This site uses cookies.
Some of these cookies are essential to the operation of the site,
while others help to improve your experience by providing insights into how the site is being used.
For more information, please see the ProZ.com privacy policy.
This person has a SecurePRO™ card. Because this person is not a ProZ.com Plus subscriber, to view his or her SecurePRO™ card you must be a ProZ.com Business member or Plus subscriber.
Affiliations
This person is not affiliated with any business or Blue Board record at ProZ.com.
English to Vietnamese: 10 Steps to Become an Email Ninja (extract)
Source text - English I don’t know about you, but I get dozens — if not hundreds — of emails a day.
Unlike most people, however, I’m able to process through them, respond quickly, and get my inbox empty in 20 minutes (checking perhaps 2-3 times a day).
In fact, I respond so quickly, and empty my inbox so quickly, that friends have called me an “email ninja”.
Let’s look at some simple strategies for being able to get your inbox to done in as little time as possible…
Pre-empt
The first stage of any email strategy is to stop any unnecessary email from getting into your inbox in the first place. When I said I get perhaps hundreds of emails a day, I deceived a bit — most of those emails never make it to the inbox. They go straight to the spam folder or the trash. You only want the essential emails in your inbox, or you’ll be overwhelmed.
1. Junk. I recommend using Gmail, as it has the best spam filter possible. I get zero spam in my inbox. That’s a huge improvement over my previous accounts at Yahoo and Hotmail, where I’d have to tediously mark dozens of emails as spam.
2. Notifications. I often get notifications from the many online services I use, from Amazon to WordPress to PayPal and many more. As soon as I notice those types of notifications filling up my inbox, I create a filter (or “rule” if you use Mail.app or Outlook) that will automatically put these into a folder and mark them as read, or trash them, as appropriate. So for my PayPal notifications, I can always go and check on them in my “payments” folder if I like, but they never clutter my inbox.
3. Batch work. I get certain emails throughout the day that require quick action (like 10-15 seconds each). As I know these emails pretty well, I created filters that send them into a “batch” folder to be processed once a day. Takes a couple minutes to process the whole folder, and I don’t have to see them in my inbox.
4. Stupid joke emails. If you have friends and family who send you chain emails and joke emails and the like, email them and let them know that you are trying to lessen the huge amount of email you have to deal with, and while you appreciate them thinking of you, you’d rather not receive those kinds of messages. Some people will be hurt. They’ll get over it. Others will continue to send the emails. I create a filter for them that sends them straight in the trash. Basically, they’re on my killfile. If they ever send an important email (which is rare), they’ll call me eventually and ask why I haven’t responded. I tell them that their email must be in my spam folder.
Translation - Vietnamese Không biết bạn như thế nào nhưng tôi nhận được hàng tá - nếu không nói là hàng trăm - email một ngày. Tuy nhiên không như hầu hết mọi người, tôi có thể xử lý những email này, nhanh chóng trả lời và làm trống hộp thư đến trong 20 phút (tôi kiểm tra email có lẽ là 2-3 lần một ngày).
Thực tế tôi trả lời email và làm trống hộp thư nhanh đến mức bạn bè gọi tôi là ‘’ninja email.”
Hãy xem qua một vài chiến lược đơn giản để có thể làm trống hộp thư đến trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể…
Ngăn chặn
Giai đoạn đầu tiên của bất kỳ chiến lược xử lý email nào cũng là chặn ngay từ đầu mọi email không cần thiết, không để các email này vào được hộp thư đến của bạn. Khi nói mình nhận được hàng trăm email một ngày, tôi đã đánh lừa bạn một chút - phần lớn những email này không vào được hộp thư đến của tôi mà đi thẳng vào thư mục spam hoặc thùng rác. Hộp thư đến của bạn chỉ nên nhận những email cần thiết, nếu không bạn sẽ bị “vùi” trong email.
1. Thư rác. Tôi khuyên bạn dùng Gmail, vì Gmail có bộ lọc mail tuyệt vời nhất. Tôi không nhận được thư rác nào trong hộp thư đến của mình. Đó là một sự tiến bộ rất lớn so với các tài khoản Yahoo và Hotmail trước đó của tôi, những dịch vụ mà tôi phải chán ngán đánh dấu thư rác cho hàng tá email.
2. Thông báo. Tôi thường nhận thông báo từ nhiều dịch vụ trực tuyến mà tôi sử dụng, từ Amazon cho đến Wordpress rồi đến Paypal và nhiều nữa. Ngay khi nhận thấy những thông báo này làm đầy hộp thư đến của mình, tôi tạo một điều kiện lọc (hoặc “quy định” nếu bạn dùng Mail.app hay Outlook) giúp tự động đưa những email này vào một thư mục và đánh dấu đã đọc, hoặc đưa nó vào thùng rác, tùy trường hợp. Đối với các thông báo từ Paypal, tôi luôn có thể vào thư mục “thanh toán” để kiểm tra email nếu thích nhưng những email này không bao giờ làm đầy hộp thư đến của tôi.
