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English to Spanish: “Parish Strategic Action Plan” General Guidelines General field: Other Detailed field: Religion
Source text - English “Parish Strategic Action Plan”
General Guidelines
I. Purpose of a Parish Strategic Action Plan:
a. This guide is designed to help the pastor and a committee of parish staff and lay leaders, with the assistance of diocesan personnel, to develop and implement a strategic plan of action designed to effectively address the challenges faced by the parish. The challenges in question are those identified by the Planning Commission and Diocesan Bishop through the strategic planning process Christ Jesus our Hope.
b. The goal of a strategic plan is to enable your parish to be more viable, sustainable and self-sufficient, providing a necessary foundation to support vibrant and effective pastoral ministry.
II. Drafting Committee:
a. Each pastor will be asked to assemble a committee consisting of Parish Pastoral Council members, Parish Finance Council members, the Parish Trustees, the Parish Accountant, staff members and other lay leaders of his choice, to assist in drafting the parish’s strategic action plan.
b. Each parish committee will have available the resources of various diocesan offices as well as a facilitator appointed by the Diocesan Bishop. The facilitator’s main task will be to assist the committee in following a systematic process by which a strategic action plan can be created for submission to the Bishop. The name of the facilitator will be sent by the Office of Pastoral Planning.
c. All those who served on the parish committee are to be listed in the first section of the strategic plan before its submission.
III. Process:
a. The Excel Reporting Tool, which accompanies this document, states the exact goals that the Bishop is asking the parish to address. The committee must identify concrete action steps that will effectively address each goal and assemble a plan to be realized over a specified period of time.
b. The deadline for submitting a parish’s strategic plan is . Once completed, the plan should be sent by the pastor via email to the Office of the Vicar General, for review by the Diocesan Planning Commission.
c. After reviewing the plan, the Commission will submit it to the Diocesan Bishop for his review and approval. The Bishop will correspond directly with the pastor regarding his decision.
IV. Implementation of the Strategic Action Plan:
a. Each parish that submits a plan that is approved by the Bishop must periodically assess the progress it makes towards realizing its action steps. It is highly recommended that the committee that created the parish’s strategic action plan also monitor this progress.
b. A sub-committee of the Diocesan Planning Commission will also monitor the progress made by each parish that submits a strategic plan of action. This subcommittee will issue a semi-annual report for each parish, to be shared with the parish’s leadership, the Diocesan Planning Commission and the Diocesan Bishop.
c. In the event that a parish is unable to complete the action steps in a stated timeframe, the Planning Commission, at the request of the Bishop, will re-introduce the parish into the ongoing diocesan-wide process Christ Jesus Our Hope for further study and possible additional actions.
Specific Instructions for Completing the Strategic Action Plan
I. General Instructions:
a. Please complete all information as completely as possible.
b. An electronic version of the complete Recording Tool can be found in the folder Christ Jesus Our Hope on DioNet. The pastor is asked to email an electronic copy of the completed parish strategic action plan to the Vicar General Office or directly to [email protected].
II. Facilitated Leadership Meeting
a. The Diocesan appointed facilitator, working with the pastor, will facilitate a number of sessions with the parish leadership group to create the Strategic Action Plan.
b. The meeting consists of evaluating the current and project situation in the parish and brainstorming all potential actions that could be taken to address the stated challenges.
c. The facilitator (with the assistance of the parish accountant) creates a 3 year projected budget based in part on a reasonable rate of increase for both revenue and expenses. This reasonable rate will be determined by the historical standard experienced by the parish over the prior 3 years. The financial challenge becomes addressing any issues that such a projection demonstrates.
d. When addressing the need to maintain a balanced budget, the committee will be asked to identify any means through which the parish could increase revenue and/or decrease expenses. The first and second goals in the Excel spreadsheet are for use with these financial goals. The committee is asked to brainstorm any ideas that could increase revenue or decrease expenses. The effect or yield of each action is calculated on a 12/24/36 month basis.
e. Once the effects of each action have been calculated, the committee should select a series of action steps that, when affected, will satisfy any deficits or debts contained in the projected budget.
