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Sample translations submitted: 1
English to Spanish: SAP Project in Aguas Andinas and subsidiaries
Source text - English 2.1.2 Bidding Process
The legislation for Sanitary Companies in Chile compels them to perform public biddings for purchases over *UF5,000, equivalent to approximately US$ 130,000. For this reason, two calls for bids were made: one for the consulting (or advisory) service and one for the acquisition of hardware and installation services.
(* UF= inflation-indexed unit)
Bidding for Consulting Services
A public bidding was made, so as to hire “the Consulting Services for redesign of financial and supply processes and the implementation of SAP R/3 in EMOS S.A.”,
a) Organization for the bidding process
To carry out this bidding process, apart from the steering committee, other groups were in operation:
- A monitoring committee led by the adjunct Manager of the Administration and Finance Division, the Manager of the Logistic Division, the Assistant Manager of Organizational Development Division and the Manager of the Systems Division, meeting fortnightly during 2000.
- A special committee was installed, responsible for the elaboration and assessment of the bidding, integrated by staff from audit, legal advisory, finance, logistic and information systems units.
b) Bidding Contents
The technical and administrative terms for the bidding process were elaborated considering the following aspects:
About the bid:
ü “Lump Sum”, a single value for the complete project, including all necessary items.
ü “Turnkey Contract”, including all parts of stock or elements which the consultant may consider necessary for the implementation of the system; no payment was made, by any reason, for additional items; no service from third parties, derived from the project execution, was required. All responsibility lays on the awarded Proponent (bidder).
ü Including all requirements as specified in the technical terms for the bidding process.
ü The Project Team should remain constant during all project execution, avoiding consultants or users rotation.
ü The acceptance of project targets should be carried out upon Client’s complete satisfaction.
ü Payments should be made upon the acceptance, on the part of the Client, of project targets. Last payment would be equivalent to 40% of project total cost, once the after-implementation stage of support is finished and upon final acceptance of the project.
ü Bank Letter of Indemnity as far as six months after the final acceptance of the project, equivalent to 25% of the value of the contract for advisory services.
About the contents of the bid:
ü Functional aspect:
- The functional needs of the application were established, as well as the legal and reporting requisites, setting forth that during the project implementation the basic premise of not modifying the standard SAP should be kept, and that the business processes would be adapted to SAP, with the only exception of legal requirements to be suited.
- FI, CO, TR, MM, FI-AM of SAP modules were included, for 80 users in the Finance and Logistics Divisions, as well as interfaces with commercial systems, human resources, network maintenance, stock exchange and banks.
Later on, during the project-design stage, the decision was made to include the project-controlling module (PS-CO) and the long-term project planning module (IM), a fact which was accepted by the Consulting Company, and implied no modification in the lump sum project costs.
ü Advisory service on integration: the consultant had to take and include all the necessary elements to attain the success of the project, such elements being directly hired or provided by him. Aguas Andinas would only provide the hardware and SAP licenses. The consultant should check the procurement of hardware. Below, a list of the elements required:
o SAP *localization in Chile 4.6B, which had to be included in the consultant’s bid. (* localization in Chile: Customising and program developing for adapting SAP functionalities to comply with Chilean law rules and regulations).
o Project management, where the methodology for the implementation of SAP should be described, as well as the organization and conduct of the project and allocated resources.
o Advisory services on business, specialists in re-design of business processes.
o Advisory services on SAP, specialists in customising and SAP programming for, either functional aspects or for the detailed definition of business processes, customising, reports, interfaces, development, data migration, user profiles, training of the project team and of the final users, documentation on processes, technique and users as well as other activities.
o Advisory service on SAP administration, for the support in sizing, selection, installation, setting and tuning of the computer equipments and the base software, SAP installation, setting and administration of R/3 environments and SAP “transport”, setting of users’ profiles, administration of users, backup processes, SAP support processes, archiving processes, etc.
o Advisory service on Management of Change, as a support for the elaboration and execution of the communication plan, for team work, for handling the resilience to change and for training.
o Advisory service for the support after the implementation process for three months.
Translation - Spanish 2.1.2 Licitación
La legislación de empresas sanitarias en Chile obliga a las empresas a realizar licitaciones públicas en caso de compras superiores a UF 5000 (cinco mil unidades de fomento), equivalentes aproximadamente a US 130.000 (ciento treinta mil dólares). Por lo anterior, se hicieron dos licitaciones: una para el servicio de consultoría y otra para la adquisición de hardware y servicios de instalación.
