Agence qui n'établit pas de bon de commande
Thread poster: flore7

flore7
Local time: 21:35
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Dec 10, 2015

Bonjour,

je suis en relation avec une agence (avec laquelle je n'ai pas encore travaillé) qui m'a proposé une traduction. Elle m'a déjà envoyé la traduction que j'ai acceptée ainsi que du matériel terminologique. Seul hic, elle ne m'établit pas de bon de commande en bonne et due forme. Uniquement un document Excel où figure le nombre de mots et le prix, mais pas le nom de l'agence, ni le mien.
Je trouve cela très étrange. Et vous ? Merci de vos conseils.

Flore


 

DorothyX (X)
France
Local time: 21:35
Faites un devis Dec 10, 2015

précis, avec le nombre de mots, le prix unitaire, et le prix total H.T. et T.T.C., le délai de livraison, ce qui est compris dans le prix et ce qui ne l'est pas (PAO, relecture par une tierce personne, par exemple) et toutes les autres précisions nécessaires et obligatoires (adresses des deux parties, etc. etc.).
Puis attendez la confirmation expresse du devis par mail.


 

Sophie Dzhygir  Identity Verified
France
Local time: 21:35
Member (2007)
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Oui et non Dec 10, 2015

Il y a beaucoup d'agences qui ne font pas de bdc en bonne et due forme, et ce n'est pas très grave. A chacun de voir s'il veut prendre le risque ou pas, mais a priori, les conditions récapitulées dans le corps d'un e-mail font foi.
Ce qui est un peu bizarre, c'est de prendre la peine de créer un document séparé mais de ne pas faire figurer de coordonnées dedans. Pour le coup, ça n'a aucune valeur. Donc, à ta place, soit je ferais valider le tout par e-mail, directement dans le corps du texte, soit je demanderais à ce que les coordonnées des deux parties figurent dans le bdc Excel.


 

Andrea Halbritter  Identity Verified
France
Local time: 21:35
Member (2014)
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Ce n'est pas si rare que ca Dec 10, 2015

Il y a pas mal d'agences qui fonctionnent sans bon de commande.

Personnellement, je propose aussi de la gestion de projet et je n'en établis jamais. On fixe tout par mail.

Par contre je ne comprend pas non plus pourquoi ils ont créé ce document Excel.

[Modifié le 2015-12-10 15:11 GMT]


 

nordiste  Identity Verified
France
Local time: 21:35
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restons pragmatiques Dec 10, 2015

Est-ce que les coordonnées de l'agence figurent au complet dans la signature de ton correspondant par mail (y compris les éléments nécessaires à la facture, SIRET si France et n° de TVA UE.
Si non, méfiance : il faut d'abord clarifier ce point avant d'aller plus loin.
Si oui : comme déjà suggéré, je propose de résumer en réponse à ce mail les points importants :
tarif unitaire et base de calcul, volume de cette livraison, montant total , délai de livraison et de signer avec tes coordonnées complètes. Et tu leur demandes de confirmer par retour.

Ceci dit, je travaille pour une agence qui me demande de remplir un tableau Excel avec les volumes traduits et de joindre ce tableau à la facture. C'est un tableau simple sans coordonnées de personne, juste la date.
Mais les conditions ont été discutées et acceptées dans un échange de mails identifiés. Le tableau sert d'outil technique, je suppose qu'il est importé directement chez eux dans leur logiciel de gestion.

J'ai de plus en plus rarement de vrais bons de commande à part, sur papier à en-tête, envoyés en pièce jointe. Mais dans les mails il y a toujours une signature complète avec les coordonnées de l'agence.


 

Sheila Wilson  Identity Verified
Spain
Local time: 20:35
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Tout doit être écrit - n'importe où Dec 10, 2015

Personnellement, je déteste recevoir les bons de commande. Heureusement, j'ai eu seulement environ dix agences en vingt ans qui les ont utilisés. Je préfère mettre en noir et blanc MON comptage de mots, prix unitaire et montant total. Je confirme le délai de livraison négocié.

Si c'est la première commande j'insiste sur MES délais de paiement, je demande leurs coordonnées pour la facture (ainsi que tout autre mention nécessaire) et j'exige leur confirmation et acceptation explicite du contrat (qui n'est que l'échange de mails). Sans adresse, c'est impossible de rédiger une facture légale, donc impossible de chercher son règlement.

