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DETALLE DE INFORMACION ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y CONTABLE
REQUERIDA PARA “DUE DILIGENCE” FINANCIERO, CONTABLE Y FISCAL
El siguiente es el detalle básico de información financiera y contable que se requiere. Eventualmente se va a solicitar más información o documentación, en razón de consultas, hallazgos, etc.
La fecha de los estados financieros a analizar se establece en el 30 de abril de 2008 como referencia; sin embargo debe ser el cierre contable más reciente disponible.
Estados Financieros
1. Estados financieros interinos de la empresa al 30 de abril del 2008.
2. Balanza de comprobación al 30 de abril de 2008 y registros auxiliares de contabilidad o detalles de integración de todas las cuentas que lo requieran para conocer la composición de las mismas (Bancos, Cuentas por Cobrar Diversas, Cuentas por Cobrar Compañías Relacionadas, Cuentas por Cobrar Funcionarios y Ejecutivos; Gastos Prepagados; Otros Activos; Cuentas por Pagar Proveedores; Cuentas por Pagas Compañías Relacionadas; Cuentas por Pagar Diversas; Cuentas por Pagar Funcionarios y Directores; Gastos Acumulados por Pagar; Retenciones por Pagar, etc.).
3. Estados financieros de la compañía (Balance de Situación y Estado de Resultados) correspondientes al período fiscal 2005, 2006 y 2007.
4. Balance de Comprobación Resumido y uno Detallado de la compañía correspondientes al período fiscal 2005, 2006 y 2007 que incluya: Saldo anterior, débitos y créditos del mes y saldo final del mes. Se requiere adicionalmente uno resumido del periodo fiscal 2004.
5. Información estadística de las cosechas de caña y café en toneladas caña y bultos de azúcar, y fanegas y quintales de ventas de los últimos 5 años, así como las áreas de cultivo para cada actividad.
Balance General y Estado de Resultados
6. Listado de todas las cuentas bancarias y de inversiones donde depósitos y fondos son mantenidos y los respectivos estados de cuenta bancarios al 30 de abril de 2008.
7. Conciliaciones bancarias al 30 de abril de 2008 con sus anexos.
8. Listado completo del portafolio de cuentas por cobrar al 30 de abril de 2008. Estado de antigüedad de saldos detallando lo siguiente:
- Cartera al día
- Cartera atrasada según rango de atraso (1-30 días, 31-60, 61-90, 91-120, 121-180, 181-360, +360 días, Cobro Judicial)
9. Detalle de juicios relacionados a Cuentas por Cobrar el cual deberá incluir por lo menos la siguiente información:
- Tipo/naturaleza de Juicio
- Demandado
- Juzgado o tribunal
- Monto reclamado
- Fecha de inicio
- Etapa actual del proceso.
10. Listado del inventario al 30 de abril de 2008 de acuerdo a los siguientes criterios, que muestre la cantidad de unidades, el costo unitario y el costo total:
- Por producto y línea de producto
- Inventario en Bodega, en tránsito.
11. Detalle auxiliar inventarios resumen de los inventarios al cierre del período fiscal 2005, 2006 y 2007.
12. Integración de saldo de activo fijo al 30 de abril de 2008. Esta integración deberá contener listado de inmuebles, plantaciones mobiliario y equipo de oficina, maquinaria y equipo, vehículos y otros, incluyendo valor y fecha de adquisición, depreciación acumulada y saldo actual para cada unidad de activo fijo.
13. Auxiliar de activos fijos de la compañía al cierre del período fiscal 2005, 2006 y 2007.
14. Detalle de fianzas, avales o garantías (si las hay) otorgados
15. Integración de deuda bancaria al 30 de abril de 2008, detallando institución financiera, monto de la línea de crédito, saldo adeudado a la fecha de corte, tasa de interés vigente, garantía otorgada, fecha de vencimiento o forma de pago del saldo vigente, y fecha de vencimiento de la línea de crédito.
Varios
16. Detalle de pólizas de seguros que muestren: Número de Póliza; Riesgo Cubierto; Última fecha de pago; Plazo de Cobertura; Monto Asegurado; Saldo en Libros del Bien Asegurado.
Recursos Humanos
17. Organigrama actual de la empresa incluyendo el nombre de ejecutivos y/o jefaturas, tiempo laborado hasta la fecha, número de empleados por cada departamento.
