Solen, 17:14 Mar 19, 2018
Ici, le texte donne à "hold" le sens de préserver/sauvegarder = soustraire quelque chose à la destruction (ce qui se distingue de "conserver" = garder quelque chose à sa disposition; ou "archiver" = recueillir et classer). J'en comprends que le système de gestion des documents de la Société conserve ses documents pendant un certain temps (d'habitude, selon leur nature) avant de les détruire et que des directives peuvent être émises pour empêcher cette destruction "préprogrammée".
Dans la phrase, ça donnerait quelque chose comme :
"Des directives de conservation et de sauvegarde sont émises via le système automatisé de gestion de [la] sauvegarde des dossiers de la Société.
L'expression "directive de conservation et de sauvegarde" désigne la procédure qui exige/requiert la conservation de l'information et la suspension de la destruction de documents [particuliers] [spécifiques] parce que ces documents font l'objet d'une requête, sont sur le point de faire l'objet d'une requête ou sont raisonnablement susceptibles de faire l'objet d'une requête [relativement à] [dans le cadre d'] une instance judiciaire."
Certaines sources utilisent "non-élimination" ou "non-disposition" | 
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