La importancia de la orden de compra (Purchase Order) _Modelo_
Thread poster: Beatriz Benítez

Beatriz Benítez
Spain
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Sep 23, 2004

Estimados colegas,

hace varios meses, desde el 1 de julio, para ser exactos, que me martillea en la cabeza el hecho de que una clienta que se anunció en el BB no me haya pagado por una traducción que hice.
Sé que mi caso es uno más (por desgracia) en esta profesión, pero aún así he querido compartir con ustedes esta mala noticia para que no bajemos la guardia. Bien, en realidad, éste era mi primer trabajo antes de salir de la universidad, puesto que me quedan apenas un par de asignaturas para terminar mis estudios, pero el chasco ya me lo he llevado, "la primera, en la frente"...supongo que alguna vez tenía que pasar por eso, pero la verdad es que no esperaba que fuera tan pronto...

Sé por el BB que hay otras personas que también han sido víctimas de esta señora o señorita, es por eso que les ruego encarecidamente se pongan en contacto conmigo de forma privada para contrastar información porque creo que sería de gran ayuda para todos. Podrán encontrarme en: bearpe@hotmail.com o beatriz.benitez@campus.uab.es

Muchas gracias a todos por la comprensión.
Buen fin de semana a todos (aquí en Barcelona mañana es fiesta

Beatriz

[Subject edited by staff or moderator 2004-09-25 19:19]


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Claudia Iglesias  Identity Verified
Chile
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La orden de compra y la factura: elementos indispensables de una transacción Sep 23, 2004

Estimada Beatriz

Conozco los detalles de tu caso y desgraciadamente no fuiste la única víctima de la misma persona, por lo que quisiera dar algunos consejos para los que se lanzan a trabajar por Internet por primera vez.

No es que me crea experta ni que no me haya llevado ningún fiasco, pero algo he aprendido.
La otra víctima que conozco de la misma persona me dijo que al ver que la persona que había puesto este job era traductora (por lo tanto colega) y miembro de ProZ, se había lanzado en esto con los ojos cerrados sin tomar ninguna precaución.
Me imagino yo que con ingenuidad se imaginó a alguien como ella, del otro lado del computador.
Pues no. Así como en la calle, en el autobús o en el súper puede haber un ladrón que nos vacía la cartera haciéndose pasar por un transeúnte o cliente tan común y corriente como nosotros, aquí, allá o en Internet (lo que equivale a decir en el mundo) hay de todo.
En algunos lugares no se hace una transacción sin previo acuerdo escrito y en otros pasar por el papel firmado es prueba de desconfianza. Mala suerte, puede ser que el cliente se ofenda, pero a la hora de la verdad, si tenemos que probar que había acuerdo, nos van a pedir papeles.
Tardé cierto tiempo en ver un verdadero Purchase Order, con el nombre del traductor y del cliente, las modalidades de pago, la descripción del trabajo (detallando cantidad de páginas o de palabras, precio por unidad y total) y del formato, la forma de entrega, el plazo de entrega y de pago con las pertinentes indicaciones sobre el banco. Me impresionó y lo encontré tan bonito que me hice uno estándar, en tres idiomas, y no espero a que me lo mande el cliente, si no lo hace espontáneamente, se lo mando yo. Me lo tiene que mandar de vuelta, firmado, por fax. Es nuestro contrato y nos protege a ambos por igual. Si yo no respeto el plazo de entrega o la presentación del trabajo, él puede alegar que no respeté mi contrato. Al final, el cliente se siente protegido al ver que trata con una persona seria y no se ofende ni lo toma como prueba de desconfianza. Hay que saber presentárselo.

Beatriz, tú averiguaste ahora que la dirección y el teléfono que te dio no existen. Uno no tiene el reflejo de llamar cuando está en otro país y que todo funciona bien por correo electrónico, pero vale la pena, sobre todo cuando se está en el mismo país. Yo estoy segura de que el cliente que llamé a los Países Bajos estaba tan sorprendido por mi llamada que no tuvo tiempo de inventarse un cuento.