18. Detalle de la planilla actual de funcionarios y empleados de la Compañía, que muestre: nombre, edad, función o puesto, fecha de ingreso, salario, jornada completa o parcial.
19. Detalle del cálculo del pasivo laboral al 30 de abril de 2008 correspondiente a: cesantía, aguinaldo y vacaciones; así como cualquier otro beneficio de acuerdo con convenios especiales existentes con los funcionarios y empleados.
20. Detalle de políticas vigentes de cesantía, vacaciones, bonificaciones, feriados, asuetos, sanciones y cualquier otro beneficio a funcionarios y empleados.
21. Copias de cualquier plan de prestaciones a favor de trabajadores (seguros, planes médicos, planes de retiro, utilidades, vacaciones u otros beneficios).
22. Reglamentos internos de trabajo.
23. Contratos que se mantengan de otro tipo con funcionarios de la sociedad (ejemplo: opciones de ejecutivos, pagos que se realicen por compañías extranjeras o nacionales, bonificaciones, comisiones, etc.)
Sistemas
24. Identificación de de infraestructura de telecomunicaciones y redes:
- Topología de red WAN (puntos externos)
- Tipo y cantidad de enlaces (cobre, inalámbricos, ISDN, RDSI, anchos de banda, etc.)
- Estándar de equipo de comunicación (modems, enrutadores, RAS, etc.)
- Equipos de seguridad de tráfico de redes (firewalls, etc.)
- Topología de redes LAN
- Estándar de cableado estructurado
- Estándar de equipo de administración de tráfico de red (switches, hubs, etc.)
- Número de usuarios de red LAN y WAN
- Servidores de dominio (tipo, configuración, software, etc.)
- Cantidad y tipo de enlaces de Internet (ancho de banda, proveedor)
25. Identificación de bases de datos:
- Motores de bases de datos utilizados (Oracle, MS SQL Server, Sybase, etc)
- Distribución de bases de datos.
- Servidores de bases de datos (cantidad, ubicación, software, configuración, etc.).
- Número de usuarios conectados a las bases de datos (concurrentes, nombrados).
- Servidores OLAP, Datawarehouse
26. Identificación de software de aplicación:
- Sistemas operativos (Windows, Linux, etc.)
- MS Office, etc.
27. Identificación de software administrativos:
- ERP
- Punto de venta (plataforma, base de datos, tipo de consolidación)
- Desarrollos a la medida (inhouse, outsourcing)
- Páginas web
- Software de respaldos, antivirus, antispam, administración de Internet
28. Licenciamientos:
- ERP
- Software sistema operativos
- Software sistema de aplicación
- Otros sistemas
29. Identificación de activos informáticos:
- Equipo cómputo (terminales, servidores, enrutadores, switches, ups, impresoras, etc.)
- Licencias de software (acceso base de datos, motores de base de datos, sistemas, etc.)
- Valoración de los activos (valor en libros, depreciación, recuperación)
30. Contratos de mantenimiento y soporte:
- Contratos de hardware (servidores, equipos de enrutamiento, impresoras, etc.)
- Contratos de software (desarrollos a la medida)
Información Legal
31. Registros sociales
Verificación y revisión de los siguientes documentos:
- Libro de Actas de Juntas Generales
- Libro de Actas de Junta Directiva
- Existencia o no de acuerdos de accionistas (distribución de dividendos participación en JD, mecanismos de put/call en caso de desacuerdos, derechos preferentes de cualquier tipo, etc).
32. Registro de comercio y temas relacionados
Copia para la verificación y revisión de los siguientes documentos:
- Escritura de Constitución y Modificaciones al Pacto Social de la Sociedad de las empresas.
- Certificación de representante Legal
- Poderes de cualquier clase otorgados por la Sociedad
- Estudio de los bienes y marcas propiedad de la Compañía en los Registros Públicos correspondientes (de la propiedad, etc.)
33. Contratos y arrendamientos
• Declaratoria de todas los contratos vigentes que tiene la Sociedad de cualquier naturaleza.
• Copia de los contratos de arrendamiento, contratos de servicios, contratos de préstamos u otra naturaleza que tenga la compañía con proveedores, bancos, compañías relacionadas y otros.
Estos contratos incluyen pero no se limitan a:
- Activos recibidos o dados en arrendamientos
- Seguridad
- Medios publicitarios
- Vallas y anuncios
- Mantenimiento
- Mantenimiento y soporte de hardware (servidores, equipos de enrutamiento, impresoras, etc.) y software (desarrollos a la medida).
