documents and records

German translation: Dokumentenverwaltung / Dokumente und Akten

GLOSSARY ENTRY (DERIVED FROM QUESTION BELOW)
English term or phrase:documents and records
German translation:Dokumentenverwaltung / Dokumente und Akten
Entered by: Klaus Urban

17:54 Oct 7, 2013
English to German translations [PRO]
Bus/Financial - Management / Compliance
English term or phrase: documents and records
Es geht um einen Fragebogen eines weltweit tätigen US-Industrieunternehmens zur Einhaltung der unternehmensinternen und gesetzlichen Bestimmungen in Bezug auf physische und elektronische Unterlagen. Der Fragebogen ist von Prüfern und von Selbsteinschätzern auszufüllen.

Hier ein Auszug aus dem Fragebogen:

"***Document & Records*** Management
***Documents and Records*** required for the management system must be created, maintained and controlled.
Does the facility have a ***Document and Records*** Management Procedure?

Does your facility have a documented process to identify obsolete ***documents*** retained for legal or knowledge preservation?
Does the ***Document*** Administrator know how to locate freeze notices?
Are ***documents and records*** retained according to the management system and the ***Record*** Retention Manual?
Has the organization established and implemented procedures for maintaining and controlling all physical and electronic ***documents and records*** required within this management system?
Are ***documents and records*** retained according to the management system and the ***Record*** Retention Manual?
Sample a variety of physical and electronic ***records***. Compare the ***document*** description against the ***record*** title and retention in the ***Record*** Retention Manual."

Meines Erachtens werden hier die Begriffe "Document" und "Record" synonym gebraucht.

Übersehe ich etwas Wesentliches, wenn ich "documents & records" einfach mit "Dokumente" übersetze? Insbesondere der letzte Satz des obigen Auszugs scheint mir das nahezulegen.

Mit "Datensätzen" hat "records" in diesem Zusammenhang m. E. nach nichts zu tun.




xx
Klaus Urban
Local time: 23:29
Dokumentenverwaltung
Explanation:
Ich würde hier nicht wörtlich vorgehen bzw. die Wörter "documents and records" nicht aus dem Zusammenhang herausziehen!

1. Der erste Begriff, der mir in diesem Zusammenhang einfiel, ist "Änderungsmanagement" - wegen "...created, maintained and controlled...". Obwohl dieser Begriff i.W. im Bereich technischer Unterlagen verwendet wird. Z.B. "Diese Zeichnungskopie unterliegt nicht dem Änderungsdienst." d.h. sie wird nicht kontrolliert verteilt. Cf. http://simple-quality.de/forum/zertifizierung-und-qualitaets...
2. Der 2. Begriff, der mir dazu einfiel, war "Aufbewahrungspflicht" (hier bereits von Kollegen erwähnt).
3. Bezeichnet "Management System" hier so gut wie sicher das Qualitätsmanagement-System, daher im Dt. "QM-System".

Meine Vorschläge:
Document & Records Management - Dokumentenverwaltung
Document & Records Management Procedure – Verfahrensanweisung für die Verwaltung von Unterlagen und Geschäftsvorgängen / für die Dokumentenverwaltung
Record Retention Manual - Verzeichnis für aufbewahrte Unterlagen / Aufbewahrungsverzeichnis / Unterlagenverzeichnis
Document Administrator - Beauftragter für die Dokumentenverwaltung / Dokumentenverwalter

Auszugsweise übersetzt:
Alle im Rahmen des QM-Systems erforderlichen Unterlagen müssen erstellt, gepflegt und gelenkt werden.
Verfügt Ihr Werk über einen dokumentierten Ablauf für die Identifizierung veralteter Dokumente, die aus rechtlichen Gründen oder zu Informationszwecken aufbewahrt werden?