Hay que saber que para evaluar en el Blue Board sólo se necesita haber trabajado para ese cliente, pero para lograr que esa persona no pueda poner más ofertas de trabajo hay que demostrar
- que se ha trabajado para esa persona
- que se le entregó el trabajo a tiempo y conforme a las especificaciones
- que se emitió una factura
- que no se obtuvo el pago
Y lo tienen que haber hecho dos (o tres, no estoy segura), víctimas de no pago.

A menudo los mensajes electrónicos demuestran que hubo transacción, pero la orden de compra y la factura son los elementos clave.
No se puede preguntar uno "¿cuándo tengo que pedir que me paguen?" si no se estipulaba el plazo de pago en la orden de compra. Y hay clientes que alegan que no deben nada porque no se les cobró nada (el traductor no emitió factura).
En la factura aparecerán algunos de los elementos que aparecen en la orden de compra, como los datos del cliente y del traductor, descripción del trabajo, detalle y total facturado y...fecha límite de pago (con modalidades) más penalidad por no pagar a tiempo.

Otro asunto es llegar a cobrarla efectivamente. Tres veces he tenido problema de pago, la primera fue uno de mis primeros trabajos, con un cliente local donde cometí, creo, todos los errores que puede cometer un principiante. Acepté un trabajo sin verlo, me entregaron un sobre con un paquete de hojas (el guión de una película), me dijeron "te pago tanto" y no tenía idea de cuántas páginas o palabras había. Al entregar el trabajo dije que valía el doble (a juzgar por lo que había salido), y me dijeron que me lo pagarían. Pero no lo vi nunca. Ningún acuerdo escrito, lo consideré mi lección n°1.
Los otros dos son muy recientes, y de montos pequeños, lo que no les quita importancia. A ambos les puse un 1 en el Blue Board. No duden en usar el BB, tanto para evaluar como para mirar los antecedentes del cliente.

Se ve todo tipo de tácticas entre los clientes sinvergüenzas, gente que paga los primeros trabajos, chiquitos, y luego los grandes no, gente que contacta a traductores a través de los perfiles para que la oferta no sea publicada (hay algún control en los trabajos publicados y se verifica que no sean los clientes expulsados). Así que no hay que tener vergüenza ni acomplejarse por mal pensado. Más vale pecar por mal pensado que ponérselo demasiado fácil a los frescos.

Saludos cordiales

Claudia



[Edited at 2004-09-25 02:28]


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Bernadette Mora  Identity Verified
Spain
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Morosos Sep 24, 2004

Querida colega,

Personalmete, creo que lo tienes un poco crudo para cobrar la traducción. Yo, por suerte (voy a cruzar los dedos), nunca me he encontrado en una situación parecida. No obstante, para evitar morosidades, nunca trabajo para agencias que tengan malas referencias. Afortunadamente para eso existe el BB.
Pero no te desanimes, ni tires la toalla. Hay agencias formidables y Proz está llena de ellas.
Suerte!
Un saludo,

Bernadette


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José Luis Villanueva-Senchuk  Identity Verified
Argentina
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Estimada colega... Sep 24, 2004

¿que tal?

Ayer te escribí por correo privado, cuando tu poZting todavía no había sido aprobado (contenía el nombre de la agencia/persona) para explicarte el procedimiento que Claudia, vuelve a explicar muy bien.

No he recibido comentarios/respuesta al correo-e. si no recibiste mi mensaje, me avisas y lo vuelvo a enviar.

José Luis

[Edited at 2004-09-24 14:40]


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Beatriz Benítez
Spain
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Gracias! Sep 24, 2004

Antes de nada, me gustaría dar las gracias a todo el equipo de moderadores que con toda rapidez han puesto (una vez más) toda la maquinaria en marcha para poder eliminar a estos sujetos indeseables que reciben traducciones "gratis" por su cara bonita, gracias! porque sin vosotros no sería posible.