The following is an example of the chart created through this exercise:
Actions to Increase Revenue 12month
effect 24 month effect 36 month effect Actions to Decrease Spending 12 month
effect 24 month effect 36 month effect
Lease the Convent Energy Audit and retrofitting
Host Flea Market Office staff to part time
Increase Giving Campaign Sell school building (reduce costs)
Sell School Building Reduce number of employees 8
Grant writing
Will Seminar
f. Once complete, the brainstorming results serve as a pool of options that can be used as part of a specific plan for each challenge-based goal.
g. The facilitator then takes the committee through an exercise to articulate specific action steps that will move towards the accomplishment of the goal. Each action step includes a deadline for completion and articulates how the action step will serve the goal.
h. Once a series of action steps are created, the facilitator assists the committee in fleshing out the specific tasks that will need to be undertaken to accomplish each action step. This exercise will flesh out the owners, time commitment, deadline and anticipated result of each task.
III. Recording Tool – Excel Workbook
a. Format: A parish strategic action plan consists of four parts:
i. Part One: Strategic Plan Cover Sheet
ii. Part Two: Projected Budget
iii. Part Two: Goal Overview Sheet
iv. Part Three: Goal Worksheets
b. The results of the facilitated leadership meeting are recorded in the provided Excel workbook. The workbook contains pre-produced formats on individual sheets. Each sheet must be completed before submitting the plan.
c. The worksheet is made up of three components:
i. Part One: Strategic Plan Cover Sheet:
1. Please list all those who are members of the committee and their leadership position in the parish.
2. Indicate in the appropriate space the month and year by which the committee expects the entire action plan will be completed.
ii. Part Two: Projected Budget
1. The initial point of reference for the budget projection is the parish budgets for the past three years.
2. Determine the historical experience of your parish budgets based on an analysis of the percent changes in both revenue and expenses for the past three years. Use the average of those percent increases or decreases as the variable to determine future performance.
3. Determine the projected budgets for the next 3 years based on this analysis.
4. These are the numbers that are used when determining which action steps to follow
5. The projected budget is a reflection of what will occur in the parish if the strategic plan were NOT in place.
iii. Part Three: Goal Overview Sheet:
1. The goals, which are derived from the Bishop’s letter, are stated on the Goal Overview Sheet. Please insert the goals as found in the Bishop’s letter.
2. The goal areas are standard for each plan.
• Goal 1 is increased revenue.
• Goal 2 is decreased spending.
• Goal 3 deals with real estate issues.
• Goal 4 focuses on deferred maintenance.
• Goal 5 is debt reduction and repayment
• Not all parishes will be asked to complete goals for each area. The Bishop’s letter will name all goals.
3. The committee must draft a series of action steps designed to effectively answer each goal.
4. The assumption is that the full plan will be accomplished in 3 years. Please indicate in which year(s) the given action step will be accomplished.
5. The anticipated results for any finance-based action steps should satisfy any anticipated deficits for the year.
iv. Part Three: Goal Worksheets
1. The individual tasks for each action step are recorded on individual goal worksheets.
2. The workbook includes 5 additional goal worksheets.
3. The facilitator assists the committee in completing the goal worksheets and each component of the task grid.
4. The task grid includes certain variables designed to concretize the work to be done.
IV. Approval of Plan, Implementation and Evaluation
a. Once complete and submitted, the plan will be reviewed by the Diocesan Planning Commission. The Commission will recommend the approval of the plan to the Bishop or recommend additional revisions.
b. Once approved, the pastor and parish leaders are encouraged to pursue the accomplishment of the plan in earnest.
c. The Excel recording tool is meant to guide the implementation of every step of the implementation.
d. The full committee (or perhaps a sub-committee) should work closely with the pastor to ensure that all tasks and action steps are accomplished in the stated timeframe.
e. If the situation changes during implementation, the committee is encouraged to update/amend the task list or action steps to reflect the lived experience of implementation. If this occurs, the committee is encouraged to amend timeframes, deadlines, anticipated results, etc. to insure that the challenge is still being adequately addressed in the time given.
f. A more robust evaluation of all action steps and task is conducted by the full committee after 6 months and 12 months to assess the effectiveness and progress of each action step. Corrective action can be taken at this time as well.
g. Any significant revisions to the plan should be communicated to the Vicar General’s Office on a quarterly basis.
