Come organizzate i vostri progetti?
Thread poster: Martina Rotondi

Martina Rotondi  Identity Verified
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Nov 23, 2017

Cari colleghi,

come organizzate i vostri progetti?Avete un semplice excel con la lista dei progetti in corso (data di consegna, n. di parole, importi...) oppure vi affidate a qualche programma? Insomma, quale ritenete sia il modo migliore per avere tutto sotto controllo, soprattutto quando si accavallano i lavori?

Un saluto e buona serata!
Martina


 

Tom in London
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Semplice Nov 23, 2017

Semplice: 2 cartelle;

1. Lavori in corso/lavori completati e ancora da fatturare a fine mese
2. Lavori fatturati e in attesa di pagamento.

Dopo il pagamento vanno in una cartella "archivio".

[Edited at 2017-11-23 15:08 GMT]


 

Cecilia Civetta  Identity Verified
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A mano Nov 23, 2017

Ho sempre un pezzettino di carta con la mia lista di lavori scritta a mano, così da 25 anni icon_biggrin.gif Funziona!!

Edit: poi ovviamente ho anche un foglio Excel per ogni cliente dove registro tutti i lavori!

[Edited at 2017-11-23 15:12 GMT]


 

Dragomir Kovacevic  Identity Verified
Italy
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un prospetto con fatture, scadenze, esiti ecc. Nov 23, 2017

Per i singoli progetti correnti, direi sia opportuno segnarli con pro-memorie nel programma di posta, sui singoli messaggi dell'incarico ricevuto, segnarli sui messaggi con cui uno invia il lavoro tradotto con il conteggio della traduzione, interpretariato, ecc, in modo di poter segnare quelle pro-memorie come completate quando uno invia il lavoro; un programma di posta come MS Outlook, ma anche Thunderbird, permette tutto questo.

Un prospetto - statistica dei lavori con i conteggi.
Un foglio di calcolo con molte colonne, alcune di loro denominate secondo il lessico anche fiscale e professionale, in modo di essere facilmente identificabili quando si crea il conteggio finale annuo. Inoltre, con delle formule fra le colonne.
Un esempio:
Nome cliente | Importo netto servizi | Rivalsa INPS 4% | Onorario a forfait | Totale servizio | R.A.| Spese a piè di lista | Sconto | Totale servizio, forfait, spese a pié lista | IVA |Imposta di bollo (per chi è nel Regime forf. | Totale da pagare | N° Fatt. | Data fatt. | Termini di pag | Scadenza | pag parziale | riscosso | rimasto non riscosso | Data valuta | Commento | Giorni ritardo pag | Ritardo espresso in interessi (9,5pct annui) | Ritardo espresso in moneta | conteggio trad | conteggio assever | conteggio rev | conteggio interp | conteggio docenza ling | editing multimed | conteggio trascriz | tipologia lavoro | tipologia cliente (agenzia, impresa, privato, tribunale, ente p, ecc. | cartelle | forfait | Cartelle virtuali derivanti dai forfait | parole | cliente nazionale/estero | Area svolgimento (nazionale, 1=comune, 2=provincia, 3=fino a 3 regioni, 4=oltre 3 regioni. internazionale UE, internazionale extra UE)

Nello stesso potrai aggiungere dei riassunti che sono più o meno, necessari e che derivano dalle somme e frazioni delle colonne predette. Per esempio in Italia, con il sistema degli Studi di Settore che non saprei dire se siano o no aboliti, era necessario che uno si tenga auto-aggiornato per facilitarci la vita nel momento di presentazione della Dichiarazione dei Redditi e perciò, qualcosa del seguente era necessario, o lo è ancora:

su estero:
ore lavorate:
settimane lavorate:
ore settimanali
Consumi
altre spese
Altro
Totale

Elementi specifici dell'attività:
totale cartelle
totale cartelle dai forfait
totale righe
totale parole
Giornate di interpretariato

tipologia attività:
interpretariato
traduzione
revisione
ecc ecc.