Bien, voy a tratar de ser breve y de ordenar mi discurso por partes...

Como dice Bernadette, lo tengo muuuuuy crudo para cobrar la traducción puesto que no tengo factura y ya se van a cumplir casi tres meses desde que entregué la traducción. Como bien expone Claudia en su mensaje, a mi me pasó lo que a su amiga, confié que al otro lado del ordenador, si bien no necesariamente había una traducotra, sí una jefa o una secretaria con un poco de ética profesional...simplemente, fui un blanco fácil.

Digamos que mi gran problema es que no tengo factura y que tampoco tengo número de autónomo (quizá me equivoque con respecto a esto, pero es que leo una y otra vez los postings en que se habla sobre hacienda y el papeleo que hay que hacer, pero es que a mi se suena todo a chino...en la facultad no hay ninguna asignatura en la que se enseñen estas cuestiones...creo que eso es un error) Bueno, el resumen final es que estoy totalmente perdida y la única esperanza es que, tú, Claudia, me dejaras echarle un vistazo a este documento del que hablas aquí:

"Tardé cierto tiempo en ver un verdadero Purchase Order, con el nombre del traductor y del cliente, las modalidades de pago, la descripción del trabajo (detallando cantidad de páginas o de palabras, precio por unidad y total) y del formato, la forma de entrega, el plazo de entrega y de pago con las pertinentes indicaciones sobre el banco. Me impresionó y lo encontré tan bonito que me hice uno estándar, en tres idiomas, y no espero a que me lo mande el cliente, si no lo hace espontáneamente, se lo mando yo. Me lo tiene que mandar de vuelta, firmado, por fax. Es nuestro contrato y nos protege a ambos por igual. Si yo no respeto el plazo de entrega o la presentación del trabajo, él puede alegar que no respeté mi contrato. Al final, el cliente se siente protegido al ver que trata con una persona seria y no se ofende ni lo toma como prueba de desconfianza. Hay que saber presentárselo."

Bien, creo que con esto y reuniéndome con alguien que viva en España (en Barcelona o cerca, si pudiera ser) y tuviera la amabilidad de explicarme como funciona este submundo de los autónomos, no volvería a pasarme nada parecido...de momento ya he tomado la determinación de pedirle al cliente más datos de los que ponga en el anuncio, comprobar que los teléfonos son correctos y bueno, que haya una especie de contrato por medio, algo un poco más tangible que un simple correo electrónico...

Por cierto, Claudia...
"Uno no tiene el reflejo de llamar cuando está en otro país y que todo funciona bien por correo electrónico, pero vale la pena, sobre todo cuando se está en el mismo país"
Lo más triste de todo es que yo, de los tres traductores que aún no hemos visto ni un céntimo, soy la única que vive en el mismo país que la pseudo-clienta y además he estado en la misma puerta de la dirección que aparece en el anuncio...

José Luis, sólo he recibido dos correos repetidos en los que parecían tus instrucciones para evaluar en el BB, pero nada más, te referías a ese o a uno más extenso, del estilo al que ha escrito aquí Claudia? si es lo primero, ´discílpeme por no haber contestado antes, no era mi intención ser ingrata, pero acabo de llegar a casa después de pasar el día entero fuera...

Bien, una vez más, gracias a todos por los comentarios de apoyo y por los consejos, que valen oro! ya os mantendré al tanto de cómo está la situación...a ver quién gana, si la morosa, o los impagados!

buen fin de semana a todos y a descansar!

