Logiciel de suivi de la facturation
Thread poster: Alžběta Amien

Alžběta Amien  Identity Verified
France
Local time: 14:06
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Aug 26, 2014

Bonjour à tous,

je voudrais vous poser la question concernant la gestion de la facturation, enregistrement des commandes, suivi des clients qui n'ont pas encore payé...

Jusqu'à présent, j'ai tout fait à la main mais ça commence à devenir assez lourd, il m'arrive d'oublier facturer des petites commandes ou un client mauvais payeur.

Est-ce quelqu'un parmi vous se sert d'un outil plus pratique, un logiciel, quelque choses pas très onéreux, voir gratuit ?

Merci d'avance pour vos réactions,

Excellente journée à tous !


 

Lorraine Dubuc  Identity Verified
Canada
Local time: 08:06
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Suivi de facturation Aug 26, 2014

Bonjour,

Il est parfois difficile de faire le suivi des factures car certaines agences font elles-mêmes la facturation dans leur système.

J'ai établi de facturer une fois par mois donc j'ai une facture sur laquelle je cumule les projets du mois pour un même client, j'expédie la facture à la fin du mois et j'inscris un rappel dans mon agenda Outlook pour vérifier 30 ou 60 jour plus tard si tout a été réglé. Également, dès que je reçois un paiement, je l'inscrit tout de suite sur la facture concernée, ce qui fait moins de vérification à faire à la longue.

Tout est question de discipline et d'organisation. Si vous ne pouvez facturer tout de suite, écrivez les détails sur une feuille ou un mémo dans votre aide-mémoire et facturez quand vous aurez le temps. L'important est de ne pas se laisser dépasser par la paperasse.

Bon succès!

Lorraine

[Modifié le 2014-08-26 13:18 GMT]


 

Sheila Wilson  Identity Verified
Spain
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Pourquoi pas la solution ProZ.com ? Aug 26, 2014

Alžběta Amien wrote:
Est-ce quelqu'un parmi vous se sert d'un outil plus pratique, un logiciel, quelque choses pas très onéreux, voir gratuit ?

Voir : https://www.proz.com/invoice

Je ne l'utilise pas car j'ai un système bricolé qui me convient bien, mais je crois que c'est utile - et gratuit !


 

Corinne Jeannet  Identity Verified
France
Local time: 14:06
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Excel Aug 27, 2014

J'ai depuis le début un tableau Excel dans lequel j'inscris tous les projets réalisés, avec nom du client, pays, n° de projet, langue, montant, etc. Dès qu'un projet est confirmé, je remplis tout sauf la colonne n°/date de facture.
En fin de mois, j'émets la facture à partir de ces éléments.
S'il y a plusieurs projets pour un seul client, je ne garde évidemment dans mon fichier Excel qu'une seule ligne avec le montant final de la facture.

Mon tableau est par année, je repars de zéro en janvier, je n'ai donc pas un nombre de lignes ingérable.

Pour le suivi des paiements, j'ai aussi une colonne avec la date d'échéance, et un code couleur : la case du montant TTC reste en bleu tant qu'elles ne sont pas payées, et je fais le bilan régulièrement.
Voilà ma méthode !


 

Grace Shalhoub  Identity Verified
France
Local time: 14:06
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+ ...
Idem Aug 28, 2014

Corinne Jeannet wrote:


J'ai depuis le début un tableau Excel dans lequel j'inscris tous les projets réalisés, avec nom du client, pays, n° de projet, langue, montant, etc. Dès qu'un projet est confirmé, je remplis tout sauf la colonne n°/date de facture.
En fin de mois, j'émets la facture à partir de ces éléments.
S'il y a plusieurs projets pour un seul client, je ne garde évidemment dans mon fichier Excel qu'une seule ligne avec le montant final de la facture.

Mon tableau est par année, je repars de zéro en janvier, je n'ai donc pas un nombre de lignes ingérable.

Pour le suivi des paiements, j'ai aussi une colonne avec la date d'échéance, et un code couleur : la case du montant TTC reste en bleu tant qu'elles ne sont pas payées, et je fais le bilan régulièrement.
Voilà ma méthode !


Je gère les factures de la même manière. J'aurai juste voulu pouvoir avoir un système de rappel pour les factures en retard. Je continue à chercher....


 

Adrien Esparron
Local time: 14:06
Member (2007)
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Formules Excel simples Aug 28, 2014

Grace a écrit :



J'aurai juste voulu pouvoir avoir un système de rappel pour les factures en retard. Je continue à chercher....



Si l'on est bien dans une feuille Excel, ce qui est une très bonne idée, une formule conditionnelle toute simple du genre SI("vrai";"alors";"sinon") fera l'affaire pour mentionner un dépassement d'échéance.
Lorsque familiarisé avec ce genre de logique, on peut envisager des mises en formes conditionnelles, aller encore plus loin en combinant différentes conditions, envisager des macros et assurer des relances par courriel, voire de vrais courriers avec un traitement de texte (entre Excel et Word cela peut marcher). La fonction AUJOURDHUI() peut aussi servir bien entendu.