Licitación Servicio de Consultoría
Se hizo una licitación pública para contratar la “Consultoría para el rediseño de procesos financieros y de abastecimientos e implantación de SAP R/3 en EMOS S.A.”,
a) Organización para licitación
Para hacer esa licitación, se puso en funcionamiento además del comité gerencial:
- Un Comité de Seguimiento liderado por el Gerente de Administración y Finanzas adjunto, el Gerente de Logística, el Subgerente de Desarrollo Organizacional y el Gerente de Sistemas, el cual se reunió quincenalmente o más durante el año 2000.
- Se designó una comisión responsable de la elaboración y evaluación de la licitación conformada por personal de auditoría, asesoría jurídica, finanzas, logística y sistemas.
b) Contenido de la licitación
Se elaboraron las bases técnicas y administrativas para la licitación, considerando los siguientes aspectos:
Sobre la oferta:
ü “Suma Alzada”, un solo valor por el proyecto completo incluyendo todo lo necesario
ü “Llave en mano”, incluir todas las partidas o elementos que el consultor estime necesaria para la implantación del sistema, no se pagaron partidas adicionales por ninguna razón ni se contrataron servicios a terceros derivados de la ejecución del proyecto. La responsabilidad completa del proyecto es del Proponente adjudicado.
ü Incluir todos los requerimientos especificados en las bases técnicas
ü Equipo de proyecto debía mantenerse por todo el proyecto, sin rotación de consultores ni usuarios.
ü Recepción de hitos del proyecto sólo a plena satisfacción del Cliente
ü Pagos contra aprobación de hitos del proyecto por parte del Cliente. Último pago de un 40% del costo total del proyecto, una vez finalizada la etapa de soporte post-implantación y contra recepción final del proyecto.
ü Boleta de Garantía Bancaria hasta seis meses después de la recepción final del proyecto por un 25% del valor del contrato de consultoría.
Sobre el contenido de la oferta:
ü Ámbito funcional:,
- Se detallaron las necesidades funcionales de la aplicación, así como los requisitos legales y de reporting, indicando que durante el proyecto se mantendría la premisa básica de no modificar el estándar SAP y que los procesos de negocio se adecuarían a SAP, exceptuando exclusivamente aquellas necesidades de carácter legal.
- Se incluyeron los módulos FI, CO, TR, MM, FI-AM de SAP, para 80 usuarios de la Gerencia de Finanzas y de Logística e interfaces con los sistemas comerciales, de recursos humanos, de mantenimiento de red, acciones y bancos.
Posteriormente en la etapa de diseño del proyecto se decidió que era necesario incluir el modulo de controlling de proyectos (PS-CO) y el de planificación de mediano plazo de proyectos (IM), lo cual fue aceptado por la consultora sin modificar los costos del proyecto a suma alzada.
ü Consultoría de integración: el consultor debía gestionar e incluir todos los elementos que considerara necesarios para el logro del proyecto y debían ser contratados directamente por él. Aguas Andinas proporcionaría exclusivamente el hardware y las licencias SAP. El consultor debía validar la adquisición de hardware. Dentro de los principales elementos que se solicitaron se encontraban los siguientes:
o Localización chilena de SAP en versión 4.6B, debía ser incluida en la oferta del consultor.
o Gestión del proyecto, debía describirse la metodología para la implantación de SAP, así como la organización y gestión del proyecto y de los recursos asignados.
o Consultoría de negocios, especialistas en rediseño de procesos de negocio
o Consultoría en SAP, especialistas en parametrización y programación en SAP, tanto para aspectos funcionales, como para definición detallada de procesos de negocio, parametrización, reportes, interfaces, desarrollos, migración de datos, perfiles de usuario, capacitación al equipo del proyecto como a los usuarios finales, documentación de procesos, técnica y de usuario y otras actividades.
o Consultoría en administración SAP, para el apoyo en el dimensionamiento, selección, instalación, configuración y sintonización de los equipos computacionales y del software de base, instalación de SAP, configuración y administración de mandantes y transportes, configuración de perfiles de usuarios, administración de usuarios, procesos de respaldo, procesos de soporte SAP, procesos de archiving, etc.
o Consultoría en Gestión de Cambio, para apoyo en la elaboración y ejecución del plan de comunicación, trabajo en equipo, gestionar el rechazo al cambio y capacitación.
o Consultoría para el soporte post implantación por tres meses.
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