Accords de confidentialité et pièces comptables
Thread poster: BlevHirBzh

BlevHirBzh
France
Local time: 23:17
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+ ...
Sep 24

Bonjour.

Dans le cadre d'un accord de confidentialité avec une agence de traduction, qu'en est-il le plus souvent de la gestion des pièces comptables (devis et factures du prestataire, bons de commande envoyés par l'agence) ?
Ne peut-on pas les montrer en cas de contrôle ? Est-il préférable de les imprimer pour les conserver dans des classeurs ou plutôt de les enregistrer sur une clé USB (ou bien les deux) ?

Merci d'avance pour vos réponses.


Laurent Mercky
 

Thomas T. Frost  Identity Verified
Member (2014)
Danish to English
+ ...
Éviter Sep 24

Mieux vaut éviter de signer un accord de confidentialité qui interdit la communication de ce genre de document, car ça peut être nécessaire de les communiquer aux comptables, avocats, agences de recouvrement, tribunaux, mandataires, autorités, etc., selon la situation. En tout cas, l'accord devra permettre ce genre de communication nécessaire et raisonnable.

Hedwig Spitzer Cáceres
Sheila Wilson
Teresa Borges
 

BlevHirBzh
France
Local time: 23:17
German to French
+ ...
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Pas de précision... Sep 24

Bonsoir, et merci pour votre réponse.

Rien n'était précisé concernant les documents comptables.


 

Ph_B
France
Local time: 23:17
Member (Jan 2019)
French
+ ...
Des accords de confidentialité ? Pour quoi faire ? Sep 24

Honnêtement, je ne suis pas sûr de comprendre la question et ne voyez là aucun sarcasme. Je n'en comprends ni le sens ni les mesures que vous proposez.

Aucun accord ne peut aller à l'encontre de la législation, française ou exotique, et si une administration compétente vous demande de fournir des pièces comptables, je me permets de vous conseiller de vous exécuter, quoi qu'en pense l'agence - ce dont on se fiche éperdument au demeurant. En ce qui concerne le format ou le s
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Honnêtement, je ne suis pas sûr de comprendre la question et ne voyez là aucun sarcasme. Je n'en comprends ni le sens ni les mesures que vous proposez.

Aucun accord ne peut aller à l'encontre de la législation, française ou exotique, et si une administration compétente vous demande de fournir des pièces comptables, je me permets de vous conseiller de vous exécuter, quoi qu'en pense l'agence - ce dont on se fiche éperdument au demeurant. En ce qui concerne le format ou le support, comme on dit maintenant, vous verrez avec les fonctionnaires concernés, le moment venu.

Quant au reste, la confidentialité des transactions commerciales va de soi - hors du cadre légal. On ne va pas raconter à des tiers ce qu'on fait avec telle ou telle société, à moins naturellement de vouloir utiliser cette information comme levier ou à titre de comparaison au cours d'une négociation, mais on doit rester discret. Cela s'appelle la décence.

Les sociétés ou courtiers d'assurance ou de réassurance (parmi les plus importants de France et d'ailleurs) et les cabinets d'avocats (dossiers d'assurance) avec lesquels je travaille ne m'ont jamais, je répète : jamais, demandé de signer aucun machin de ce genre et compte tenu de certaines affaires, leur demande aurait été justifiée.

Dans ces conditions, je ne vois pas pourquoi des agences de traduction en auraient besoin (quelles que soient leurs excuses). En tant qu'indépendants, nous sommes libres d'exercer comme nous l'entendons (dans le respect des lois) et surtout, de ne pas donner l'impression de nous soumettre à des demandes aberrantes pour quelques euros bien hypothétiques.

Chez moi, ces demandes vont directement au panier, mais j'ai la courtoisie de répondre à leurs auteurs en leur indiquant le lieu le plus proche où ils peuvent aller paître.
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Carla Guerreiro
Philippe Etienne
Nikki Scott-Despaigne
Daryo
 

Sara Massons  Identity Verified
France
Local time: 23:17
Member (2016)
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+ ...
La loi est toujours supérieure au contrat Sep 25

Bonjour,

Je suis en partie d'accord avec le commentaire de Ph_B : dans tous les cas, si une entité légale nous demande de fournir des documents quels qu'ils soient, nous sommes tenus de le fournir. Même les médecins, avocats et autre professions réglementées peuvent être contraints par la loi de donner des informations sur leurs patients le cas échéant.