Google-Beispiele:
1. Gesucht: Eine einfache, effiziente Dokumentenverwaltung - Gibt es ...
www.wissenswerkstatt.net von Marc Scheloske - 20.01.2013 - Eigentlich ist die Sache ganz einfach: Ich will Dokumente speichern, organisieren und (wieder)finden. Und doch ist die Sache schwierig: es ...
2. Dokumentenverwaltung und digitale Archivierung: Der Office Manager
www.officemanager.de/dokumentenverwaltung/
09.09.2013 - Prinzip eines datenbankgestützten Archivsystems und Produktbeschreibung der Dokumentenmanagement-Software "Office Manager DMS" für ...

Gutes Gelingen!

--------------------------------------------------
Note added at 14 hrs (2013-10-08 08:31:04 GMT)
--------------------------------------------------

Ich würde gerne noch eine "Reference Definition" eingeben, finde aber keine Schaltfläche dazu. Deswegen hier:

"Der Begriff des Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.

Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff Elektronisches Dokumentenmanagement (engl. electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) eingesetzt.

Im Englischen Sprachgebrauch steht „document management“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen, wie sie z.B. in Content Management Systemen vorzufinden sind.[1]

Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinne

Da sich das allgemeine Verständnis des Begriffes Dokumentenmanagement, wie ursprünglich im Amerikanischen gemeint, von der deutschen Begriffsfindung stark unterscheidet, wurde von Ulrich Kampffmeyer 1995 zwischen Dokumentenmanagement im weiteren Sinne als Branchenbezeichnung und Kategorisierung für verschiedene Dokumenten-Technologien sowie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, dem klassischen Dokumentenmanagement amerikanischer Prägung, unterschieden.[2]

Dokumentenmanagement im engeren Sinne

Auf einem Dateiserver kann der Anwender eine Suche nur über Attribute wie Dateiname, Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum realisieren. Beim datenbankgestützten Dokumentenmanagement hingegen stehen im Datensatz zu einem Dokument beliebige Felder für Metadaten oder zur Verschlagwortung zur Verfügung, so z. B. für numerische Werte wie Kunden- oder Auftragsnummer. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateiserver zur Verfügung stellt. Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin/Checkout, Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentensuche.

Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinne[3] sind Lösungen zu verstehen, die aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungsfunktionen für große Dateibestände zur Verfügung zu stellen. Hierzu rechnet man
Compound Document Management,
Electronic Filing und
dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente vor der elektronischen Archivierung.[4]

Umfang und Funktionalität klassischer Dokumentenmanagementsysteme sind annähernd in der Norm ISO 10166 DFR Document Filing & Retrieval definiert, die jedoch keine Bedeutung erlangte[5].

Eine wesentliche Anwendung des Dokumentenmanagements im engeren Sinn ist die elektronische Akte, in der aus verschiedenen Quellen Informationen zusammengeführt werden. Geschieht dies zur Laufzeit und gesteuert durch die Auswertung von Attributen der Dokumente und Dokumentenklassen wie Berechtigungen oder Statusmerkmale, spricht man von der „virtuellen Akte“, die dynamisch als Sicht (engl. view) generiert wird.

Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement-Produkte von Produkten für Document Imaging, Verwaltung von Arbeitsabläufen (engl. workflow management) und Groupware spricht man auch von Compound-Document-Management-Lösungen. Sie werden z. B. zum Produktdatenmanagement, Digital Asset Management und zur Verwaltung von Dokumenten aus Büroanwendungen eingesetzt. Dokumentenmanagement im engeren Sinn ist als Enterprise Content Management System eine Komponente der übergreifenden Strategie des Enterprise Content Management (ECM).[6]
...

Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements

Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen folgende Argumente[21]:
Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren)
Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A)
Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-, Freigabe-, Verteil- und Archivierungs-Workflow)
Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail)
Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage
...

http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement
Selected response from:

Ruth Wiedekind
Germany
Local time: 23:29
Grading comment
Danke!
4 KudoZ points were awarded for this answer



Summary of answers provided
4 +1Dokumente und Aufzeichnungen
auburde
4 +1Dokumentenverwaltung
Ruth Wiedekind
1Interne schriftliche Vorgaben des Unternehmens vs. Dokumentation der einzelnen Abläufe
Werner Walther
Summary of reference entries provided
Definitionen
Gabriele Beckmann

Discussion entries: 7





  

Answers


6 mins   confidence: Answerer confidence 4/5Answerer confidence 4/5 peer agreement (net): +1
Dokumente und Aufzeichnungen


Explanation:
googletranslate

auburde
Canada
Local time: 17:29
Native speaker of: Native in GermanGerman, Native in EnglishEnglish
Notes to answerer
Asker: Thank you!