3. Xử lý hàng loạt. Tôi có một số email cần xử lý nhanh trong ngày (khoảng 10-15 giây cho một email). Vì biết những email này khá rõ, tôi tạo điều kiện lọc để gửi nó vào thư mục “nhóm” và xử lý 1 lần mỗi ngày. Tôi chỉ phải dành ra vài phút để xử lý cả thư mục, và tôi không phải thấy nó trong hộp thư đến của mình.
4. Email đùa vớ vẩn. Nếu bạn bè và người thân gửi cho bạn các email chuyển tiếp và email truyện cười hay tương tự, hãy gửi email và cho họ biết rằng bạn đang cố gắng giảm bớt lượng email khổng lồ mà bạn phải giải quyết, và dù trân trọng việc họ nghĩ đến bạn, bạn không muốn nhận những kiểu email như thế này nữa. Một số người sẽ thấy tổn thương, nhưng họ sẽ vượt qua được cảm xúc đó. Số khác sẽ tiếp tục gửi email. Tôi tạo một bộ lọc để chuyển thẳng những email này vào thùng rác. Căn bản thì họ nằm trong “danh sách xóa email” của tôi. Nếu họ có gửi một email quan trọng (hiếm khi xảy ra), cuối cùng họ sẽ gọi cho tôi và hỏi vì sao tôi chưa trả lời. Tôi thường nói rằng chắc là email của họ nằm ở mục thư rác.
English to Vietnamese: The Art Of Conversation
Source text - English At social events where we may not know many people, it is easy to feel out of our depth. We may struggle to start a conversation with strangers, and end up feeling uncomfortable instead of confident. How can we change this scenario? What skills can we learn to ensure we enjoy ourselves - and leave a good impression on others?
Some people really enjoy social events - they are not the least bit daunted by a room full of strangers, find it easy to chat to other people and are not at all intimidated when faced with getting themselves a drink, or helping themselves to snacks or food at the buffet table.
For other people, however, the mere thought of having to attend a social event is enough to get their hearts racing and their hands sweaty with anxiety. They make every excuse to avoid having to attend social events, and would much rather stay home and stare at the walls. The thing these people dread the most is having to make conversation with strangers – because they 'never know what to say' and 'know' they will make a fool of themselves!
Being a good conversationalist is an art, and it is an absolute pleasure to engage in conversation with someone who has mastered this art. On the other hand, there is nothing worse at a party than being trapped by someone who either has nothing to say, or who drones on and on, and from whom you cannot escape!
The good news is that with some basic knowledge of how to be a good conversationalist - and a little practice - YOU can master the art of conversation.
Here are a few tips to keep in mind:
Choose to have a positive attitude about the occasion
If you think the function that you have been invited to, is going to be boring, it probably will be. But if think that it will be a pleasant experience and it will give you the opportunity to meet someone new and interesting to talk to, you will probably enjoy the occasion. So make up your mind that you are going to enjoy yourself and that you will meet someone pleasant and interesting.
Have the intention to ‘add’ something to the function
Too often when we go to a party we expect everyone else to make sure that we have a good time. We expect to be introduced to others; we expect to be entertained and we expect to be served food and drinks. And if this doesn’t happen we moan about what a boring party it was.
Don’t go to the function expecting to sit back and have everyone run around YOU. Go with the intention of doing two things:
The first is that you will take responsibility for your own enjoyment and the second is that you will try to help other people have an enjoyable time too.
There are quite a few things you can do to achieve this. You could:
o Go up to someone else standing alone and introduce yourself and start a conversation – and of course I am going to tell you how to do this.
o Offer to get someone a drink or invite them to come with you to the buffet table.
o Invite someone standing alone to join your group or make it easy for them to approach the group.
o Take up the host / hostesses call to be seated or to help yourself to food, so that others follow your lead. There is nothing worse for the hostess than watching her food get ruined while desperately asking people to help themselves.
Remember it is good manners to take your cue from your host or hostess and not from everyone around you. It is bad manners to force your host or hostess to serve themselves before you. Men, this especially applies to you – ladies first, except when it is your hostess.
In other words, help the host / hostess make the event a success by ensuring people feel comfortable and enjoy themselves, but don’t take over the running of the event!
