Rechnungserstellung durch Kunden?
Thread poster: Peter Sass

Peter Sass
Germany
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Feb 16, 2015

Liebe KollegInnen,

wie geht Ihr damit um, dass einige Kunden nun in ihren Projektmanagementsystemen auch gleich die Übersetzungsrechnungen erstellen - ist das nicht 'verkehrte Welt'?

Sollten (und müssen) wir als Dienstleister nicht unsere eigenen Rechnungen ausstellen, anstatt dies dem Kunden zu überlassen – allein schon aus steuerrechtlichen Gründen, mit eigener (fortlaufender) Rechnungsnummer, (gescannter) Unterschrift etc.?

Und wenn solche Rechnungen nur auf dem Kundenserver erzeugt, aber nicht von uns versendet werden, wie lässt sich dann in einem etwaigen Streitfall der Zugang nachweisen?

Abgesehen von solchen eher rechtlichen Problemen, widerstrebt mir die Rollenumkehrung, zumal man mitunter einige Zeit warten muss, bis die Rechnung auf dem Kundenserver 'bereit' ist.
Und es besteht nicht zuletzt das praktische Problem, dass ich solche Rechnungen nicht in meinem eigenen Abrechnungssystem erstellen und verwenden kann (oder hierfür doppelt erstellen müsste), sodass ich entweder doppelte Arbeit oder weniger Überblick bezüglich der Rechnungen und Umsätze habe.

Was denkt Ihr dazu und wie geht Ihr damit um?

[Bearbeitet am 2015-02-16 15:33 GMT]


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Rolf Keller
Germany
Local time: 12:08
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Wenn das System rechtlich sauber arbeitet ... Feb 16, 2015

Peter Sass wrote:

Sollten wir als Dienstleister nicht unsere eigenen Rechnungen ausstellen, anstatt dies dem Kunden zu überlassen – allein schon aus steuerrechtlichen Gründen, mit eigener (fortlaufender) Rechnungsnummer, (gescannter) Unterschrift etc.?


Rechnungen hat man schon im Papierzeitalter grundsätzlich niemals unterschrieben. Wer macht denn so was?

Was die Rechnungsnummer angeht, so ist im Zweifel zunächst mal der Kunde der Dumme: Er ist es ja, der die Rechnung prüfen muss und der nach deutschen Recht den Vorsteuerabzug verliert, wenn er z. B. nicht merkt, dass die Nummer fehlt.

Jedenfalls: Ich akzeptiere das Verfahren nur, wenn ich selbst meine Rechnungsnummer online eintragen kann und die Rechnung auch sonst allen rechtlichen Anforderungen genügt. Und wenn sie als PDF erstellt wird, sodass sicher ist, dass jeder exakt dasselbe auf seinem Bildschirn sieht.

Und wenn solche Rechnungen nur auf dem Kundenserver erzeugt, aber nicht von uns versendet werden, wie lässt sich dann in einem etwaigen Streitfall der Zugang nachweisen?


So gut und so schlecht wie bei selbst erstellten Rechnungen, die man per E-Mail verschickt. Es sei denn, du verschickst selbst erstellte Rechnungen über einen Mail-Provider, der dir einen echten Zugangsnachweis liefert.

Davon abgesehen ist ja der Zugangsnachweis in der Praxis nicht übermäßig relevant: Wenn jemand behauptet, eine Rechnung nicht bekommen zu haben, dann schickt man eben ein Doppel hinterher, diesmal mit Rückschein. Man verliert also höchstens ein paar Cent an Zinsen.

zumal man mitunter einige Zeit warten muss, bis die Rechnung auf dem Kundenserver 'bereit' ist.


Länger als du selbst brauchen würdest?

Und es besteht nicht zuletzt das praktische Problem, dass ich solche Rechnungen nicht in meinem eigenen Abrechnungssystem erstellen und verwenden kann (oder hierfür doppelt erstellen müsste), sodass ich entweder doppelte Arbeit oder weniger Überblick bezüglich der Rechnungen und Umsätze habe.


Genau dasselbe denkt der Kunde auf seiner Seite des Tellerrandes auch ...


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Andrea Halbritter  Identity Verified
France
Local time: 12:08
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In der Tat: verkehrte Welt Feb 16, 2015

Sehe ich genauso.