Beatriz


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Beatriz Benítez
Spain
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TOPIC STARTER
se me olvidó.. Sep 24, 2004

Hola de nuevo,

en mi primer mensaje me equivoqué al escribir mi dirección de correo, aquí están las dos otra vez:

bearepe@hotmail.com
beatriz.benitez@campus.uab.es

saludos

Beatriz


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Javier Herrera
Spanish
Orden de compra Sep 25, 2004

Claudia Iglesias escribió:
Tardé cierto tiempo en ver un verdadero Purchase Order, con el nombre del traductor y del cliente, las modalidades de pago, la descripción del trabajo (detallando cantidad de páginas o de palabras, precio por unidad y total) y del formato, la forma de entrega, el plazo de entrega y de pago con las pertinentes indicaciones sobre el banco. Me impresionó y lo encontré tan bonito que me hice uno estándar, en tres idiomas, y no espero a que me lo mande el cliente, si no lo hace espontáneamente, se lo mando yo. Me lo tiene que mandar de vuelta, firmado, por fax.[Edited at 2004-09-25 02:28]


Claudia, bonita:
¿Puedes recomendarnos un modelo de orden de compra? Me gustaría ir diseñando uno. Gracias por adelantado.
Javier


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desdelaisla
Local time: 08:22
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desde Barcelona Sep 25, 2004

Hola Beatriz,

Lo que cuentas es lamentable, deplorable, y me llena de indignación. Éstas son las cosas que hacen del mundo un lugar menos habitable... pero en fin. Te escribo porque soy traductora e intérprete autónoma y vivo muy cerquita de Barna (El Masnou, para ser más concretos)así que estoy a "tiro piedra" del centro. Terminé la carrera en el 2000, el máster en el 2001, y desde entonces me lancé de cabeza a esta aventura de interpretar y traducir como autónoma. Quiero decirte que es durillo, especialmente al principio, pero luego resulta muy muy gratificante. Podría decirte cosas malas, claro, pero también podría parlotear durante horas sobre las maravillas de esta profesión apasionante.

Como en todos los sectores, hay de todo, y hay que ir con mucho cuidado. Pero no te desanimes por esta primera mala experiencia. De todo se aprende. En mi caso, por ejemplo, al principio me encontré casi "encadenada" a unas tarifas bastante bajas, trabajaba muchísimas horas y no reivindicaba bien mis derechos. Ahora puedo decir que en poco tiempo he duplicado, en algunos casos casi triplicado, mis tarifas, he empezado a trabajar no sólo por mi cuenta sino también en colaboración con otros traductores o intérpretes y, aunque de vez en cuando sigo aceptando trabajos mal pagados, porque me interesa el tema, porque tengo buena relación con el cliente, o por algún otro motivo, cada vez es lo menos habitual. Hace un tiempo pensaba que este proceso sería imposible. Y ahora puedo garantizar que con un poquito de perseverancia, confianza en uno mismo, e intentando ser lo más profesional posible sin desistir, SE PUEDE. Vamos, cruzo los dedos para que siga así

Otra cosa de la que me he percatado es que estar en contacto con otros traductores e intérpretes es FUNDAMENTAL, pues el consabido "networking" no sólo puede ser utilísimo para establecer grupos de trabajo o para saber cuáles son los últimos "morosos" indeseables, sino también para averiguar cómo funciona todo, cuáles son los estándares más o menos aceptables, estar al día e intercambiar experiencias, palabras de aliento, y consejos.

Dicho todo esto, no quiero enrollarme más, únicamente decirte que si quieres que quedemos un día y charlemos un poquito del tema, será un placer. Lo de los autónomos no es complicado, un poco carillo pero ése es otro tema, te lo explico todo con mucho gusto.

Saludos y disfruta de la Mercè, que hace un día precioso y Barcelona está de fiesta.

Maya


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Claudia Iglesias  Identity Verified
Chile
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Orden de compra - Purchase Order Sep 25, 2004

Chicos, les doy lo que sé, no me extrañaría que alguien supiera más que yo y pudiera añadir lo que falta o comentar sobre lo que cambiaría, por favor, que lo haga.

Orden de compra
Yo uso un papel con encabezado en el que aparece toda la información: nombre completo, dirección, teléfonos, correo-e, más número de registro tributario. A pesar de que no le puedo cobrar IVA a mis clientes europeos, ellos necesitan este número para que sus facturas estén correctamente elaboradas. Por supuesto que yo doy el número de registro de mi país.
El hecho de tener todo esto en el encabezado me evita tener que volver a ponerlo en el cuerpo del documento. Si se hace en un papel en blanco habría que poner un recuadro que diga "Traductor: + todos los datos".