Translation - Vietnamese Ở những sự kiện xã hội, nơi có thể có nhiều người ta không quen, ta dễ dàng có cảm giác lúng túng. Ta có thể bắt chuyện với người lạ một cách khó khăn để rồi cuối cùng lại cảm thấy không thoải mái thay vì tự tin. Làm cách nào ta có thể thay đổi tình cảnh này? Ta có thể học kỹ năng nào để đảm bảo bản thân có khoảng thời gian vui vẻ đồng thời gây ấn tượng tốt với người khác?
Một số người thực sự thích các sự kiện xã hội – họ không hề sợ một căn phòng đầy người lạ, xem trò chuyện cùng người khác là việc dễ dàng và không ngại phải đi lấy nước uống hay thức ăn ở bàn tiệc buffet. Tuy nhiên, với số khác, chỉ suy nghĩ phải tham dự một sự kiện xã hội thôi cũng đủ khiến tim họ đập nhanh và tay đổ đầy mồ hôi vì lo lắng. Họ viện đủ cớ để thoái thoác và thà ngồi nhà nhìn chằm chằm vào tường còn hơn. Điều những người này sợ nhất chính là trò chuyện cùng người lạ - vì họ ‘’không bao giờ biết nói gì’’ và “biết” mình sẽ biến bản thân thành kẻ ngốc.
Trở thành người giỏi giao tiếp là một nghệ thuật, và được tham gia trò chuyện với bậc thầy này thì đúng là rất thích thú. Mặt khác, không gì tệ hơn khi dự tiệc mà bị mắc kẹt với một người hoặc không có gì để nói hoặc cứ mãi huyên thuyên.
Tin tốt là với vài kiến thức cơ bản về cách trở thành một người giỏi giao tiếp – cùng một chút thực hành – BẠN có thể làm chủ nghệ thuật giao tiếp.
Sau đây là một vài mẹo bạn cần ghi nhớ:
Có thái độ tích cực về sự kiện
Nếu bạn nghĩ sự kiện xã hội mà mình được mời tới dự sẽ rất chán, thực tế có thể sẽ đúng như vậy. Nhưng nếu bạn nghĩ đó sẽ là một trải nghiệm dễ chịu và cho bạn cơ hội gặp gỡ ai đó mới mẻ và thú vị để trò chuyện, bạn có thể sẽ có khoảng thời gian vui vẻ ở sự kiện. Vậy nên hãy quyết định bạn sẽ vui hết mình và gặp một ai đó dễ chịu cũng như thú vị.
Thêm “màu sắc” cho sự kiện
Khi đến tiệc, ta thường kỳ vọng mọi người sẽ đảm bảo cho ta có một khoảng thời gian tuyệt vời. Ta kỳ vọng được giới thiệu với người khác; ta kỳ vọng được tiếp đãi và kỳ vọng được phục vụ thức ăn cùng nước uống. Và nếu điều này không xảy ra, ta than vãn rằng bữa tiệc thật chán làm sao.
Đừng đến buổi họp mặt và kỳ vọng mọi người xoay quanh BẠN trong khi bạn lạu ngồi yên một chỗ. Hãy làm 2 việc:
Thứ nhất, bạn sẽ chịu trách nhiệm cho chính niềm vui của mình và thứ hai, bạn sẽ cố gắng giúp người khác cũng có một khoảng thời gian vui vẻ.
Có một số điều bạn có thể làm để đạt được điều này. Bạn có thể:
o Tiến đến chỗ một ai đó đang đứng một mình, giới thiệu bản thân và bắt đầu trò chuyện – dĩ nhiên tôi sẽ nói với bạn cách làm điều này.
o Đề nghị lấy nước uống giúp ai đó hoặc mời họ đi cùng bạn đến bàn buffet.
o Mời ai đó đang đứng một mình gia nhập nhóm của bạn hoặc tạo điều kiện dễ dàng cho họ tiếp cận nhóm của bạn.
o Ngồi vào chỗ theo lời mời của người tổ chức tiệc hoặc tự lấy thức ăn để người khác làm theo bạn. Không gì tệ hơn cho chủ nhân bữa tiệc khi nhìn thấy thức ăn dần nguội lạnh trong khi phải khẩn khoản mời mọi người tự nhiên dùng bữa.
Hãy nhớ cách cư xử lịch sự là dựa theo hành động của chủ tiệc chứ không phải của những người xung quanh. Không nên buộc chủ tiệc ăn trước bạn. Phái nam, hãy nhớ ưu tiên cho phái nữ trước, trừ phi người đó là chủ tiệc. Nói cách khác, hãy giúp chủ tiệc có một bữa tiệc thành công bằng cách đảm bảo mọi người cảm thấy thoải mái và vui vẻ, nhưng đừng lấn át chủ tiệc.
More
Less
Experience
Years of experience: 5. Registered at ProZ.com: Jul 2022.
Portfolio