Il existe plein de modèles sur le Web, il suffit juste de faire attention aux exemples farfelus qui font semblant de ne pas comprendre des questions simples, mais il est vrai souvent très mal formulées. Privilégier les tutos aux forums pour éviter de perdre son temps.


 

Alžběta Amien  Identity Verified
France
Local time: 14:06
Member (2012)
French to Czech
+ ...
TOPIC STARTER
Merci pour toutes vos réactions Aug 30, 2014

Cela confirme ce que je pensais, il n'y a rien de connu en terme de logiciel informatique adapté à notre métier.
Quand j'ai parlé du fait de tout faire à la main, je pensais également la saisie sous Excel. Seulement, je n'ai pas le temps de me prendre la tête à chercher les formules pour faire fonctionner Visual basic, ce n'est pas si simple que ça. Je pensais également à utiliser Acess sauf que c'est le même problème, c'est trop compliqué.
Les factures saisies sur ProZ sont bien mais cela ne correspond pas à ce que je cherche.

Tout simplement, j'aurais voulu utiliser un programme capable de faire une base de données clients, gérer la facturation, suivre les relances des clients, faire des statistiques sur l'année et permettant un plus la saisie des factures en plusieurs langues.

Cela n'évite certainement pas une excellente organisation mais pourrais aider à gagner quelques précieuses minutes.

Merci pour votre participation !



[Modifié le 2014-08-30 12:13 GMT]


 

Sylvain Leray  Identity Verified
Local time: 14:06
Member (2003)
German to French
Translation Office Aug 30, 2014

Il existe un logiciel de gestion des projets, factures, paiements, etc. spécialement développé pour les traducteurs. Je ne l’ai jamais utilisé mais je sais que quelques collègues l’utilisent ; il est en vente par le biais de proz sur cette page :
http://www.proz.com/TO3000
Peut-être pouvez-vous télécharger une version d’essai et voir si il vous convient.

Bon week-end,
Sylvain


 

Claire Dodé  Identity Verified
France
Local time: 14:06
German to French
l'outil "chacun son métier" Aug 31, 2014

Moi, je fais appel à une secrétaire freelance pour faire les factures et suivre les paiements.

Ça me coûte entre 30€ et 100€ par mois, en fonction du nombre de factures à faire, et du nombre de contacts à entrer dans la base de données (parce qu'elle s'occupe aussi d'entrer dans la base de données tous les contacts que je lui envoie, de chercher sur internet les coordonnées complètes, etc.).

Vu comme cela me simplifie la vie, je n'hésite pas une seconde.

J'ai un cahier sur lequel je note toutes mes commandes, l'email de référence pour la commande et la date de livraison (prévue ou effective).
J'envoie les infos au fur et à mesure ou en une fois. Je mets un S dans la marge sur mon cahier pour dire que j'ai envoyé l'info à Sabrina (la secrétaire).

Quand la facture est prête, elle me l'envoie pour validation. Je regarde s'il y a le bon nombre de lignes. Parfois, je vérifie les montants et le contenu des lignes, mais à chaque fois que j'ai vérifié, c'était juste, donc je le fais rarement. J'imprime pour mettre dans ma compta papier, et envoie validation à Sabrina. Elle s'occupe du reste et m'informe quand un client est en retard de paiement. Elle est au courant de chacun des tics bizarres de chacun des clients : ceux à qui il faut envoyer la facture le 26 du mois, ceux pour qui c'est le 30, ceux pour qui c'est le 15, ceux pour qui la facture doit être chargée sur leur site, etc. Elle m'envoie un email lorsque la facture est envoyée (et elle suit aussi les accusés réception de facture des clients).

Elle a trois modèles de factures (allemand, français, anglais), et trois modèles de textes d'envoi de facture. Quand les clients répondent quelque chose d'inhabituel en allemand, elle me fait suivre l'email parce qu'elle ne parle pas encore bien allemand. En anglais, elle gère, le plus souvent.

J'ai essayé un temps l'outil de proZ pour la facturation. Le premier client pour qui j'ai essayé m'a dit "ahhh, mais non, la personne qui a créé le compte proZ est partie de notre entreprise, et nous n'avons pas les codes. De plus, notre adresse a changé." Et j'ai donc abandonné l'outil proZ (à tort, peut-être puisque le problème ne s'est posé que pour le seul client pour lequel je l'avais utilisé et qu'il est peut-être possible de modifier l'adresse directement dans proZ).

Sabrina a pris l'outil de facturation et gestion clients que j'avais (mal ?) choisi : Kaféo. C'est un outil partiellement pratique, et partiellement bourré de défauts (à commencer par le fait de n'avoir qu'un seul modèle de factures, donc une seule langue - mais on peut copier une ancienne facture du même client). Il coûte 70€, de mémoire. Elle compense à la main les défauts du logiciel, et le fait rapidement, ce qui aurait tendance à me faire dire qu'il vaut mieux quelqu'un qui maîtrise son logiciel, même si ledit logiciel est imparfait, qu'un nouveau logiciel qu'il faut prendre le temps de connaître et maîtriser. Il y a, c'est certain, un risque d'erreur si l'on copie une ancienne facture d'un client, que les mentions à apposer sur la facture ont changé et que Sabrina oublie de reporter les changements sur la nouvelle facture.