Peer comments on this answer (and responses from the answerer)
agree  Imke Rass-Barnstedt: Ich denke, es kann sich um Unterlagen aller Art handeln, also Dokument, Aufzeichnungen und eventuell auch Datensätze. Ich denke, mit "Dokumenten und Aufzeichnungen" hat man einen guten Sammelbegriff.
4 mins
Login to enter a peer comment (or grade)

13 hrs   confidence: Answerer confidence 4/5Answerer confidence 4/5 peer agreement (net): +1
Documents & Records Management
Dokumentenverwaltung


Explanation:
Ich würde hier nicht wörtlich vorgehen bzw. die Wörter "documents and records" nicht aus dem Zusammenhang herausziehen!

1. Der erste Begriff, der mir in diesem Zusammenhang einfiel, ist "Änderungsmanagement" - wegen "...created, maintained and controlled...". Obwohl dieser Begriff i.W. im Bereich technischer Unterlagen verwendet wird. Z.B. "Diese Zeichnungskopie unterliegt nicht dem Änderungsdienst." d.h. sie wird nicht kontrolliert verteilt. Cf. http://simple-quality.de/forum/zertifizierung-und-qualitaets...
2. Der 2. Begriff, der mir dazu einfiel, war "Aufbewahrungspflicht" (hier bereits von Kollegen erwähnt).
3. Bezeichnet "Management System" hier so gut wie sicher das Qualitätsmanagement-System, daher im Dt. "QM-System".

Meine Vorschläge:
Document & Records Management - Dokumentenverwaltung
Document & Records Management Procedure – Verfahrensanweisung für die Verwaltung von Unterlagen und Geschäftsvorgängen / für die Dokumentenverwaltung
Record Retention Manual - Verzeichnis für aufbewahrte Unterlagen / Aufbewahrungsverzeichnis / Unterlagenverzeichnis
Document Administrator - Beauftragter für die Dokumentenverwaltung / Dokumentenverwalter

Auszugsweise übersetzt:
Alle im Rahmen des QM-Systems erforderlichen Unterlagen müssen erstellt, gepflegt und gelenkt werden.
Verfügt Ihr Werk über einen dokumentierten Ablauf für die Identifizierung veralteter Dokumente, die aus rechtlichen Gründen oder zu Informationszwecken aufbewahrt werden?

Google-Beispiele:
1. Gesucht: Eine einfache, effiziente Dokumentenverwaltung - Gibt es ...
www.wissenswerkstatt.net von Marc Scheloske - 20.01.2013 - Eigentlich ist die Sache ganz einfach: Ich will Dokumente speichern, organisieren und (wieder)finden. Und doch ist die Sache schwierig: es ...
2. Dokumentenverwaltung und digitale Archivierung: Der Office Manager
www.officemanager.de/dokumentenverwaltung/
09.09.2013 - Prinzip eines datenbankgestützten Archivsystems und Produktbeschreibung der Dokumentenmanagement-Software "Office Manager DMS" für ...

Gutes Gelingen!

--------------------------------------------------
Note added at 14 hrs (2013-10-08 08:31:04 GMT)
--------------------------------------------------

Ich würde gerne noch eine "Reference Definition" eingeben, finde aber keine Schaltfläche dazu. Deswegen hier:

"Der Begriff des Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.

Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff Elektronisches Dokumentenmanagement (engl. electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) eingesetzt.