Ich arbeite sehr wenig mit Agenturen, darunter nur eine, die ihre Rechnungen selbst erstellt. Mir widerstrebt das Ganze total. Schließlich ist die Agentur der Kunde und nicht andersherum.

Bisher habe ich es so gehandhabt, dass ich selbst auch eine Rechnung erstellt und sie der Agentur zugeschickt habe. Da diese aber auch alles Mögliche nach Gutdünken verändert hat (wie z. B. Zahlungsmodalitäten), habe ich die Zusammenarbeit mittlerweilen eingestellt.

Ich denke, wir sollten so ein Vorgehen konsequent ablehnen.

[Modifié le 2015-02-16 20:39 GMT]


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Erik Freitag  Identity Verified
Germany
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Member (2006)
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Rechnung Feb 16, 2015

Ich bin kein Jurist, aber meiner Meinung nach ist die Rechnung das, was ich erstelle und verschicke. Welche Dokumente der Kunde darüber hinaus noch erstellen möchte, geht mich weiter nichts an. Mit anderen Worten: Ich erstelle immer ganz normal meine Rechnung und verschicke die auch. Nur diese Rechnung erscheint in meiner Buchhaltung. Die vom Kunden erstellte "Rechnung" ist für mich irrelevant, solange der Betrag und die Zahlungsmodalitäten und alles weitere stimmen. Ist das nicht der Fall, muss der Kunde eben seine "Rechnung" solange anpassen, bis alles stimmt.

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Cetacea  Identity Verified
Switzerland
Local time: 12:08
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Gar nicht Feb 16, 2015

Welcher andere Dienstleister würde es sich gefallen lassen, dass der Kunde ihm seine Rechnung vorschreibt (im wörtlichen wie im übertragenen Sinn)? Mein IT-Fachmann z.B. jedenfalls sicher nicht!

Bis jetzt ist zwar noch keine der (wenigen) Agenturen, mit denen ich zusammenarbeite, auf diese abstruse Idee gekommen, aber falls doch, würde ich die Zusammenarbeit beenden. Denn wenn ich lese, dass Peter auch noch auf die Rechnungen warten muss, dann klingt das doch eher wie ein Trick, die Zahlung des geschuldeten Betrags hinauszuzögern...


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Steffen Walter  Identity Verified
Germany
Local time: 12:08
Member (2002)
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Es geht auch anders Feb 16, 2015

Grundsätzlich sehe ich das zwar ähnlich wie meine "Vorredner(inn)en", aber es geht auch anders: Einer meiner besten Kunden, den ich eigentlich nicht als Agentur, sondern als Übersetzungsbüro im Premium-Segment bezeichnen möchte, nutzt für die Auftragsabwicklung die Plattform "Online Translation Manager" - siehe http://www.lsp.net/online-translation-management.html - und erstellt in diesem System (sehr zügig nach Lieferung des jeweiligen Auftrags) Gutschriften, die in Form und Inhalt in jeder Hinsicht den Anforderungen an Rechnungen genügen und daher auch steuerlich keine Probleme aufwerfen.

Ausnahmen bestätigen also die Regel.


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Simon Diez  Identity Verified
Germany
Local time: 12:08
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Stimmt! Feb 16, 2015

Kann ich nur bestätigen, Steffen.icon_smile.gif Danke für die interessante Fragestellung. Bei "normalen" Agenturen schreibe ich selbst auch noch einmal eine Rechnung, die ich dann entsprechend in meiner Buchhaltungssoftware erfasse - egal was die Agentur in ihrem System macht.

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M-G  Identity Verified
Germany
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Nicht Rchnung sondern Gutschrift Feb 16, 2015

Ich stimme ebenfalls Steffen zu.
Der Kunde kann nicht die Rechnungen des Übersetzers schreiben aber sehr wohl eine Gutschrift über die vom Übersetzer erbrachten Leistungen.
Bei zwei meinen in Deutschland sitzenden Kunden (Agenturen) ist es der Fall. Der eine schreibt am Anfang des Folgemonats eine Gutschrift für die gelieferten Übersetzungen. Die Bereitstellung wird mir per Mail angekündigt und ich kann sie so oft herunterladen wie ich will, auch nach 5 Jahren.
Der andere Kunde erstellt für jede gelieferte Übersetzung eine Gutschrift, die ich in seinem System bestätigen muss, damit sie bezahlt wird. Ich lade sie natürlich herunter und drucke sie bei mir aus.
Mein Steuerberater hat dieses Verfahren noch nie beanstandet, denn es wird bei Dienstleistern oft verwendet.