- Regalías o asesorías.
- De venta y compras.
- Etc.
34. Informes de juicios
• Detalle de juicios (incluir arbitrajes) promovidos en contra de la Sociedad, el cual deberá incluir por lo menos la siguiente información:
- Tipo/naturaleza de Juicio
- Demandante
- Juzgado o tribunal
- Referencia
- Monto reclamado
- Fecha de inicio
- Bienes de la Sociedad que estén afectados o puedan ser afectados (embargos)
- Etapa actual del proceso.
• Detalle de juicios (incluir arbitrajes) promovidos por la Sociedad y no relacionados a cuentas por cobrar (esto se abordó en la sección de Cuentas por Cobrar), el cual deberá incluir por lo menos la siguiente información:
- Tipo/naturaleza de Juicio
- Demandado
- Juzgado o tribunal
- Referencia
- Monto reclamado
- Fecha de inicio
- Etapa actual del proceso.
• Opiniones legales emitidas por cada uno de los abogados responsables de los juicios o arbitrajes promovidos por o en contra de la Sociedad, con respecto al estado actual del proceso y a las probabilidades de éxito para la Sociedad.
35. Fiscal o tributario
• Copia de las Declaraciones de Renta de la compañía correspondientes al período fiscal, 2005, 2006 y 2007.
• Copia de las Conciliaciones Fiscales entre la utilidad contable y la utilidad fiscal correspondiente a las Declaraciones de Renta de los períodos fiscales, 2005, 2006 y 2007, en donde se identifican las partidas de ingresos no gravables y gastos no deducibles que afectaron el cálculo del impuesto sobre la renta.
• Copia de las Declaraciones de adelantos de impuesto sobre la Renta de la compañía correspondientes al período fiscal 2005, 2006 y 2007.
• Copia de las Declaraciones del Timbre Educación y Cultura de la compañía correspondiente al período fiscal 2005, 2006 y 2007.
• Copia de las declaraciones mensuales del Impuesto General Sobre las Ventas de la compañía, correspondientes al período fiscal 2005, 2006 y 2007.
• Declaraciones mensuales de Retenciones en la Fuente de la Compañía, correspondientes al período fiscal 2005, 2006 y 2007.
• Copia de las Declaraciones de Bienes Inmuebles presentadas por la Compañía durante los períodos fiscales 2005, 2006 y 2007.
• Copia de las Declaraciones informativas D151 y 152 presentadas por la Compañía en los períodos fiscales 2005, 2006 y 2007.
• Copia de las Declaraciones de Patente Municipal correspondientes a los períodos fiscales 2006 y 2007.
• Copias de correspondencia recibida y enviada a la Dirección General de Tributación en los períodos fiscales 2005, 2006 y 2007.
• Libros Legales y contables: Diario, Mayor e Inventarios y Balances de la Compañía.
• Detalles de los reportes de planillas a la CCSS para los periodos 2005, 2006 y 2007.
• En el anexo adjunto se indican las cuentas que fueron seleccionadas para efectos del estudio (diario general), sobre las cuales se requeriremos los asientos y sus comprobantes que respaldan los registros contables correspondientes a los meses del periodo fiscal 2005, 2006 y 2007, (Que se solicitarán según el avance de la revisión).
• Cualquier otra información que influya o pueda influir en los impuestos que ha pagado o pagará la Compañía en el futuro, que a su juicio debemos conocer.
• Cheques y sus comprobantes emitidos durante los meses que van del período fiscal 2005, 2006 y 2007. (Que se solicitarán según el avance de la revisión).
36. Otros
• Correspondencia con el ICAFE.
• Correspondencia con LAICA.
Translation - Spanish COPEX PROJECT
DETAIL OF ADMINISTRATIVE, FINANCIAL AND ACCOUNTING INFORMATION REQUIRED FOR FINANCIAL, ACCOUNTING AND TAX DUE DILIGENCE
The following is a basic detail of the required financial and accounting information. Further information and documentation will be requested on the basis of queries, findings, etc.
The date of the financial statements to be analyzed is set as of April 30, 2008; nonetheless, yearend must be the most recent available.
