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Kunde schickt "dead PDF" und beschwert sich danach über Word
Thread poster: rziegler

rziegler  Identity Verified
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Nov 9, 2012

Hallo,

ich bin mal gespannt, was ihr über folgendes denkt:

Ein Kunde hat mir ein mehrseitiges "dead PDF" geschickt. Auf Nachfrage, ob auch ein Word-Dokument vorliegt, war die Antwort nein. Also habe ich das "dead PDF" so gut es ging mit einem Programm in ein Word-Dokument umgewandelt und dieses übersetzt.

Jetzt beschwert sich der Kunde jedoch darüber, dass an einigen Stellen größere "Spalten" zwischen den Wörter sind und dass einige Buchstaben in einigen Wörtern näher an den anderen sind als es bei anderen Wörtern der Fall ist. Sowas passiert jedoch, wenn man ein "dead PDF" umwandelt und es ist meiner Meinung nach nach so einem "Service" nicht meine Arbeit, das komplette Dokument perfekt zu formatieren, wenn sowieso andere Menschen daran arbeiten, mein übersetztes Dokument in das Original zu kopieren.

Was denkt ihr darüber? Ist es wirklich meine Aufgabe, mir die sehr unhöflich formulierten E-Mails wirklich zu Herzen zu nehmen und die Formatierung zu ändern? Oder ist das die Arbeit der Person(en), die sowieso daran arbeiten, meine Übersetzung ins Original zu kopieren?

Was würdet ihr an meiner Stelle machen?

Liebe Grüße,
Ramona


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Siegfried Armbruster  Identity Verified
Germany
Local time: 11:54
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Na ja, kommt drauf an Nov 9, 2012

Ich nehme mal an, dass du mit "dead" PDF eine Datei meinst, die ein Bild enthält, und du diese mit einem OCR Programm in Word umgewandelt hast. Ist eigentlich aber auch egal, selbst wenn es eine andere Datei war, die "Text" in dem PDF enthält. Wir machen das regelmäßig und wenn man die richtigen Tools benutzt ist es recht einfach hinterher die Word datei s anzupassen, dass die von dir beschriebenen Probleme nicht auftreten. Allerdings machen wir den Kunden von Anfang an darauf aufmerksam, dass eine Konvertierung erforderlich ist, dass deshalb das Originalformat möglicherweise nicht umsetzbar ist und dass es in jedem Fall zusätzliche Kosten verursacht.

Wenn wir den Kunden vorher informiert haben (und das tun wir immer) hat es noch nie wegen der Formatierung Probleme gegeben.

Es hängt also davon ab, was du mit dem Kunden vorher ausgemacht hast. In deinem Fall hatte wohl der Kunde gewisse Erwartungen, und da du ihn vorher nicht auf die Problematik aufmerksam gemacht hast, ist er jetzt entäuscht. Das hätte sich verhindern lassen.

Was würden wir machen? Gute Frage, ich denke du solltest in Zukunft halt gleich deine Kunden auf die Problematik hinweisen, und dich für den zusätzlichen Service notfalls extra bezahlen lassen. In dem aktuellen Fall, kommt es darauf an, wieviel Aufwand notwendig ist, um das Dokument in ein für den Kunden akzeptables Format umzuwandeln - das kann man aus der Ferne nicht beurteilen.

[Edited at 2012-11-09 08:09 GMT]


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ibz  Identity Verified
Local time: 11:54
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Word Nov 9, 2012

Hallo Ramona
Vielleicht eine etwas naive Frage: Aber weshalb hast du so unterschiedliche Abstände zwischen den Wörtern bzw. Buchstaben, wenn du doch jetzt ein Word-Dokument hast? Da könntest du doch ganz einfach einen bestimmten Font wählen und das Problem wäre gelöst. Oder übersehe ich da was?
Gruss
Irene


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rziegler  Identity Verified
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Local time: 11:54
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Falsch Nov 9, 2012

@Siegfried Armbruster:

Der Kunde hatte schon einmal solch eine Datei geschickt und ich habe ihm zu der Zeit genau gesagt, dass ich nur übersetzen kann und mich nicht über das Format kümmern kann, das es wirklich sehr sehr kompliziert ist. Es ist nicht nur eine ganz normale Datei mit Sätzen, sondern eine Datei, die auf jeder Seite mindestens 15 Bilder hat mit Text darüber, darunter und an der Seite. Bei der ersten Datei gab es keine Probleme, obwohl es das gleiche war. Deshalb verstehe ich nicht, warum es jetzt ein Problem ist.

