Doppelzahlung trotz mehrfacher Hinweise, dass Betrag bereits beglichen
Thread poster: Sandra Westphal

Sandra Westphal  Identity Verified
Germany
Local time: 23:34
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Jun 25, 2013

Hallo zusammen,

ich schlage mich gerade mit folgendem Kuriosum herum:

Einer meiner englischen Kunden stellt derzeit seine Buchhaltung um, da der bisher damit beauftragte Dienstleister offenbar viel Chaos verursacht und Rechnungen nicht beglichen hat.
Ich selbst habe das Geld für meine Aufträge schon bekommen.

Gestern wollte der Kunde nun eine bestimmte Rechnung von mir erneut zugesandt bekommen, damit "ich mein Geld bekomme". Als ich darauf hinwies, dass ich den Betrag bereits erhalten habe, sagte man mir nur, dass die Rechnung nach ihren Aufzeichnungen noch nicht bezahlt wurde. Jetzt haben sie mir das Geld nochmal überwiesen.

Heute habe ich sie dann nochmals per Email darauf hingewiesen, dass ich den Rechnungsbetrag bereits am 08.05. erhalten habe und gefragt, wie wir diese Doppelzahlung handhaben können.

In seiner Antwort auf meine Email ging der Kunde auf diesen meinen Hinweis gar nicht ein - er schrieb nur, dass er das Geld gestern überwiesen habe und entschuldigte sich für die Unannehmlichkeiten.

Hallo?!

Was bleibt mir nun zu tun? Ist jemandem vielleicht etwas Ähnliches passiert?

Viele Grüße
Sandra


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Nicole Schnell  Identity Verified
United States
Local time: 14:34
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+ ...
Ja. Jun 25, 2013

Von einem Kunden in Neuseeland habe ich vor einigen Jahren für meine übliche monatliche Rechnung eine Doppelzahlung erhalten. Der Betrag war recht hoch (über 6000). Der Kunde hat darauf bestanden, dass der Betrag nur einmal von seinem Konto abgebucht wurde und hat die Rücküberweisung abgelehnt - ich wollte den Betrag nicht behalten, weil mir das Geld nicht gehört, und keiner von uns wollte ein Dieb sein. Wir haben uns darauf geeinigt, dass ich den Betrag abarbeite. Sollte seine Bank irgendwann den Betrag zurückfordern, hat der Kunde wenigstens Leistung dafür erhalten.

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Nicole Schnell  Identity Verified
United States
Local time: 14:34
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+ ...
Kontoauszug Jun 25, 2013

Ich habe meinem Kunden eine Kopie meines Kontoauszugs geschickt - alle nicht relevanten und persönlichen Informationen ausgeschwärzt, versteht sich - damit er Unterlagen zur Hand hat, um den Vorfall intern zu prüfen.

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Rolf Keller
Germany
Local time: 23:34
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Das Tierreich ist bekanntlich groß Jun 26, 2013

Sandra Westphal wrote:

Gestern wollte der Kunde nun eine bestimmte Rechnung von mir erneut zugesandt bekommen


Kein Problem. Dann sollte es aber eine bis zum i-Punkt bzw. bis zum letzten Bit identische Kopie sein. Sobald mehrere, aber nicht identische Versionen derselben Rechnung kursieren, kann es Ärger geben, nämlich mit dem Finanzamt oder – womit man gerade bei diesem Kunden rechnen muss – mit einem Buchhalter-Nachfolger, der im Chaos wühlt. Beide wittern dann womöglich Betrug, je nach den weiteren Umständen auch Geldwäsche.

Aus diesem Grund versende ich ausschließlich Rechnungen im PDF/A-Format. Dann ist es ausgeschlossen, dass irgendwer beim Kunden die versehentlich mit einem anderen Word-Version o. Ä. abspeichert und dadurch verändert.

Jetzt haben sie mir das Geld nochmal überwiesen.


Dann musst du das so buchen, dass du am Ende keine Steuern verloren hast, wenn du das Geld später mal zurückzahlst.

In seiner Antwort auf meine Email ging der Kunde auf diesen meinen Hinweis gar nicht ein - er schrieb nur, dass er das Geld gestern überwiesen habe und entschuldigte sich für die Unannehmlichkeiten.


Bei manchen Empfängern kann man gar nicht deutlich genug schreiben, was man meint. Die lesen/verstehen nur die Hälfte, lesen – in diesem Fall – irgendetwas von Rechnung und Bezahlung und klicken dann schon weiter.

Ist jemandem vielleicht etwas Ähnliches passiert?


Doppelten Geldeingang hatte ich schon mehrmals. Immer von demselben Kunden. Der hat sich artig für den Hinweis und die Rückzahlung bedankt.


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