Par ailleurs, la confidentialité concernant les informations commerciales est une évidence absolue dans n'
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Bonjour,

Je suis en partie d'accord avec le commentaire de Ph_B : dans tous les cas, si une entité légale nous demande de fournir des documents quels qu'ils soient, nous sommes tenus de le fournir. Même les médecins, avocats et autre professions réglementées peuvent être contraints par la loi de donner des informations sur leurs patients le cas échéant.

Par ailleurs, la confidentialité concernant les informations commerciales est une évidence absolue dans n'importe quel type de travail mais, et c'est là que mon avis diffère du précédent, les entreprises ne peuvent légalement nous reprocher d'avoir divulgué plus ou moins accidentellement dont la confidentialité n'aurait pas explicitement été spécifiée par écrit signé.

Petit exemple :
Un client, disons une entreprise novatrice dans l'un de mes secteurs d'activité, m'envoie à traduire un article de blog sur une nouvelle technologie en cours de développement. Le client a prévu de publier l'article après la commercialisation de la technologie en question mais ne spécifie pas que le contenu de l'article est confidentiel. Bien entendu, parce que je m'impose à moi même la règle édictée ci-dessus, je ne parlerais à personne de cette technologie, pas même aux membres de ma famille les plus proches. Cependant, si le client ne spécifie pas que ces informations sont confidentielles, il ne pourra pas légalement me demander une compensation financière si les informations contenues dans l'article étaient divulguées. Son seul recours sera de ne plus jamais me confier de travail ce qui sera une perte pour moi mais pas une compensation pour le client. En revanche, si nous avons préalablement signé un accord de confidentialité "générique" incluant, comme c'est souvent le cas, "tout document, production, technologie... (la liste est souvent très longue pour éviter les omissions)... est strictement confidentiel et ne doit être divulgué d'aucune manière à personne y compris après la fin du contrat (ou quelque soit la formulation)", le client pourra très facilement me demander une compensation financière conséquente (selon les termes de l'accord de confidentialité) pour la perte occasionnée.

Je signe toujours les accords de confidentialité si le travail me plaît et que le client accepte mon tarif et dans le cas où le client ne propose aucun contrat, je renvoie vers les CGV proposées par la SFT qui incluent un paragraphe sur le sujet. Aucun accord ne sera plus strict que la règle absolue que je m'impose à savoir que je ne parle jamais du contenu de mon travail à quiconque sauf demande légale. Si, pour des raisons commerciales ou dans le cadre d'une recherche terminologique, j'ai besoin de divulguer certains éléments, soit je demande l'accord du client, soit je m'arrange pour qu'il soit impossible d'identifier précisément le client. Dans tous les cas, je m'arrange pour qu'il soit impossible d'en tirer quelque information commerciale, personnelle ou industrielle que ce soit, sauf lorsque ma traduction est diffusée au grand public par le client lui même.
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Carla Guerreiro
 

Ph_B
France
Local time: 23:17
Member (Jan 2019)
French
+ ...
CGV proposées par la SFT Sep 25


je renvoie vers les CGV proposées par la SFT qui incluent un paragraphe sur le sujet.


Tout à fait d'accord. J'ai effectivement oublié de préciser dans mon message que ma version des CGV de la SFT (légèrement modifiées par un juriste) sont envoyées avec chacun de mes devis et les choses sont donc claires : aucun accord de confidentialité n'est nécessaire si le devis est accepté.


Carla Guerreiro
 

Nikki Scott-Despaigne  Identity Verified
Local time: 23:17
French to English
* Sep 25

Post suprimé. Tout ce que j'aurais voulu dire a déjà été dit par Ph_B.