Elle a un accès en consultation simple sur mon compte pro pour le suivi des paiements.

Donc, ici, chacun son métier, le mien est de traduire, le sien de faire les factures et suivre les paiements.

Nous allons nous pencher sur Translation Office 3000, qui évite le problème d'un seul modèle de facture (ce problème pouvant être contourné en utilisant un outil de facturation par langue, mais à quel prix !). Je pense que je continuerai malgré tout à déléguer la facturation et le suivi car c'est vraiment un poids en moins.


 

Philippe Etienne  Identity Verified
Spain
Local time: 14:06
Member
English to French
Translation Office 3000 bis Sep 1, 2014

Alžběta Amien wrote:

Cela confirme ce que je pensais, il n'y a rien de connu en terme de logiciel informatique adapté à notre métier.
...
A chercher dans ces mêmes forums.
En 2005, débordé par la gestion de 400 jobs/an sur feuilles Excel maison de plus en plus complexes, je suis passé à TO3000 et ne regrette rien. Il peut paraître compliqué à première vue, car l'ensemble est hautement personnalisable. Peut-être faut-il avoir déjà utilisé des logiciels de gestion et des menus "Settings" pour se sentir à l'aise. Et il vaut mieux s'adapter au logiciel plutôt que d'essayer d'adapter le logiciel à ses (parfois mauvaises) habitudes.
J'écris chaque information une fois et une seule, ne fais jamais d'erreur de facturation (factures établies en quelques clics) et n'oublie jamais un job, une facture, un délai de paiement ou le tarif et les conditions proposés il y a 4 ans à un prospect.

TO3000 possède même le moyen de calculer vite fait un décompte pondéré en fonction d'une grille propre à chaque client et d'une analyse compatible Trados en .csv, intègre un client FTP paramétrable avec les détails de chaque client, gère toutes les devises qu'on souhaite et accepte divers modèles de facture/devis/etc. .rtf personnalisables, dans n'importe quelle langue. On peut aussi faire toutes les statistiques qu'on veut.

Ce logiciel facilite aussi la comptabilité pour ceux qui savent s'y prendre et la font eux-mêmes.

Philippe


 

Chie. I  Identity Verified
Japan
Local time: 21:06
Partial member (2013)
English to Japanese
+ ...
Webmail ou Access? Sep 3, 2014

Vous tourvez plusieurs logiciel gratuit ou paye de comptabilite et facturation si vous entrez "logiciel facturation comptabilite" sur Google.
Quelques marchent avec MS Access ou Excel.

Si vous n'etes pas anxiouse de cloud system, vous pouvez essayer Zoho invoice, aussi (Ca vous permet a utiliser trois clients quant en terms gratuit donc vous devez "customise" a ne pas avoire plus de contacts).

Une autre solution est a creer une email account dedie, et avoir trois folders qui correspondent a "Paye" "Facture et attendant la payment" et "pas facture " respectivement.

[2014-09-03 13:39 GMTに編集されました]


 

Veronica Coquard
France
Local time: 14:06
French to English
Nouvelle solution adaptée au métier Sep 4, 2014

Bonjour,

Rien que ce matin un traducteur / développeur m'a contactée pour me demander de tester un nouveau logiciel pour en parler sur mon blog (qui est malheureusement défunt faute de temps à y consacrer). Quant au logiciel, il s'agit d'un produit de comptabilité conçu pour les besoins spécifiques des traducteurs et des agences. Le prix est très compétitif. Je n'ai pas eu le temps de le tester, mais si vous souhaitez vous pouvez y accéder ici : www.tradumanager.com

Personnellement j'utilise Ciel pour ma comptabilité actuellement et j'en suis plutôt contente, la prise en main est rapide et les données peuvent être exploitées de différentes manières. Justement je vais passer à la prochaine version bientôt depuis que je suis soumise à la TVA... Une autre histoire bien sûr.icon_frown.gif

Bon courage !


 

Martine Etienne  Identity Verified
Belgium
Local time: 14:06
Member (2003)
English to French
+ ...
Un petit logiciel Sep 10, 2014

J'utilise ceci: http://www.gestan.fr/starter-pack-gestan/

Il permet d'avoir une base de données de clients, d'éditer des journaux des entrées et des sorties et même de tenir une comptabilité complète.
Je ne m'en sers que pour établir les factures, les rappels de paiement. Avec un peu de bricolage, on peut insérer les relevés de compte à une certaine date dans des rappels de paiement, ou dans un e-mail à envoyer directement.

Bref, pour moi très nulle dans toutes ces manipulations... c'est un outil précieux. Quand les paiements arrivent, il suffit d'aller les encoder au niveau de la facture et le tour est joué.

Quatre ans d'utilisation pour ma part.


 


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