Si vous avez la moindre doute, faites d'autres vérifications plutôt d'insister sur un bon de commande. Rien ne va vous aider à être payé si le client est un arnaqueur. N'oubliez pas que le vol d'identité est l'arnaque du moment. http://www.proz.com/about/translator-scam-alerts/


 

flore7
Local time: 21:35
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TOPIC STARTER
Merci Dec 10, 2015

Merci à tous pour vos réponses. Entretemps la situation s'est clarifiée et il on fini par m'envoyer un bon de commande. Vu que c'est la première fois que je travaille pour eux je préférais que les choses soient bien claires. Mais ce que je retiens de tous vos mails c'est que vous travaillez souvent à partir d'un simple accord par e-mail. A vrai dire je ne savais pas trop que c'était possible.
Bonne soirée à tout le monde,


Florence


 

fabien laurent
Denmark
Local time: 21:35
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Le bon de commande n'est pas obligatoire mais le numéro oui Dec 10, 2015

Bonjour,

je travaille en tant que chef de projets pour une agence de traduction.

Je peux vous confirmer qu'en tant que chef de projets, il est compliqué et inefficient de réaliser des BDC (comme payer par chèque ou signer des documents).

En revanche,

vous devez disposer d'un numéro de commande, c'est grâce à cela que vous pouvez gérer vos factures. (Qui paie quoi, quand et pourquoi).

Ainsi,

vous pourrez tracer le travail effectué et réconcilier votre comptabilité avec l'agence de traduction.

Pour faire simple:
Un numéro de commande doit correspondre à un montant.
Ce montant est négocié avant la confirmation de la mission.
A la fin de chaque mois, les numéros de commandes doivent figurer sur la facture avec le montant total.
Il n'est donc pas nécessaire de spécifier systématiquement le nombre de mots ou le type de projets sur la facture.

Cette affirmation est pour moi valable, si et seulement si l'accord est ferme et préalablement fixé avant la confirmation de chaque mission.

J'espère que mon opinion à ce sujet pourra vous être utile.

Je reste à votre entière disposition pour toute information complémentaire.

Très cordialement,
Fabien Vernagallo


 

Sheila Wilson  Identity Verified
Spain
Local time: 20:35
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Avec VOTRE agence, peut-être Dec 10, 2015

Fabien Laurent wrote:
vous devez disposer d'un numéro de commande, c'est grâce à cela que vous pouvez gérer vos factures. (Qui paie quoi, quand et pourquoi).

On peut aussi utiliser un nom de fichier, ou un objet de mail, ou une date, ou ...


 

Sophie Dzhygir  Identity Verified
France
Local time: 21:35
Member (2007)
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+ ...
ou... ou... Dec 11, 2015

rien du tout. J'ai beaucoup de clients qui n'utilisent aucune référence d'aucune sorte que ce soit. Moi, ma facture contient toujours le numéro séquentiel de la commande dans le mois, le nom du client final, la date de livraison et la nature (traduction, relecture, langue...). Si le client veut un numéro de commande pour s'y retrouver, je l'indique, s'il n'en utilise pas, c'est qu'il n'en a pas besoin.

En lisant les contributions des uns et des autres, je pense à certains de mes clients, avec qui on est au niveau zéro de paperasserie : on s'est mis d'accord au départ sur le prix et le délai de règlement, et les échanges se limitent à : à quelle date pouvez-vous livrer ? / Je peux livrer le ... / OK !
Et ce sont dans l'ensemble les clients pour lesquels il est le plus agréable de travailler ! icon_wink.gif


 

Sheila Wilson  Identity Verified
Spain
Local time: 20:35
Member (2007)
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Le minimum, peut-être? Dec 11, 2015

Mon client préféré m'envoie de temps en temps deux ou trois fichers dans une journée. Ils ont tous la même délai de livraison, le prix est déjà connu, l'objet du mail fonctionne comme référence. Le premier de la journée comprend quelques formules: bonjour, merci etc. Le deuxième est souvent "et un autre" de sa part, et "OK" de ma part.

Cela fonctionne très bien.


 

nordiste  Identity Verified
France
Local time: 21:35
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+ ...
le contexte, encore et toujours Dec 11, 2015

Toutes les situations sont possibles selon le contexte.
Il y a les nouveaux clients avec qui il faut être prudent et s'assurer que tout est bien clair AVANT de commencer : donc un bon de commande ou un mail très détaillés.
Il y a les clients de longue date avec qui un accord a été passé sur les prix et il suffit à chaque fois de préciser le délai de livraison et certaines spécificités d'un projet.
Il y a les grosses structures avec un service comptable et des procédures de validation interne qui exigent un numéro de commande, des noms de fichiers normalisés, un envoi de la facture à une adresse différente de celle utilisée pour le chef de projet etc. Et je ne parle de la signature de documents annexes comme contrat, NDA, attestations fiscales etc.
Il y a les petites agences à taille humaine, ce qui n'exclut pas un numéro de commande transmis par mail, avec une communication plus souple, souvent par téléphone.
etc...
Dans tous les cas, même si le contact est téléphonique, il est prudent d'attendre la confirmation de la demande par mail avant de se précipiter.


 


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