Spese di aggiornamento professionale
Compensi corrisposti a colleghi per sostituzioni alla "pari"
Compensi corrisposti ai professionisti che operano con partita IVA per prestazioni direttamente afferenti l'attività (esclusi quelli indicati nel rigo precedente
ore settimanali dedicati all'attività
Settimane di lavoro nel periodo di imposta
spese sostenute durante l'anno e rimborsate dal cliente a piè di lista


Tipologia clientela:
Centri di traduzione
Soc. di org. di convegni
Case editrici
Industria cine-televisiva
Autorità giudiziaria (trib. preture...)
Altre imprese ed esercenti arti e professioni
Enti pubblici
Privati
Altro

Area di svolgimento:
Nazionale
Internazionale UE
Internazionale, extra UE


La seconda scheda dello stesso foglio di calcolo si può usare per le proprie spese.


Martina Rotondi wrote:

Cari colleghi,

come organizzate i vostri progetti?Avete un semplice excel con la lista dei progetti in corso (data di consegna, n. di parole, importi...) oppure vi affidate a qualche programma? Insomma, quale ritenete sia il modo migliore per avere tutto sotto controllo, soprattutto quando si accavallano i lavori?

Un saluto e buona serata!
Martina



[Edited at 2017-11-23 15:55 GMT]

[Edited at 2017-11-23 15:56 GMT]

[Edited at 2017-11-23 16:56 GMT]

[Edited at 2017-11-24 08:50 GMT]


 

Daniel Frisano
Switzerland
Local time: 12:07
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Excel Nov 23, 2017

Foglione Excel con le seguenti colonne:

Stato (rosso = da cominciare, arancio = tradotto ma non revisionato, giallo = tradotto e fatta solo la prima revisione, verde = finito ma non consegnato, blu = consegnato)
Pagato (grigio = non fatturato, rosso = fatturato e non pagato, blu = pagato)

Data ricezione
Data consegna prevista
Data consegna effettiva
Cliente
N° rif. PO cliente
N° rif. interno mio

Tipo di lavoro (traduzione, revisione, altro)
N° parole/pagine/ore
Tariffa per parola
Eventuale sconto in %
Eventuale IVA
Totale soldini
N° fattura
Data di pagamento prevista
N° giorni di anticipo o ritardo sul pagamento
Importo pagato
Importo ancora dovuto

(Fuori quadro a destra, a fini statistici/informativi)
Titolo del lavoro
Campo (tecnico, scientifico, legale, finanziario, ecc.)


 

Martina Rotondi  Identity Verified
Austria
Local time: 12:07
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TOPIC STARTER
tante idee Nov 24, 2017

Molto interessante grazie a tutti!

Daniel, mi sembra una buona idea quella di utilizzare anche i colori, così basta uno sguardo per sapere lo status del progettoicon_smile.gif


 

Kathryn Britton
United Kingdom
Local time: 11:07
Italian to English
So complex.... Nov 24, 2017

I'm with Tom on this one .... simple, concise, effective and not time-consuming.....

 

Tom in London
United Kingdom
Local time: 11:07
Member (2008)
Italian to English
Simples Nov 24, 2017

Kathryn Britton wrote:

I'm with Tom on this one .... simple, concise, effective and not time-consuming.....


Separately, I also keep a spreadsheet of my income that looks like this (I've scaled it down to 75% real size):

hahhtxvhplabqipopamo.jpg

Needless to say I have deleted or changed all the data.

Invoices in red are awaiting payment. Invoices in black are paid. I update the exchange rate regularly.





[Edited at 2017-11-24 15:09 GMT]


 

Daniel Frisano
Switzerland
Local time: 12:07
Member (2008)
English to Italian
+ ...
Colori Nov 24, 2017

Martina Rotondi wrote:

Mi sembra una buona idea quella di utilizzare anche i colori, così basta uno sguardo per sapere lo status del progetto


Già, basta un colpo d'occhio e ti metti il cuore in pace. Al momento sono messo così (con i dati sensibili ovviamente nascosti):

h6q4egcnknis04nwm3bw.jpg

Riga 2113 - Ordinato il 27/10, da consegnare il 20/11, consegnato il 19/11 (prima colonna blu), non ancora fatturato (seconda colonna grigia).