@ibz:
Das ist leider nicht so! Ich habe die gleiche Schriftart und die gleiche Schriftgröße, aber Word ändert die Abstände automatisch. Ich habe die Schriftart in Calibri umgeändert und so hat es kurzzeitig gepasst, jedoch will der Kunde alles in Times und sobald ich den Text wieder in Times umwandle, ist wieder das gleiche. Ich habe ein sehr qualitatives (nicht kostenloses) OCR Programm zum Umwandeln verwendet, aber da die Datei zu viele Bilder enthält, gibt es so viele Probleme mit der Schriftart. Das war anscheinend einfach zu viel für Word.

Liebe Grüße


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Rolf Keller
Germany
Local time: 11:54
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Das Prinzip von OCR Nov 9, 2012

rziegler wrote:

Ich habe die gleiche Schriftart und die gleiche Schriftgröße, aber Word ändert die Abstände automatisch. Ich habe die Schriftart in Calibri umgeändert und so hat es kurzzeitig gepasst, jedoch will der Kunde alles in Times und sobald ich den Text wieder in Times umwandle, ist wieder das gleiche.


Es nützt natürlich wenig, in einer von einem OCR-Program, ganz gleich welches, erzeugten Datei nur die Schriftart zu ändern. Da stecken doch Unmengen von Abstandsangaben drin (außer man weist das OCR-Programm an, "einfacher" zu formatieren, was in deinem Fall wegen des Layouts wohl nicht sinnvoll war). Viele dieser Abstandsangaben sind überflüssig oder falsch, ebenso wie auch manchmal ein Buchstabe in einer miminal abweichenden Größe erscheint. Das liegt in der Natur von OCR.

Um die Abstände in Ordnung zu bringen, muss die Zeichenformatierung des gesamten Douments gelöscht und ggf. neu gesetzt werden - das ist im günstigsten Fall eine Sache von 15 Sekunden: gesamtes Doument markieren, dann Format/Zeichen/Zeichenabstand. Mag sein, dass es manchmal besser ist, die Absatz- oder Zeichenvorlagen zu ändern, das Ändern der Schriftart alleine aber kann im allgemeinen Fall gar nicht funktionieren.


[Bearbeitet am 2012-11-09 09:10 GMT]


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Maria Teresa Pozzi  Identity Verified
Local time: 11:54
Member (2006)
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Erlebe ich auch oft Nov 9, 2012

Das Prolem mit der Formattierung (grössere Spalten, unterschiedliche Abstände zwischen den Wörtern usw.) kommt sehr oft vor und das kann man dann nachträglich in Word nur schwer beseitigen.
Welche sind die "richtigen Tools" von denen du sprichst, Siegfried, die das Problem lösen können?


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Siegfried Armbruster  Identity Verified
Germany
Local time: 11:54
Member (2004)
English to German
+ ...
Auch das kommt ganz darauf an Nov 9, 2012

teapozzi wrote:
Welche sind die "richtigen Tools" von denen du sprichst, Siegfried, die das Problem lösen können?


Leider gibt es nicht "das" Problem, sondern ganz unterschiedliche Probleme. Deshalb gibt es leider auch nicht "das Tool" um sie zu lösen. Es ist ganz unterschiedlich aber prinzipiell folgen wir immer den folgenden Bearbeitungsschritten:

Reinigen der PDF (z. B. in Finereader)
Strukturerkennung im PDF (es macht einen Unterschied, ob man in Finereader die Struktur automatisch erkennen lässt oder dies für jede Seite von Hand macht)
Umwandeln in Word (hier verwenden wir z. B. Adobe Acrobat XI pro oder Finereader)
Nachbearbeiten der Worddatei (hier kommen z. B. Word, CodeZapper und Advance Word Find Replace v 6.0 zum Einsatz).

Die Bearbeitung/Umwandlung von PDF in Word Dateien kann ein ziemliches Problem sein. Leider habe ich momentan nicht die Zeit (Deadlines), um hier genauer drauf einzugehen, aber ich bereite momentan ein Webinar zu genau diesem Thema vor, das ich wahrscheinlich in der zweiten Hälfte im Dezember oder Anfang Januar anbieten werde. Dort werde ich dann verschiedene Szenarien, den Einsatz unserer Tools und unsere Vorgehensweise vorstellen.






[Edited at 2012-11-09 09:53 GMT]


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rziegler  Identity Verified
Germany
Local time: 11:54
Member (2012)
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TOPIC STARTER
Wow! Nov 9, 2012

Siegfried Armbruster wrote:


Die Bearbeitung/Umwandlung von PDF in Word Dateien kann ein ziemliches Problem sein. Leider habe ich momentan nicht die Zeit (Deadlines), um hier genauer drauf einzugehen, aber ich bereite momentan ein Webinar zu genau diesem Thema vor, das ich wahrscheinlich in der zweiten Hälfte im Dezember oder Anfang Januar anbieten werde. Dort werde ich dann verschiedene Szenarien, den Einsatz unserer Tools und unsere Vorgehensweise vorstellen.




