La gestion du côté administratif
Thread poster: Simone Duverger

Simone Duverger  Identity Verified
France
Local time: 01:28
Member (2010)
French to German
Jun 11, 2010

Re-bonjour,

Encore une question

J'étais en freelance pendant 4 ans "seulement" mais je me retrouve déjà avec au moins une dizaine de classeurs (factures, devis, URSSAF etc). J'ai tout sauvegardé sur de différents supports, mais un disque dur pouvant "flancher", un CD n'étant pas éternel, j'ai préféré garder un support papier de tous les devis et factures que j'ai pu faire. Sur le coup, rien que deux gros classeurs de devis et bons de commande + un autre pour les factures pour une seule année...

Avez-vous des trucs et astuces pour ranger vos "paperasses administratives" pour ne pas devoir agrandir la maison en vue du nombre de classeurs? Je me suis faite une base de données Access avec toutes les informations importantes dedans - mais même là, un simple "bug", une macro défaillante et voilà que ma base de données peut devenir irrécupérable.

Vous utilisez des logiciels spécials pour la comptabilité ou bien vous vous débrouillez avec un tableau Excel ou autre?

Merci d'avance pour toute idée

- Simone -


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Alejandro Moreno-Ramos  Identity Verified
Spain
Local time: 01:28
Member (2008)
French to Spanish
+ ...
(Almost) paperless office Jun 11, 2010

Après 11 ans d'activité, je n'ai que trois classeurs et ils sont presque vides!

J'ai tout sur mon disque dur. Étant donné que le disque dur peut effectivement "flancher", je fais un backup tous les jours sur un disque dur externe (c'est automatisé). En plus, je fais un backup tous les mois sur un deuxième disque dur externe, que je garde dans un autre logement. Cela m'éviterait de perdre toutes les données en cas, par exemple, d'incendie.

Pour la comptabilité et les factures, Excel me suffit largement.


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Laurence Forain  Identity Verified
France
Local time: 01:28
Member (2007)
English to French
+ ...
Faire du tri Jun 11, 2010

Bonjour Simone,

Freelance depuis 2007, mon activité tient dans un gros classeur et trois pochettes avocat !
Je pense qu'il y a des éléments dont tu peux certainement te séparer surtout si tu as aussi plusieurs sauvegardes informatiques.

Par exemple, les devis sont normalement limités dans le temps, donc à part à titre de référence, je ne pense pas qu'ils gardent une valeur juridique, tu devrais pouvoir jeter la version papier.
La "durée de vie" de certaines factures est assez courte, comme par exemple, le téléphone qui n'a de valeur juridique que pendant 1 an, donc tu peux t'en séparer au-delà (quoique si tu déduis une part de tes dépenses de téléphone à titre professionnel, il faut peut-être conserver la facture pendant 5 ans - les impôts ne peuvent pas remonter plus loin).
Moi personnellement, je ne reçois plus les factures papier de téléphone/adsl, électricité, les relevés bancaires, les décomptes de remboursement de sécu... Bref, tout ce qu'il est possible de consulter sur le serveur sécurisé de l'organisme et dont lui se charge du stockage pendant la durée légale.

Donc pour résumer, j'ai une pochette pour les factures d'achat et autres justificatifs (frais de parking, péage, timbres, etc.), une pochette pour les notes d'honoraires (que je fais au mois car je travaille souvent avec les même clients dans le mois, je fais donc une note récapitulative) et une pour les anciens relevés bancaires quand je les recevais encore.
Le classeur contient tout ce que je reçois encore de l'URSSAF, du RSI, de la CIPAV, des impôts et de l'AGA, c'est-à-dire pas grand chose non plus.
D'autre part, tout ce qui concerne mon activité pro (traductions et administratif) est conservé sur deux disques durs externes distincts donc je me sens protégée à ce niveau-là.

Peut être que mon cas est très simple et mon ancienneté courte mais en tout cas en trois ans de temps, je n'ai pas l'impression d'avoir accumulé tant que ça ! Attendons de voir les autres témoignages que je suis curieuse de lire

Bonne journée (studieuse ici).

PS : j'édite pour ajouter que la comptabilité se fait sur papier par contre ici J'ai un bon vieux journal R/D qui va encore me faire cette année, il m'en faudra un nouveau pour 2011 !


[Modifié le 2010-06-11 10:48 GMT]


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Simone Duverger  Identity Verified
France
Local time: 01:28
Member (2010)
French to German
TOPIC STARTER
Pratique d'avoir mes factures émises sur papier Jun 11, 2010

Merci pour vos réponses !

Alors pour le fameux classeur « factures », il s’agit des factures que j’ai émises à mes clients. Je ne les garde pas forcément dans un but « juridique » (car elles datent) mais surtout parce que quand il m’arrivait de vouloir vérifier vite fait un montant ou faire un bilan quelconque, feuilleter mon classeur c’était parfois plus rapide que de rallumer le PC, de brancher le disque dur ou bien de chercher le CD correspondant puis de chercher dans tous les fichiers…

Mais en effet, si je continue comme ça, bientôt je ne saurai plus où les mettre, mes dossiers Je vais donc investir dans un disque dur externe !

Quant aux achats, factures téléphone etc, c’était minime, cela tient dans une chemise, idem que mes papiers URSSAF, CIPAV et RSI que j’ai « réduit » en volume aussi.


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