Financial Statements
1. Company’s Interim Financial Statements as of April 30, 2008.
2. Trial Balance as of April 30, 2008 and subsidiary accounting ledgers on details of the composition of all accounts that require so in order to know their structure (Banks, Sundry Accounts Receivable, Accounts Receivable from Related Companies, Accounts Receivable from Officers and Executives, Prepaid Expenses, Other Assets; Accounts Payable to Suppliers, Accounts Payable to Related Companies, Sundry Accounts Payable, Accounts Payable to Officers and Directors, Accrued Expenses Payable, Withholdings Payable, etc.)
3. The company's financial statements (Balance Sheet and Income Statement) corresponding to the 2005, 2006 and 2007 fiscal years.
4. One Summarized and one Detailed Trial Balance corresponding to the 2005, 2006 and 2007 fiscal years, including: previous balance, month’s debits and credits, and balance at the end of the month. An additional summarized Trial Balance for the 2004 fiscal year is required.
5. Statistical information of sugar cane and coffee crops in cane tons and sugar bulks, and “fanegas” (1½ bushels each) and “quintales” (101 pounds each) for sale in the last 5 years, as well as the cultivation areas for each activity.
Balance Sheet and Income Statement
6. List of all bank and investment accounts where the deposits and funds are kept and the corresponding statements of bank accounts as of April 30, 2008.
7. Bank reconciliations as of April 30, 2008 together with the attachments.
8. Complete list of accounts receivable portfolio as of April 30, 2008. Aged balance statement, providing details of the following:
- Current portfolio.
- Past due portfolio, according to days-in-arrear arrear range (1-30 days, 31-60, 61-90, 91-120, 121-180, 181-360, +360 days, legal collection)
9. Detail of trials related to Accounts Receivable which must include at least the following information:
- Type/nature of trial
- Defendant
- Court or Tribunal
- Claimed amount
- Starting date
- Current status of the proceeding
10. List of inventory as of April 30, 2008, in accordance with the following criteria, showing number of units, unit cost and total cost:
- By product and product line.
- Inventory in stock and in transit.
11. Summarized subsidiary ledger of inventories as of 2005, 2006 and 2007 yearend.
12. Composition of fixed assets’ balance as of April 30, 2008. Such composition must include list of real estate, plantations, furniture and office equipment, machinery and equipment, vehicles and others, including value and purchase date, accrued depreciation and current balance for each fixed asset unit.
13. Subsidiary ledger of the company’s fixed assets as of 2005, 2006 and 2007 yearend.
14. Detail of sureties, endorsements or guaranties furnished (if any).
15. Composition of bank debt as of April 30, 2008, providing name of financial institution, amount of credit line, outstanding balance as cutoff date, effective interest rate, and credit line due date.
Miscellaneous
16. Detail of insurance policies showing: Policy Number, Covered Risk, Last Payment date, Coverage Period, Amount insured, Book Balance of Insured Good.
Human Resources
17. Company’s organizational chart including the name of the executives and/or managers, period of time worked to date, number of employees in each department.
18. Detail of the current payroll of the Company’s officers and employees, showing; name, age, title or position, entrance date, salary, full or part-time work.
19. Detail of employee’s legal benefits calculation as of April 30, 2008 corresponding to: severance pay, Christmas bonus and vacation, as well as any other benefit in accordance with special agreements existing with officers and employees.
20. Detail of valid policies regarding severance pay, vacation, bonuses, holidays, paid days-off, penalties and any other benefits of officers and employees.
21. Copies of any benefit plan for employees (insurance, medical plans, retirement plans, profits, vacation or other benefits)
22. Internal workplace regulations.
23. Other types of contracts held with the corporation’s employees (for example, executive options, payments made by foreign or national companies, bonuses, commissions, etc.)
Systems
24. Identification of telecommunication and network’s structure:
- WAN Network topology (external points)
- Type and quantity of links (copper, wireless, ISDN, RDSI, broadband, etc.)
- Standard Communication Equipment (modems, routers, RAS, etc.)
- Network traffic safety equipment (firewalls, etc.)
- LAN network topology.
- Standard structured wiring.
- Standard network traffic administration equipment (switches, hubs, etc.)
- Number of users of LAN and WAN network.
- Domain Servers (type, set up, software, etc.)
- Quantity and type of Internet links (bandwidth, supplier)
25. Identification of databases:
- Database engines used (Oracle, MS SQL Server, Sybase, etc)
- Distribution of database.
- Database servers (amount, location, software, configuration, etc.).
- Number of users connected to database (converging, named).