[Bearbeitet am 2015-02-16 23:20 GMT]


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Andrea Halbritter  Identity Verified
France
Local time: 12:08
Member (2014)
French to German
+ ...
Einstellung dem Übersetzer gegenüber Feb 16, 2015

Auf die Rechnung habe ich bei der entsprechenden Agentur auch warten dürfen. Erstellt werden sollte sie jeweils am Monatsende, meist passierte das aber erst drei, vier Tage später.

Bezahlt werden sollte dann 60 Tagen nach Rechnungsdatum (was ich normalerweise auch nicht akzeptiere, mir aber irgendwann - entgegen meiner Geschäftsbedingungen - so "serviert" wurde), Überweisung kam dann aber auch nie pünktlich, sondern erst nach nochmaliger Aufforderung, so dass ich mehrfach insgesamt bis zu 100 Tage auf mein Geld wartete...

Schlussfolgerung: Für mich drängt sich der Eindruck auf, dass hinter solchem Verhalten eine bestimmte Einstellung dem Übersetzer gegenüber steckt, die mangelnden Respekt spiegelt. In diesem Fall auch von einer eher hochpreisigen Agentur... Für mich nicht hinnehmbar.

[Modifié le 2015-02-16 20:36 GMT]


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Rolf Keller
Germany
Local time: 12:08
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Gutschrift und Rechnung – das ist nicht immer ein Gegensatz Feb 17, 2015

M-G wrote:

Der Kunde kann nicht die Rechnungen des Übersetzers schreiben aber sehr wohl eine Gutschrift über die vom Übersetzer erbrachten Leistungen.


Im umsatzssteuerrrechtlichen Sinne (also unter dem für uns in praxi wichtigsten Aspekt) fallen bestimmte Gutschriften schon seit Jahrzehnten ganz offiziell unter die Benennung "Rechnungen".

Aus § 14 UStG: "Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird." Und weiter: "(...) eine Rechnung [kann] von einem (...) Leistungsempfänger für eine (...) Leistung des Unternehmers ausgestellt werden, sofern dies vorher vereinbart wurde (Gutschrift)."

Und was bedeutet "eine Rechnung schreiben" eigentlich genau? Eine Agentur, mit der ich schon gearbeitet habe, hat eine Auftragsverwaltungsoftware, die auf ihrem Server läuft. Da kann ich mich mit dem Browser einloggen und auf den Button "Rechnung erstellen" klicken. Dann erstellt diese Software in Sekundenschnelle unmd unter Berücksichtigung meiner auf dem Server gespeicherten Daten eine allen rechtlichen Ansprüchen genügende Rechnung als PDF, aber nicht in der Form einer Gutschrift, sondern inhaltlich und in der Form so, wie ich sie auf meinem Rechner selbst geschrieben hätte. Sie sieht genauso aus wie eien "normale" Rechnung in der Papierära. Nur muss der Kunde ihren Inhalt nicht in sein System eingeben.

Wer hat denn nun eine solche Rechnung "geschrieben"? Eine Software, die irgendwo läuft, aber erst auf meinen Klick hin aktiv wird und im Prinzip das tut, was ich will.

[Bearbeitet am 2015-02-17 10:26 GMT]

[Bearbeitet am 2015-02-17 10:26 GMT]


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Rolf Keller
Germany
Local time: 12:08
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Gummiformulierungen lassen sich interpretieren. :-( Feb 17, 2015

Cetacea wrote:

Denn wenn ich lese, dass Peter auch noch auf die Rechnungen warten muss, dann klingt das doch eher wie ein Trick, die Zahlung des geschuldeten Betrags hinauszuzögern...


Was hat Peter denn genau geschrieben? Vielleicht meint er ja nur, dass das System des Kunden ein paar Minuten zu Reagieren braucht oder nur einmal in der Nacht alle Rechnungen rausschickt, wenn der Server weniger belastet ist?


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