2214 - Ordinato il 21/11, da consegnare il 23/11, consegnato il 22/11, già pagato (blu+blu).

2215 - Tradotto e fatta la prima revisione (prima colonna gialla), da consegnare lunedì, lo finirò per oggi, seconda colonna indefinita perché ovviamente la uso solo per quelli già consegnati.

2216 e 2217 - Solo tradotti, nessuna revisione (prima colonna arancione), da consegnare lunedì, li finirò tra oggi e domani.

2218 e seguenti - Non ancora cominciati, i due che si vedono sono in consegna per giovedì 30, speravo di finirli per lunedì 27 ma mi sa che non ce la faccio.

Nelle varie fasi i progetti si trasformano da pomodori a carote a peperoni a cetrioli (anche se al momento non ne ho - già finiti ma non ancora consegnati) a melanzane, che insomma non sono proprio azzurre, ma non mi viene di meglio come verdura.

[Edited at 2017-11-24 18:08 GMT]


 
Excel, ma gradualmente Nov 24, 2017

Ciao Martina,

faccio come Daniel e Dragomir, con un'enorme cartella Excel. Puoi iniziare in piccolo, anche con soli due fogli, e poi aggiungere man mano che ti servono altri dati.

Consiglierei quindi di iniziare con due cose: prima, tutti i dati che ti servono per ogni lavoro - numero tuo, nome cliente, nome lavoro, € a cartella/riga/parola, lavoro da fare, fatto, revisioni, note, nomi file, date, cartelle/ora, ecc.

Quando hai tutti i dati per ogni lavoro, potrai far vedere subito su un altro foglio i dati riassuntivi (quindi totale fatto (in parole/righe/cartelle)/da fare/fatturato/da fatturare/incassato, etc. Se metti questi dati tutti su una sola riga (anche lunghissima, perché intanto non dovrai mai guardarla) puoi creare una macro che, all'inizio di ogni giornata, copia tutti i dati e li inserisce sulla riga della data odierna. In questo modo avrai fotografato la situazione di ogni giorno/settimana/mese e potrai seguire l'andamento in futuro.

Con queste due cose fatte, potrai riposarti e tornare a lavorare, perché se ti ricordi di far eseguire la macro all'inizio di ogni giornata (per me la pagina diventa rossa e quindi non posso dimenticarmi) avrai i dati che ti serviranno per tutte le statistiche che vorrai in futuro.

Ora potrai creare un sacco di cose, man mano che ti vengono in mente o che ne hai bisogno. In base a ciò che ho fatto io posso suggerire cose tipo:

- una database con tutti i tuoi clienti (di nuovo, con tutti i dati, come tipo di settore, modo di pagamento, lingua, nazione, proforma o fattura, telefono, anno di inizio, ecc.). Questo si abbinerà ai primi due fogli e servirà per le fatture, statistiche, grafici, ecc.

- una scheda clienti (prendendo dal primo foglio, o uno storico di anni precedenti e dal database clienti) con lo storico delle tariffe per anno, fatturato per tariffa, fatturato per anno, ecc. Se avrai sempre segnato sia le battute che le parole, potrai fare i calcoli per parole, cartelle, righe, con medie a cartella/parola, e anche media di €/ora, ecc.

- una o più pagine di grafici, che ti fanno vedere cose tipo:
- fatturato/cartelle/parole giornaliere
- fatturato/cartelle/parole settimanali
- fatturato/cartelle/parole mensili
- fatturato/cartelle/parole annuali
- proiezione per l'anno
- media giornaliera per giorno della settimana (totalmente inutile ma ce l'ho)
- tariffa media per anno
- fatturato di oggi rispetto allo stesso giorno degli altri anni (inutile ma interessante)
- numero di clienti (nuovi/vecchi/totale) per anno
Sono spesso inutili queste cose ma possono spronarti a fare di più e tolgono sempre qualche curiosità.