[Edited at 2019-09-25 15:24 GMT]


 

Laurent Mercky
France
Local time: 23:17
Member (Jul 2019)
Chinese to French
+ ...
rester simple Sep 25

BlevHirBzh wrote:

Bonjour.

Dans le cadre d'un accord de confidentialité avec une agence de traduction, qu'en est-il le plus souvent de la gestion des pièces comptables (devis et factures du prestataire, bons de commande envoyés par l'agence) ?
Ne peut-on pas les montrer en cas de contrôle ? Est-il préférable de les imprimer pour les conserver dans des classeurs ou plutôt de les enregistrer sur une clé USB (ou bien les deux) ?

Merci d'avance pour vos réponses.


Bonjour,
Tout a été dit, donc pas beaucoup à rajouter
mais malgré tout, seul le devis est soumis à confidentialité, la loi française implique que toute facture finale est un DOCUMENT OFFICIEL PUBLIQUE.
De ce fait, vos clients/agences n'ont pas le droit d'exiger la confidentialité sur vos factures.
Enfin, AUCUNE administration comptable n'est autorisée à regarder le contenu de votre travail, là aussi pour des questions de confidentialité, apparemment seuls les tribunaux dans des contentieux s'y rapportant ont le droit de vous demander de baisser ce voile de la confidentialité.
Par exemple, imaginons que vous ayez traduit un certificat de naissance ou un livret de famille, un compte bancaire d'un client etc etc... tout ce que la France aura le droit de vous demander est de prouver l'existence du travail comptable, donc les factures ou éventuellement vos déclarations auprès de l'URSSAF.
Par-contre, pour des raisons de sécurité et de durée de conservation de vos documents comptables, il vaudrait mieux les garder sur une clef USB et garder cette clef dans un endroit que vous ne risquez pas d'oublier.


Carla Guerreiro
 

Schtroumpf
Local time: 23:17
German to French
+ ...
@ Laurent Sep 26

"seul le devis est soumis à confidentialité, la loi française implique que toute facture finale est un DOCUMENT OFFICIEL PUBLIQUE"
Pardon, pouvez-vous me donner la loi qui déclare que les factures sont publiques ? Cela m'étonnerait vraiment. Tel que vous l'avez formulé, je comprends que je pourrais arriver demain chez vous pour vous demander vos facturations puisque ce sont des documents PUBLICS.
A moins que vous ne pensiez à des factures émises dans le cadre d'une commande p
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"seul le devis est soumis à confidentialité, la loi française implique que toute facture finale est un DOCUMENT OFFICIEL PUBLIQUE"
Pardon, pouvez-vous me donner la loi qui déclare que les factures sont publiques ? Cela m'étonnerait vraiment. Tel que vous l'avez formulé, je comprends que je pourrais arriver demain chez vous pour vous demander vos facturations puisque ce sont des documents PUBLICS.
A moins que vous ne pensiez à des factures émises dans le cadre d'une commande publique ???
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Carla Guerreiro  Identity Verified
France
Local time: 23:17
French to Portuguese
+ ...
Dans le cadre d'un contrôle Sep 27

Schtroumpf wrote:

"seul le devis est soumis à confidentialité, la loi française implique que toute facture finale est un DOCUMENT OFFICIEL PUBLIQUE"
Pardon, pouvez-vous me donner la loi qui déclare que les factures sont publiques ? Cela m'étonnerait vraiment. Tel que vous l'avez formulé, je comprends que je pourrais arriver demain chez vous pour vous demander vos facturations puisque ce sont des documents PUBLICS.
A moins que vous ne pensiez à des factures émises dans le cadre d'une commande publique ???


Bonjour Schtroumpf,

Dans le cadre d'un contrôle, on est censé montrer nos factures, tout simplement. C'est pourquoi il s'agit de documents publics, c'est-à-dire, non soumis à des accords ou règles de confidentialité.


 

Schtroumpf
Local time: 23:17
German to French
+ ...
Bonjour Carla Sep 27

Je ne vois toujours pas en quoi mes factures ou les vôtres seraient "publiques". L'administration elle-même est tenue à la confidentialité stricte si elle souhaite nous contrôler, et à part quelques instances publiques, personne ne peut exiger leur communication. L'adjectif public suppose que le public ait accès à qqc.