Im Englischen Sprachgebrauch steht „document management“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen, wie sie z.B. in Content Management Systemen vorzufinden sind.[1]

Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinne

Da sich das allgemeine Verständnis des Begriffes Dokumentenmanagement, wie ursprünglich im Amerikanischen gemeint, von der deutschen Begriffsfindung stark unterscheidet, wurde von Ulrich Kampffmeyer 1995 zwischen Dokumentenmanagement im weiteren Sinne als Branchenbezeichnung und Kategorisierung für verschiedene Dokumenten-Technologien sowie Dokumentenmanagement im engeren Sinn, dem klassischen Dokumentenmanagement amerikanischer Prägung, unterschieden.[2]

Dokumentenmanagement im engeren Sinne

Auf einem Dateiserver kann der Anwender eine Suche nur über Attribute wie Dateiname, Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum realisieren. Beim datenbankgestützten Dokumentenmanagement hingegen stehen im Datensatz zu einem Dokument beliebige Felder für Metadaten oder zur Verschlagwortung zur Verfügung, so z. B. für numerische Werte wie Kunden- oder Auftragsnummer. So gekennzeichnete Dokumente sind über mehr Informationsfelder recherchierbar, als sie ein Dateiserver zur Verfügung stellt. Wesentliche Eigenschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Checkin/Checkout, Versionierung sowie datenbankgestützte Metadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumentensuche.

Unter den klassischen Dokumentenmanagementsystemen im engeren Sinne[3] sind Lösungen zu verstehen, die aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungsfunktionen für große Dateibestände zur Verfügung zu stellen. Hierzu rechnet man
Compound Document Management,
Electronic Filing und
dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Lebenszyklus der Dokumente vor der elektronischen Archivierung.[4]

Umfang und Funktionalität klassischer Dokumentenmanagementsysteme sind annähernd in der Norm ISO 10166 DFR Document Filing & Retrieval definiert, die jedoch keine Bedeutung erlangte[5].

Eine wesentliche Anwendung des Dokumentenmanagements im engeren Sinn ist die elektronische Akte, in der aus verschiedenen Quellen Informationen zusammengeführt werden. Geschieht dies zur Laufzeit und gesteuert durch die Auswertung von Attributen der Dokumente und Dokumentenklassen wie Berechtigungen oder Statusmerkmale, spricht man von der „virtuellen Akte“, die dynamisch als Sicht (engl. view) generiert wird.

Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement-Produkte von Produkten für Document Imaging, Verwaltung von Arbeitsabläufen (engl. workflow management) und Groupware spricht man auch von Compound-Document-Management-Lösungen. Sie werden z. B. zum Produktdatenmanagement, Digital Asset Management und zur Verwaltung von Dokumenten aus Büroanwendungen eingesetzt. Dokumentenmanagement im engeren Sinn ist als Enterprise Content Management System eine Komponente der übergreifenden Strategie des Enterprise Content Management (ECM).[6]
...

Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements

Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen sprechen folgende Argumente[21]:
Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Suchmaschine, Verschlagwortung, Vergabe eindeutiger Dokumente-Identifikatoren)
Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wie TIFF oder PDF/A)
Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-, Freigabe-, Verteil- und Archivierungs-Workflow)
Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzeptes (Informationssicherheit und Datenschutz)
Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail)
Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)
Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und Konflikten durch parallele Änderungen
Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage
...

http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement

Ruth Wiedekind
Germany
Local time: 23:29
Works in field
Native speaker of: Native in GermanGerman
PRO pts in category: 12
Grading comment
Danke!
Notes to answerer
Asker: Danke, Ruth!


Peer comments on this answer (and responses from the answerer)
agree  Werner Walther: Dem stimme ich zu - keine synonyme Verwendung, maßgeschneiderte Übersetzung individuell für jede der genannten Positionen. /// Zum Ablauf hier: ich denke, wenn man eine Antwort eingegeben hat, funktioniert 'Referenz' nicht mehr, nur vorher.
3 hrs
  -> Danke, Werner!
Login to enter a peer comment (or grade)

2 hrs   confidence: Answerer confidence 1/5Answerer confidence 1/5
Interne schriftliche Vorgaben des Unternehmens vs. Dokumentation der einzelnen Abläufe


Explanation:
Interne schriftliche Vorgaben des Unternehmens (= feststehend, nicht veränderbar, Anweisungen 'von obne')

vs.