Translation - Spanish "El plan de acción estratégico parroquial"
Las directrices generales
I. El propósito del plan
a. Se compone esta guía para ayudar al pastor y a un comité del personal parroquial y los líderes laicos, con la asistencia del personal diocesano, a desarrollar y implementar un plan de acción estratégico, con el fin de solucionar los retos de la parroquia. Los retos en cuestión son los indicados por la comisión de planeamiento y el obispo diocesano durante el proceso de planeamiento estratégico Jesús Cristo Nuestra Esperanza.
b. El objetivo de un plan estratégico es posibilitar que su parroquia sea más viable, sostenible, y autosuficiente, lo cual proporcionará una base necesaria para apoyar un ministerio pastoral eficaz y activo.
II. El comité de redacción
a. Se pedirá que cada pastor reúna un comité de miembros del consejo pastoral de la parroquia, del consejo financiero de la parroquia, del consejo administrativo de la parroquia, el contador parroquial, el personal y otros líderes laicos por su propia elección, para asistir en la redacción del plan de acción estratégico de la parroquia.
b. Estarán disponibles a cada comité parroquial los recursos de varias oficinas diocesanas, además de un facilitador designado por el obispo diocesano. La tarea principal del facilitador será asistir el comité en llevar a cabo un proceso sistemático para crear un plan de acción estratégico y entregarlo al obispo. La oficina de planeamiento pastoral enviará el nombre del facilitador.
c. Hay que listar a todos los que sirvieron en el comité parroquial en la primera parte del plan estratégico antes de entregarlo.
III. El proceso
a. La herramienta de informes para Excel (Excel Reporting Tool), la cual acompaña este documento, expone los objetivos exactos que la parroquia debe tratar según la petición del obispo. El comité debe identificar en concreto las etapas de acción que tratarán cada objetivo efectivamente y componer un plan que se realizará durante un periodo de tiempo específico.
b. La fecha límite para entregar el plan estratégico de la parroquia es _____. Al completar el plan, el pastor debe enviarlo por medio de correo electrónico a la oficina del vicario general para que la comisión de planeamiento diocesana pueda revisarlo.
c. Después de revisar el plan, la comisión lo entregará al obispo diocesano para su consideración y aprobación. El obispo contactará con el pastor directamente para anunciar su decisión.
IV. La implementación del plan de acción estratégico
a. Cada parroquia que entregue un plan aprobado por el obispo debe evaluar periódicamente su progreso en la realización de las etapas de acción. Es muy recomendable que el comité que creó el plan de acción estratégico de la parroquia también siga su progreso.
b. Un subcomité de la comisión de planeamiento diocesana también seguirá el progreso de cada parroquia que entregue un plan de acción. Este subcomité redactará un informe semianual de cada parroquia, lo cual será compartido con el liderazgo de la parroquia, la comisión de planeamiento diocesana y el obispo diocesano.
c. En el caso de que una parroquia no pueda completar las etapas de acción en el periodo de tiempo establecido, la comisión de planeamiento, a petición del obispo, introducirá la parroquia a Jesús Cristo Nuestra Esperanza de nuevo, proceso en desarrollo por toda la diócesis, para examinarlo con el fin de crear más etapas de acción.