Voir définition (citée en fin de post) :
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Je ne vois toujours pas en quoi mes factures ou les vôtres seraient "publiques". L'administration elle-même est tenue à la confidentialité stricte si elle souhaite nous contrôler, et à part quelques instances publiques, personne ne peut exiger leur communication. L'adjectif public suppose que le public ait accès à qqc.

Voir définition (citée en fin de post) :
https://rm.coe.int/l-acces-aux-documents-publics-guide-direction-generale-des-droits-de-l/1680696618

Désolée si je pinaille ! Mais pour les traducteurs que nous sommes, la précision des termes a son importance. C'est peut-être même le fond de la question posée ici : Comment mon client peut-il "contrôler" que je respecte l'accord de confidentialité ? Justement, il ne pourra en aucun cas me demander l'intégralité de mes factures.

"La Recommandation Rec(2002)2 définit les « documents publics » comme étant « toutes informations enregistrées sous quelque forme que ce soit, rédigées ou reçues et détenues par les autorités publiques et qui ont un lien avec la fonction administrative, exception faite des documents qui sont en cours de préparation."
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Carla Guerreiro  Identity Verified
France
Local time: 23:17
French to Portuguese
+ ...
La question n'est pas la définition... Sep 27

Schtroumpf wrote:

Je ne vois toujours pas en quoi mes factures ou les vôtres seraient "publiques". L'administration elle-même est tenue à la confidentialité stricte si elle souhaite nous contrôler, et à part quelques instances publiques, personne ne peut exiger leur communication. L'adjectif public suppose que le public ait accès à qqc.

Voir définition (citée en fin de post) :
https://rm.coe.int/l-acces-aux-documents-publics-guide-direction-generale-des-droits-de-l/1680696618

Désolée si je pinaille ! Mais pour les traducteurs que nous sommes, la précision des termes a son importance. C'est peut-être même le fond de la question posée ici : Comment mon client peut-il "contrôler" que je respecte l'accord de confidentialité ? Justement, il ne pourra en aucun cas me demander l'intégralité de mes factures.

"La Recommandation Rec(2002)2 définit les « documents publics » comme étant « toutes informations enregistrées sous quelque forme que ce soit, rédigées ou reçues et détenues par les autorités publiques et qui ont un lien avec la fonction administrative, exception faite des documents qui sont en cours de préparation."


Re-bonjour Schtroumpf,

La question n'est pas la définition de "public", mais le fait que nous sommes censés présenter nos factures lors d'un contrôle par les autorités compétentes (URSSAF, centre des impôts, etc). C'est en ce sens-là qu'elles sont "publiques", dans le sens de "non-confidentielles" (et pas dans le sens selon lequel le public pourrait en avoir l'accès).

Franchement, ce n'est pas la peine de s'attarder à ce genre de question, le commentaire de Laurent étant très clair.


Laurent Mercky
 

Schtroumpf
Local time: 23:17
German to French
+ ...
Donc on est bien d'accord Sep 28

Les factures ne sont pas publiques mais doivent évidemment être présentées aux autorités, NDA ou pas.
Quant à la présentation de nos factures à d'autres acteurs que ceux de l'État ou de la Commission européenne, je pense que la confidentialité reste la règle (la présentation des factures peut cependant être exigée pour obtenir des marchés publics).

Tout était peut-être clair pour vous, Carla, et tant mieux. Cependant, la question initiale parlait juste de "c
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Les factures ne sont pas publiques mais doivent évidemment être présentées aux autorités, NDA ou pas.
Quant à la présentation de nos factures à d'autres acteurs que ceux de l'État ou de la Commission européenne, je pense que la confidentialité reste la règle (la présentation des factures peut cependant être exigée pour obtenir des marchés publics).

Tout était peut-être clair pour vous, Carla, et tant mieux. Cependant, la question initiale parlait juste de "contrôle" sans dire par qui, et comme mon collègue Ph_B avant moi, je n'étais pas sûre d'en avoir saisi l'enjeu.
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