[Edited at 2012-11-09 09:25 GMT]


Das ist ja mal interessant! Geben Sie Bescheid, sobald der Termin feststeht?


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Siegfried Armbruster  Identity Verified
Germany
Local time: 11:54
Member (2004)
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+ ...
Termin wird bekannt gegeben Nov 9, 2012

rziegler wrote:
Das ist ja mal interessant! Geben Sie Bescheid, sobald der Termin feststeht?


Klar doch, ein Webinar ohne Teilnehmer wäre ziemlich langweilig


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Laurent KRAULAND  Identity Verified
France
Local time: 11:54
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Wenn die Formatierungsarbeit nicht bezahlt wird,... Nov 9, 2012

dann ist es für mich Haarspalterei.

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RWSTranslation
Germany
Local time: 11:54
Member (2007)
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Drei Problemfelder Nov 9, 2012

Hallo,

ich sehe hier drei Problemfelder.

1. Wie wandelt man eine PDF-Datei wieder in ein bearbeitbares Format um- Das ist eine rein technische Frage und es gibt Tools, Tipps und handwerkliches Können um dieses zu lösen. Kann man lernen und ist eigentlich nur eine Frage, wieviel Aufwand das erzeugt.

2. Wer bezahlt den Aufwand.

3. Miteinander sprechen.

Ursächlich scheint mir hier der dritte Punkt das Problem zu sein. Als kompetenter Auftragnehmer (Dienstleister) sehe ich mich in der Verantwortung meine Kunden zu beraten. Das bedeutet, dass ich vor Beginn der Arbeit, mir auffallende Problemfelder anspreche, Lösungen vorschlage und normalerweise eine Kostenkalkulation oder ein Angebot zur gewählten Lösung abgebe (ggf. auch in Form einer Auftragsbestätigung).

So vermeide ich genau die Situation, dass ein Kunde nachher vom Ergebnis der Leistung überrascht ist, oder den verursachten Aufwand nicht bezahlen will.

Viele Grüße

Hans


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svenfrade  Identity Verified
Germany
Local time: 11:54
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+ ...
Die entsprechenden Kommunikation ... Nov 9, 2012

DSC wrote:

3. Miteinander sprechen.

Ursächlich scheint mir hier der dritte Punkt das Problem zu sein. Als kompetenter Auftragnehmer (Dienstleister) sehe ich mich in der Verantwortung meine Kunden zu beraten. Das bedeutet, dass ich vor Beginn der Arbeit, mir auffallende Problemfelder anspreche, Lösungen vorschlage und normalerweise eine Kostenkalkulation oder ein Angebot zur gewählten Lösung abgebe (ggf. auch in Form einer Auftragsbestätigung).

So vermeide ich genau die Situation, dass ein Kunde nachher vom Ergebnis der Leistung überrascht ist, oder den verursachten Aufwand nicht bezahlen will.


... hatte ja wohl schon zuvor stattgefunden. Bei einem ähnlich gelagerten Auftrag würde ich auch keine Notwendigkeit sehen, das Ganze noch einmal „durchzukauen“.

rziegler wrote:
Der Kunde hatte schon einmal solch eine Datei geschickt und ich habe ihm zu der Zeit genau gesagt, dass ich nur übersetzen kann und mich nicht über das Format kümmern kann, das es wirklich sehr sehr kompliziert ist. Es ist nicht nur eine ganz normale Datei mit Sätzen, sondern eine Datei, die auf jeder Seite mindestens 15 Bilder hat mit Text darüber, darunter und an der Seite. Bei der ersten Datei gab es keine Probleme, obwohl es das gleiche war. Deshalb verstehe ich nicht, warum es jetzt ein Problem ist.


Und wenn der Kunde nur eine Übersetzung in Auftrag gegeben hat, muss man m. E. nicht automatisch davon ausgehen, dass er darüber hinausgehende Leistungen erwartet.


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Marinus Vesseur  Identity Verified
Canada
Local time: 02:54
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Dumm gelaufen.. Nov 9, 2012

.. kann man dazu nur sagen. Viele Kunden verstehen den Unterschied zwischen einen Scan und einen bearbeitbaren Text einfach nicht, und wenn man sich auf den Kopf stellt. Andererseits macht OCR Arbeit und die soll ja bezahlt sein. Also versucht man die Texterkennung und Formatierung schnell und preiswert zu erledigen, um wenigstens mit dem Übersetzungsauftrag Geld zu verdienen. Ein ziemlich bekanntes Szenario, ist den meistens von uns schon passiert und wird auch wieder passieren.