Las instrucciones específicas para completar el plan de acción estratégico
I. Las instrucciones generales
a. Proporcione toda la información que usted pueda.
b. Una versión electrónica de toda la herramienta de informes puede ser encontrada en la carpeta Christ Jesus Our Hope (Jesús Cristo Nuestra Esperanza) por DioNet. Se pide que el pastor envíe por correo electrónico una copia electrónica del plan de acción estratégico parroquial a la oficina del vicario general o directamente a [email protected] cuando se complete.
II. La reunión de liderazgo facilitada
a. Trabajando con el pastor, el facilitador designado por la diócesis facilitará una serie de sesiones con el grupo del liderazgo parroquial para crear el plan de acción estratégico.
b. La reunión consiste en la evaluación de la situación actual, el futuro de la parroquia y la discusión de todas las acciones potenciales para solucionar los problemas expuestos.
c. El facilitador (con la ayuda de un contador parroquial) crea un presupuesto proyectado de tres años basado parcialmente en una tasa de crecimiento razonable para los ingresos y gastos. El estándar experimentado por la parroquia sobre los últimos tres años determinará dicha tasa razonable. El reto económico se hace para tratar cualquier problema que dicha proyección ponga de relieve.
d. Al tratar la necesidad de mantener un presupuesto balanceado, se pedirá que el comité destaque los métodos por los cuales la parroquia podría incrementar sus ingresos o disminuir sus gastos. El primer y segundo objetivos en la hoja de cálculo son para dichos objetivos. Se pide que el comité discuta cualquier idea para incrementar los ingresos o disminuir los gastos. El efecto o rendimiento de cada acción se calcula después de 12, 24 y 36 meses.
e. Después de calcular los efectos de cada mes, el comité debe seleccionar una serie de etapas de acción que, cuando se lleven a cabo, satisfarán cualquier déficit o deuda en el presupuesto proyectado.
A continuación está un ejemplo de la tabla creada por medio de este ejercicio:
Acciones para incrementar los ingresos el efecto después de
12 meses el efecto después de 24 meses el efecto después de 36 meses Acciones para disminuir los gastos el efecto después de
12 meses el efecto después de 24 meses el efecto después de 36 meses
Arrendar el convento Auditar y actualizar la energía
Ofrecer un mercado Contratar de nuevo al personal de la oficina a tiempo parcial
Incrementar la campaña de donaciones Vender el edificio escolar (disminuir los gastos)
Vender el edificio escolar Reducir el número de empleados 8
Redactar propuestas
Realizar seminarios de testimonios
f. Al terminar la discusión, los resultados sirven como una colección de opciones que se pueden usar como parte del plan específico para cada objetivo.
g. Después, el facilitador guía al comité, usando un ejercicio para desarrollar las etapas de acción específicas que pueden contribuir al objetivo. Cada etapa de acción incluye una fecha límite para su realización y explica cómo cumplirá el objetivo.
h. Después de crear una serie de etapas de acción, el facilitador asiste al comité en especificar las tareas concretas para llevar a cabo cada etapa de acción. Este ejercicio nombrará los agentes, el compromiso de tiempo, la fecha límite y los resultados anticipados de cada tarea.
III. La herramienta de informes – Libro de Excel
a. Formato: Un plan de acción estratégico parroquial consiste en cuatro partes:
i. Parte uno: la carátula del plan estratégico
ii. Parte dos: el presupuesto proyectado
iii. Parte tres la hoja sumaria del objetivo
iv. Parte cuatro: las hojas de trabajo del objetivo
b. Se anotan los resultados de la reunión del liderazgo facilitada en el libro de excel proporcionado. El libro contiene formatos prefabricados en hojas individuales. Cada hoja debe ser completada antes de entregar el plan.
c. La hoja tiene cuatro componentes:
i. Parte uno: la carátula del plan estratégico
1. Liste a todos los miembros del comité y su posición en el liderazgo de la parroquia
2. Indique en el espacio apropiado el mes y el año en el que el comité cree completar el plan de acción entero.
ii. Parte dos: el presupuesto proyectado
1. El punto de referencia inicial para la proyección del presupuesto son los presupuestos parroquiales para los últimos tres años.
