automatisation.

La déclaration (qui peut être soit simplifiée, soit normale) peut se faire en ligne ou par lettre recommandée AR.

En général, c'est la déclaration simplifiée qui s'applique (a priori, vous ne stockerez pas d'informations sensibles, comme l'état de santé ou le numéro de sécurité sociale).

Voici deux liens qui peuvent vous éclairer :

http://www.cnil.fr/index.php?id=1245
http://www.cnil.fr/fileadmin/documents/declarer/mode_d-emploi/declarer-CNIL.pdf

Le premier vous renvoie à la liste des cas où la déclaration "simplifiée" est admissible (c'est le cas des fichiers prospects, clients & newsletter)
Le second est le guide de la déclaration à la C.N.I.L. Vous y trouverez les modèles à remplir en ligne ou par courrier (cela vous permet de vous entraîner...).

La déclaration est gratuite.

Bon courage,

Confraternellement,

Coralie.


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Sophie Thereau
France
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confirmation May 4, 2009

Bonjour et merci pour cette réponse.

En consultant le site de la CNIL je n'étais pas sûr qu'il faille effectuer cette démarche. Avec vos explications tout est plus clair.

Confraternellement,

Sébastien


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Marie-Céline GEORG  Identity Verified
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Déclaration nécessaire ? May 4, 2009

Ce fil m'interpelle...
Le fait d'avoir un logiciel de facturation répertoriant les clients et leurs coordonnées nécessite-t-il effectivement une déclaration à la CNIL ?


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CFK TRAD  Identity Verified
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Quand déclarer... May 4, 2009

Bonjour,

L'obligation de déclarer dans le cadre d'une automatisation de la compta est régie par la délibération n°80-34 du 21 octobre 1980 de la CNIL ; ci-dessous, le lien vers cette délibération.

http://www.cnil.fr/index.php?id=1820&delib[uid]=72&cHash=e598257c8f

A partir de là, de deux choses l'une : ou l'intéressé entre parfaitement et exclusivement dans le champ d'application de la délibération, et il n'est pas tenu à déclaration, ou il n'y entre pas, et il est tenu à déclaration.

Notez quand même que, si vous automatisez le fichier clients pour envoyer un petit email destiné à vous rappeler au bon souvenir de vos clients / à leur souhaiter de bonnes fêtes de fin d'année / à les aviser de vos dates de vacances, etc, vous n'êtes plus du tout dans le champ d'application de la délibération susvisée.

A titre personnel, j'ai déclaré tout de suite mon traitement comme fichier clients / prospects ; ça m'a pris 5 minutes en ligne, c'est gratuit, et au moins je suis tranquille. Après, à chacun de voir en fonction de ce qu'il veut faire de son fichier...

Confraternellement,

Coralie.


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Marie-Céline GEORG  Identity Verified
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Automatisation ? May 4, 2009

Merci Coralie !

En fait, j'ai beau lire et relire, je suis encore indécise... Visiblement, la gestion des commandes et la facturation, ça relève effectivement plutôt de la catégorie "fichiers de clients et prospects".

Après avoir parcouru le site en long et en large, il me reste une grosse inconnue : à partir de quand y a-t-il automatisation ? Si mon logiciel me permet de créer une facture pour un client d'un simple clic sans avoir à saisir à chaque fois l'adresse grâce à un modèle et à des champs dans un fichier Word, c'est automatisé ?

L'autre question qui me turlupine, c'est l'histoire d'information... si j'ai bien compris, à partir du moment où on déclare, on a l'obligation d'informer les personnes qui figurent dans le fichier - j'imagine que c'est la fameuse phrase sur le "droit d'accès et de rectification" qu'on voit partout. Concrètement, on fait quoi ? On envoie un mail aux clients pour leur dire qu'on les a mis dans un fichier ? On ajoute la phrase en question à toutes les factures ? Les devis ? C'est à mettre dans ses conditions générales ? Désolée pour cette rafale de questions, je suis curieuse

Marie-Céline


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Sophie Thereau
France
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Automatisation... May 4, 2009

Spontanément, j'incluerai cette phrase dans les termes des conditions générales de vente et de l'accord de confidentialité. Ainsi le client sera au courant en toute transparence.

Cela n'engage que moi.

Sébastien


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CFK TRAD  Identity Verified
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Automatisation & informations May 5, 2009

Bonjour,

Effectivement, dès lors que le logiciel (type Ciel, ou Translation 3000, ou Projetex) permet de créer une facture d'un simple clic, on peut penser qu'il y a automatisation.

Le problème n'est pas tant l'élaboration de la facture, que le fait de détenir les coordonnées des clients. C'est à ce niveau-là que l'on entre dans l'obligation de déclarer le fichier clients / prospects.

Donc, pour répondre à la question de Marie-Céline, je serais d'avis qu'il faut déclarer ; au pire, cette déclaration n'est pas nécessaire, mais cela ne peut pas vous être reproché. Au mieux, vous êtes en règle.

Pour l'obligation d'information, indiquer que le répertoire des clients & prospects est déclaré à la CNIL, par déclaration en date du..., accusé de réception n°..., suivi de la mention "vous avez un droit d'accès, modification et suppression, pour l'exercer veuillez prendre contact avec...", est largement suffisant.

Vous trouverez la phrase type dans à peu près tous les documents qui vous sont envoyés par des entreprises... et même en bas des formulaires de déclaration auprès de la CNIL.

Vous pouvez la mettre :
- dans vos contrats & BdC;
- dans vos factures (éventuellement, ce n'est pas indispensable);
- dans votre site internet, si vous en avez un ;
- dans votre signature électronique, au moins vous êtes sûrs que tout est OK !

C'est aussi au client de lire vos devis & contrats ; il faut l'informer, mais vous n'êtes pas obligés de le prendre par la main !

Voilà, j'espère que cela vous aide un peu,

Confraternellement,

Coralie


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