Was man machen soll, um dies zu vermeiden, ist von den Kollegen jetzt ausführlich erklärt. Funktionieren wird es leider trotzdem nicht immer, aber so oder so ist es sinnvoll, zu wissen, wie man OCR und nachträgliche Formatierung schnell und gut erledigen kann. Das von Siegfried angebotene Webinar interessiert mich deshalb auch sehr.

HTH

- Marinus


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Christian Schneider  Identity Verified
Germany
Local time: 11:54
Member (2008)
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+ ...
Ungleichmäßige Abstände ... Nov 9, 2012

erzeugt so manche OCR. Lässt sich aber in Word ganz simpel beheben.

Gesamten Text markieren.

Dann: Schriftart -> Erweitert - Skalieren auf 100 % setzen , Abstand auf normal setzen
Danach sollte Ruhe sein ...


Edith sagt gerade, das Rolf das schon erklärt hat ...

[Edited at 2012-11-09 20:59 GMT]


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LegalTrans D  Identity Verified
Turkey
Member (2003)
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Mal einen etwas anderen Weg gehen... Nov 9, 2012

PDFs sind häufig eine Plage. Besonders bei schlechter Qualität, aufwändiger Formatierung usw. Mir liegt jedoch immer daran, einen Auftrag möglichst geräuschlos abzuwickeln und den Kunden wirklich nur dann anzusprechen, wenn es nicht anders geht.

Also mache ich Folgendes:

* Wann immer ich einem Kunden meinen Preis nenne, folgt als Nachsatz: Für PDF und andere nicht bearbeitbare Formate berechne ich 1 Cent pro Quellwort extra. Damit ist dieses Thema im Vorfeld geklärt, es gibt später keine Diskussionen mit dem Kunden.

* Wenn ich PDF umwandle (mithilfe von ABBYY Fine Reader), generiere ich ein Dokument im Format .txt. Damit bin ich den meisten Formatierungsmüll los. Natürlich muss ich dann nachformatieren, aber bei dem zu .doc umgewandelten .txt habe ich dann tabula rasa und somit freie Hand. Ich habe mir übrigens angewöhnt, diese Arbeit extern zu vergeben, und zahle meiner Formatierungshilfe den 1 Cent pro Wort, den mir der Kunde zahlt. Win/win.

* Nun gibt es PDFs, an denen sich auch ABBY Fine Reader die Zähne ausbeißt: Hier habe ich 2 Strategien, beide ein wenig umständlich, aber den Umstand nehme ich in Kauf, weil ich mit einem CAT arbeite.

- Besteht das Dokument hauptsächlich aus Text und wird der Text aufgrund der schlechten Qualität nicht mehr richtig erkannt, dann diktiere ich das Originaldokument schon einmal in MS Word mithilfe von Dragon Naturally Speaking.

- Ist die Formatierung aufwändiger, dann drucke ich das Dokument aus und mache einen Scan. Ich gebe zu, das ist ein kleiner Umweg, aber am Schluss habe ich eine Datei, mit der ich arbeiten (sprich: sie in ein editierbares Format umwandeln) kann.

* Wenn es wirklich ganz eilig und recht komplex ist, mache ich dem Kunden nach Rücksprache eine zweispaltige Tabelle: links Quellsprache, rechts Zielsprache. Auch hier kann ich die Quellsprache diktieren, also kein großer Aufwand. Die Zielsprache diktiere ich dann im CAT, wie gewöhnlich.

Mit diesen Methoden habe ich noch alle kleingekriegt, ohne dass sich nachher ein Kunde über die Formatierung des übersetzten Dokuments beklagt hätte. Manches mag ein wenig umständlich erscheinen, ist es im Endeffekt aber nicht. Und ich kriege jede Menge PDFs.

Vorteil: Der Kunde erhält das gewünschte Resultat, für das er auch mit dem 1 Cent extra bezahlt hat. Es gibt keinen Ärger, und ich bin beim Kunden Mr. "No Problem". Das klingt vielleicht anmaßend, aber die Kunden scheinen das zu schätzen, und ich pflege diesen Ruf. Diskussionen mit dem Kunden nach der Lieferung einer Übersetzung sind Gift für die Kundenbeziehung; ich versuche, sie nach Möglichkeit zu vermeiden.

Und ich höre den Kommentar aus den Rängen: 1 Cent extra, reicht das denn?

Nein, es reicht nicht immer, aber meistens. Gelegentlich gewinnt man, manchmal verliert man. Im Durchschnitt liege ich jedoch auf Kurs.


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