- OLAP, Data warehouse servers
26. Identification of application software:
- Operating system (Windows, Linux, etc.)
- MS Office, etc.
27. Identification of corporate software:
- ERP
- Point-of-sale (platform, database, type of consolidation)
- Customized solutions (in-house, outsourcing)
- Webpages
- Back up software, antivirus, anti-spam, Internet administration
28. Licensing:
- ERP
- Operating system software
- Application software
- Other systems
29. Identification of information technology assets:
Verification and review of the following documents:
- Book of minutes for General Meetings
- Book of minutes for Board of Directors
- Whether there are agreements between shareholders (distribution of dividends, participation in B of D, put/call mechanisms in case of disagreement, preferred rights of any type, etc).
32. Registration of business and related topics
Copy for verification and review of the following documents:
- The company’s Articles of Incorporation and amendments made to it.
- Legal representative attestation
- Any type of privileges granted by the company
- Evaluation of the Company’s goods and registered trademarks with the corresponding Public Registries (Property, etc.)
33. Contracts and lease agreements
• Affidavit on all current company contracts of any nature.
• Copy of lease agreements, service contracts, loan contracts or any others the company has with suppliers, banks, related companies and others.
These contracts include but are not limited to:
- Assets received or given under lease agreements
- Security
- Media
- Billboards and ads
- Maintenance
- Hardware maintenance and support (servers, routers, printers, etc.) and software (customized).
- Royalties or consultancies.
- Sales and purchases.
- Others
34. Trial reports
• Details of trials (including arbitrations) brought against the Company, which must at least include the following information:
- Type/nature of trial
- Defendant
- Court or tribunal
- Reference
- Claimed amount
- Starting date
- Encumbered assets (attachments)
- Current status of the proceeding
• Detail of trials (including arbitrations) filed by the Company and which are not related to accounts receivable (this was defined in the Account Receivable section), which must at least include the following information:
- Type/nature of trial
- Defendant
- Court or tribunal
- Reference
- Claimed amount
- Starting date
- Current status of the proceeding
• Legal opinions issued by each of the lawyers responsible for trials or arbitrations filed by or brought against the Company concerning the current status of the proceeding and the probability of success for the Company.
35. Fiscal or Tax Matters
• Copy of the company’s Income Tax Returns corresponding to the 2005, 2006 and 2007 fiscal years
• Copy of Tax Reconciliations between the accounting profits and the tax profits that correspond to the Income Tax Returns for the 2005, 2006 and 2007 fiscal years, which identify the non-taxable income entries and non-deductible expenses that affected the income tax calculation.
• Copy of the Company’s Advance Income Tax returns for the 2005, 2006 and 2007 fiscal years.
• Copy of the Company’s Education and Culture revenue stamp returns corresponding to the 2005, 2006 and 2007 fiscal years.
• Copy of the monthly General Sales Tax Returns corresponding to the 2005, 2006 and 2007 fiscal years.
• Monthly returns of withholdings made at the Company (employer) corresponding to the 2005, 2006 and 2007 fiscal years.
• Copy of Real Estate returns filed by the Company for the 2005, 2006 and 2007 fiscal years.
• Copy of the Informative D151 and 152 Tax Returns that were filed by the Company during the 2005, 2006 and 2007 fiscal years.
• Copy of the Municipal License (“Patente”) Tax Returns corresponding to the 2005, 2006 and 2007 fiscal years.
• Copies of the communications received from and sent to the Costa Rican Tax Authorities (Dirección General de Tributación) for the 2005, 2006 and the 2007 fiscal years.
• The company’s statutory and accounting books: Journal, General Ledger, Inventory and Balances.
• Details of payrolls reported to CCSS for the 2005, 2006 and 2007 periods.
• The enclosed attachment includes a list of the accounts that were chosen for the study (general journal) for which we will require the entries and their vouchers supporting the accounting records during the months in the 2005, 2006 and 2007 fiscal years (These will be requested as this review progresses.)
• Any other information that influences or might influence the taxes the company has paid or will pay in the future, and which, in your opinion, we should be aware of.
• Checks and their vouchers issued during the months in the 2005, 2006 and 2007 fiscal years. (These will be requested as this review progresses.)
36. Others
• Communications exchanged with ICAFE.
• Communications exchanged with LAICA.
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Experience
Years of experience: 29. Registered at ProZ.com: Jun 2007.
Expertise