Eso es lo estándar, que se va a usar para todas las traducciones.

Luego viene lo que van a completar/ rellenar o cumplimentar como decís vosotros los españoles, que a mí ese "cumplimentar" me suena como a llenar de cumplidos.

Las versiones que tengo ahora en español e inglés no coinciden porque las he ido modificando en función de las necesidades y lo sigo haciendo según el tipo de trabajo. Les doy ambas.


Cliente:
Nombre:
Dirección:
Código postal:
Ciudad:
País:
Tel.: Fax:
Correo-e:


FECHA : (fecha del presupuesto)
Cant. de páginas XX (o) Cant. de palabras xxxxx
Tarifa: $ XX / palabra de origen (o por página)
Total $ 842 968
Tipo de documento Word/Excel/Power Point...
Idioma de origen
Idioma meta
Plazo: XX días hábiles a partir de la fecha de la aceptación, i.e. Lunes 3 de mayo 2004 - hora GMT +/-
Presentación (idéntica a la del original)
Envío (por correo electrónico con acuse de recibo)




Comentarios: Esta orden de compra certifica que acepto los términos estipulados. Me comprometo en pagar la cantidad indicada en el transcurso de los 30 días posteriores a la entrega de la traducción de la manera que se haya acordado.
Esta orden debe ser enviada firmada y completada por fax al xx xxx xxx xxx.


Ahora último un cliente me ha pedido que le haga "Presupuestos" "como se debe", para poder archivarlos con sus documentos. Tomé esta misma orden de compra, le cambié el título, añadiendo "presupuesto", empecé a numerarlos, porque antes sólo numeraba las facturas y el cliente está feliz.

Nota: tiene que estar bien claro que mientras no se reciba este documento firmado no se envía la traducción, aunque esté terminada (que no debiera estarlo, porque si no nos han dado la orden de empezar no podemos cobrar) y el plazo esté llegando. Hay obligaciones para ambas partes.

Ahora en inglés, brevemente:


Date :

Source language:

Target Language :

Format of delivery: (As the original)

Date of Delivery : (Monday, August 11th, 12h00 (GMT -4) )

Description of Job:

Volume of words:

Rate per word:

Total :

This P.O. is a confirmation of your acceptance

Conditions:

Translation including the reproduction of the original’s layout, delivered on time, Guaranteed Confidentiality.
Payable within 30 days of invoice date, US$ check sent by airmail.


Y cada uno arregla lo suyo, si se les ocurren otras cosas, me encantaría que lo dijeran.

Para recibirlo firmado necesitan que se envíe por fax, si no tienen fax, inscríbanse para poder recibir faxes gratis en algún sistema de e-fax. Yo estoy con http://www.j2.com/ desde hace tres años, sólo con el servicio gratuito.

¡Suerte!

Claudia


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Javier Herrera
Spanish
... Sep 25, 2004

Gracias, Claudia.
También me parece interesante lo del fax.
Muak


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Beatriz Benítez
Spain
Local time: 08:22
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Ganamos!!!! Sep 26, 2004

Hola colegas!!

finalmente, gracias, una vez más, al equipo de moderadores, la morosa que no nos ha dejado dormir a algunos de nosotros porque nos estafó, ha sido vetada en Proz.com!!! buen trabajo, chicos!

Claudia, gracias por la Purchase Order, estoy segura de que para muchos de nosotros ahora va a ser más fácil trabajar (y hablo especialmente por mí, ahora, si yo no quiero, nadie me dará sopa con honda).

Maya, acepto el ofrecimiento de quedar contigo, tomarnos un cafecito y charlar un rato sobre cómo está el mundo de la traducción en Barcelona y puedas orientarme un poco (ya te escribo en privado y me dices cuándo te va bien, vale?)

Muchos saludos a todos y feliz domingo

Beatriz


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