- una pagina di note, se ti servono, che ti avvisa sul foglio principale ogni giorno in base a ciò che hai segnato.

- fatture automatizzate. Ho avuto qualche problema a creare questo ma ora apro un file Word che prende automaticamente i dati che vengono generati da Excel. Se ho riempito bene la prima pagina, devo solo controllare che tutto sia a posto e poi salvare il file Word o pdf. Collegandosi al database clienti, sa quando il cliente richiede l'IVA, il 4%, se faccio un conteggio forfait o a cartella, se è all'estero, in quale lingua scrivere, ecc. Come dico, ho penato non poco per farlo funzionare ma ormai sono alcuni anni che mi risparmia tantissimo tempo.

- incrociando i dati delle fatture, del tipo di lavoro, dell'anno di fatturazione, ecc., puoi fare tutti i calcoli per gli studi di settore in modo da non dover fare nessun conteggio.

- una pagina automatizzata per i pagamenti - prenderà i dati delle fatture e dovrai solo indicare quando arriva il pagamento. Ti avviserà di ogni ritardo.

- una pagina che ti fa vedere solo i lavori che hai in mano, quali sono le scadenze, ecc., anche in forma grafica, e che ti indica l'ordine in cui fare i lavori, quante cartelle devi fare al giorno, ecc.

- una pagina comparativa per i clienti, che ti fa vedere chi ti da più lavoro, come sono le tariffe, chi paga di più all'ora, ecc. Anche quale tipo di lavoro paga di più o di meno.

Insieme a tutti questi dati uso la stessa cartella anche per altro: una macro che mi fa i conteggi di DVX, una che mi calcola i preventivi (il Preventivometro - chi lo vuole può scrivermi e manderò una copia), ma anche altre cose, tipo l'esercizio fisico, il gasolio, ecc. Purtroppo, non offro di inviare il file Excel, tranne il Preventivometro, perché sarebbe incomprensibile a chiunque, visto che non ci sono istruzioni di nessun tipo e perché è creato per le mie esigenze personali, anche se originariamente volevo farlo per tutti.

Ci vuole tempo per fare una cosa del genere ma io ci lavoro ogni tanto da vent'anni, quindi se inizi bene con i primi due fogli (e uno storico a fine anno), va già bene così. Anche solo con la formattazione condizionale, saprai subito quali lavori sono da fare, fatturare, spedire, incassare, ecc., e puoi lasciare ogni altra cosa per dopo.


 

Sara Pisano  Identity Verified
Italy
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TO3000 Nov 30, 2017

Ciao Martina!

Io uso TO3000 praticamente da sempre, anzi l'ho acquistato quando di cliente non ne avevo nemmeno uno! Personalmente non potrei vivere senza, e a fine mese bastano 15 minuti per le fatture.
Sarà che sono pigra e non avevo voglia di mettermi a creare ogni cosa da zero in Excel... ma ammiro i colleghi che hanno fatto tutto da soli!

Buon lavoro,

sara


 

Daniel Frisano
Switzerland
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Excel versione 0.0 Dec 1, 2017

La soluzione di Cecilia è senz'altro valida.

Più volte ho pensato di sostituire la gestione informatica con un bel blocco notes, come facevo all'inizio. Svolgerebbe quasi esattamente le stesse funzioni, magari mettendoci appena un po' di più per le moltiplicazioni [tariffa a parola] x [numero parole] con la calcolatrice (o a mano!!).

Mi verrebbe a mancare solo la fatturazione semi-automatica a fine mese, però... chissà, potrebbe essere una soddisfazione anche metterci mezza giornata per le fatture, assaporando per bene i risultati del mese...


 


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