Dokumentation der einzelnen Abläufe

(individuell für jedes Objekt - Fremdprodukt, Eigenprodukt, Produktionsstufe, Mitarbeiter; Anlage 1, Anlage 2, Schicht 1, Schicht 2 usw.; durch die Abteilungen als Akteure im Unternehmen)

Das ist meine Vermutung,
und muss genau definiert eingeführt werden.



--------------------------------------------------
Note added at 2 Stunden (2013-10-07 20:04:57 GMT)
--------------------------------------------------

PS.:

Auf das Medium (Papier, IT-zugängliche Daten) kommt es hier nicht an, sondern auf die Inhalte und Aussagen (Stichwort: content - als übertragen gesprochen nicht auf das Bücherregal, sondern auf das, was im Regal steht!)

--------------------------------------------------
Note added at 17 Stunden (2013-10-08 11:03:02 GMT)
--------------------------------------------------


Ich kann mir das 'Durcheinander' nur derart erklären, dass hier (externe) Berater zwar genau wissen, wonach sie fragen wollen (nämlich wie die Abläufe des Informationsmanagement im weitesten Sinne geregelt sind, ob sie unternehmens- und weltweit einheitlich geregelt sind und sich damit Synergien ergeben können und Redundanzen und Informationsverluste vermieden werden).

Aber sie kennen die konkreten Strukturen nicht und fragen sich damit durch, können dabei aber nur die Terminologie, wie sie 'state of the art' ist abfragen und nicht konkret einzelnen Prozesse korrekte Bezeichnungen zuordnen.



Werner Walther
Local time: 23:29
Native speaker of: Native in GermanGerman
PRO pts in category: 38
Notes to answerer
Asker: Danke, Werner!

Login to enter a peer comment (or grade)




Reference comments


13 hrs peer agreement (net): +3
Reference: Definitionen

Reference information:
Wenn man nach "documents and records management" googelt,
findet man zahlreiche Beschreibungen und Definitionen. Hier eine davon:
A Definition of 'Document' and 'Record'

In records management it is important to be clear about the difference between a document and a record.

A document is any piece of written information in any form, produced or received by an organisation or person. It can include databases, website, email messages, word and excel files, letters, and memos. Some of these documents will be ephemeral or of very short-term value and should never end up in a records management system (such as invitations to lunch).

Some documents will need to be kept as evidence of business transactions, routine activities or as a result of legal obligations, such as policy documents. These should be placed into an official filing system and at this point, they become official records. In other words, all records start off as documents, but not all documents will ultimately become records.

http://www.documentsandrecords.com/

Gabriele Beckmann
France
Works in field
Native speaker of: German
PRO pts in category: 22
Note to reference poster
Asker: Danke, Gabriele!


Peer comments on this reference comment (and responses from the reference poster)
agree  Ruth Wiedekind: Vgl. dazu: http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement
1 hr
agree  Helga Woggon, Dr. phil.
2 hrs
agree  Werner Walther: Referenz, o.k. Aber auf Deutsch ist ein 'Dokument' doch noch etwas anderes: "A document is any piece of written information in any form .... should never end up in a records management system ... such as invitations to lunch ....".
3 hrs
Login to enter a peer comment (or grade)



Login or register (free and only takes a few minutes) to participate in this question.

You will also have access to many other tools and opportunities designed for those who have language-related jobs (or are passionate about them). Participation is free and the site has a strict confidentiality policy.

KudoZ™ translation help

The KudoZ network provides a framework for translators and others to assist each other with translations or explanations of terms and short phrases.


See also:

Your current localization setting

English

Select a language

Term search
  • All of ProZ.com
  • Term search
  • Jobs
  • Forums
  • Multiple search