2. Determine la experiencia historial de su parroquia basada en un análisis del cambio por ciento tanto para los ingresos como para los gastos de los últimos tres años. Use el promedio de los incrementos o las disminuciones por ciento como la variable para determinar los resultados futuros.
3. Determine los presupuestos proyectados para los próximos tres años según el análisis.
4. Éstos son los números que se usan para determinar cuáles etapas de acción se usarán.
5. El presupuesto proyectado es un reflejo de lo que ocurriría en la parroquia si el plan estratégico NO se usara.
iii. Parte tres: la hoja sumaria del objetivo
1. Los objetivos, los cuales se derivan de la carta del obispo, se exponen en la hoja sumaria del objetivo. Incluya los objetivos encontrados en la carta del obispo.
2. Las categorías de los objetivos son las mismas para cada plan.
• Objetivo 1 es incrementar los ingresos.
• Objetivo 2 es disminuir los gastos.
• Objetivo 3 es tratar asuntos inmobiliarios.
• Objetivo 4 se centra en el mantenimiento diferido.
• Objetivo 5 es reducir y pagar deudas.
• No se pide que todas las parroquias diseñen objetivos para cada zona. La carta del obispo listará todos los objetivos.
3. El comité tiene que desarrollar una serie de etapas de acción para cumplir cada objetivo efectivamente.
4. Se supone que el plan entero se cumplirá dentro de 3 años. Indique el año o los años en que se cumplirá cada etapa de acción.
5. Los resultados anticipados para cualquier etapa de acción económica deben satisfacer cualquier déficit anticipado del año.
iv. Parte cuatro: las hojas de trabajo del objetivo
1. Se anotan las tareas individuales para cada etapa de acción en las hojas del objetivo individuales.
2. El libro de Excel incluye 5 hojas de trabajo adicionales.
3. El facilitador asiste al comité en completar las hojas de trabajo y cada componente de la tabla de tareas.
4. La tabla de tareas incluye variables específicamente diseñadas para hacer más concreto el trabajo.
IV. La aprobación del plan, su implementación, y su evaluación
a. Al completar y entregar el plan, lo revisará la comisión de planeamiento diocesana. La comisión recomendará la aprobación del plan por el obispo o revisiones adicionales.
b. Después de aprobar el plan, se recomienda que el pastor y los líderes de la parroquia cumplan el plan en serio.
c. La herramienta de informes se debe usar como una guía para implementar cada etapa del plan.
d. El comité entero (o tal vez un subcomité) debe trabajar estrechamente con el pastor para asegurar que todas las tareas y etapas de acción se cumplan en el periodo de tiempo expuesto.
e. Si la situación cambia durante la implementación, el comité debe actualizar o enmendar la lista de tareas o las etapas de acción para reflejar la experiencia verdadera de la implementación. Si esto ocurre, el comité debe corregir los periodos de tiempo, las fechas limites, los resultados anticipados, etc. para asegurar que se trata el reto adecuadamente en el tiempo establecido.
f. El comité conducirá una evaluación más estricta de todas las etapas de acción y tareas después de 6 y 12 meses para determinar la eficacia y el progreso de cada etapa de acción. También puede hacer acciones correctivas en ese momento.
g. Cualquier revisión importante al plan se debe comunicar a la oficina del vicario general trimestralmente.
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Years of experience: 14. Registered at ProZ.com: Sep 2011.
I am a professional translator with a degree in Spanish-English, English-Spanish Translation and Interpretation with an emphasis in medical translation from Hunter College in New York City. I also have a second major in Interdisciplinary Studies and graduated valedictorian of my class, summa cum laude. In addition, I have background as a legal and financial proofreader in some of New York City's biggest law firms and financial printers. I am excited to put all that knowledge to use in bringing you the best possible translations of your documents.
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