This site uses cookies.
Some of these cookies are essential to the operation of the site,
while others help to improve your experience by providing insights into how the site is being used.
For more information, please see the ProZ.com privacy policy.
This person has a SecurePRO™ card. Because this person is not a ProZ.com Plus subscriber, to view his or her SecurePRO™ card you must be a ProZ.com Business member or Plus subscriber.
Affiliations
This person is not affiliated with any business or Blue Board record at ProZ.com.
English to Turkish: GIVING AND RECEIVING FEEDBACK / GERİBİLDİRİM ALMA VE VERME Detailed field: Human Resources
Source text - English GIVING AND RECEIVING FEEDBACK
One of the most valuable contributions anyone can make to another person’s learning is a constructive comment. Whether as a manager or as a fellow employee, each one of us has the capacity to provide useful information to other people that will help them to learn more effectively.
To make the effort to offer someone feedback about their work indicates the
1) that you care enough to spend your time considering their situation and
2) that you are interested in their work.
In giving feedback you are affirming the worth of the person and offering a view on their efforts. Everyone has the capacity for giving useful feedback - the skills of giving and receiving feedback can be developed so that you can contribute to the learning, development and self-awareness of others. Interestingly, by giving others feedback, we also learn something ourselves and increase our own self-awareness.
Positive and Constructive Feedback
Before looking in detail at feedback it is important to distinguish it from negative feedback which can be unhelpful and sometimes harmful. We all know what it is like to be on the receiving end of bad feedback: we feel ‘got at’, ‘attacked’, ‘put down’, ‘put off’ and generally invalidated as a person. Some basic characteristics of bad feedback:
• it is directed globally at the person – hence it is unspecific
• it is unhelpful as it does not suggest a solution or path for change
Useful feedback, on the other hand, affirms the worth of the person and gives support whilst offering feedback. The person providing the feedback shows that he or she values the person who is receiving it – the provider is sensitive to the needs and goals and of person receiving the feedback. This does not mean that only praise should be given, in fact phoney or contrived praise or praise directed at the person as opposed to what he/she has done can be quite counterproductive—it can feel patronising or controlling. Any critical matters should be raised in an overall supportive context in which the parties can trust one another.
Helpful feedback makes a conscious distinction between the person —who is always valued—and particular acts or specific work—which may be subject to critical comment. This distinction allows a person to step up to their actual responsibility rather than blaming or focusing on behaviour.
Preparing & Giving Feedback
Feedback can be given on any task, assignment, job, project or activity that is performed or produced. There are many characteristics of worthwhile feedback but the most important is the way in which it is given. The tone, the style and the content should be consistent and provide the constant message:
“I appreciate you and what you have done and will continue to do and whatever we speak about during this feedback should be taken in this context”.
When preparing and giving feedback, keep the following ground rules in mind:
Be realistic
• Direct your comments towards matters on which the person can act. Don’t make suggestions which are entirely outside the scope of what the person can do. Constructive comments can be helpful so long as they respect the other person’s individual way of doing things.
Be specific
• Generalisations are very unhelpful. Base your comments on concrete observable behaviour or materials. Focusing on behaviour implies that it is something related to a specific situation that might be changed. The person should be given sufficient information to pinpoint the areas to which you are referring and have a clear idea of what is being said about those specific areas. Provide examples. Be SMART!
Be sensitive to the goals of the person
• Just because the other person’s contributions have not met your goals doesn’t necessarily imply that something is wrong. The person produced the work for a specific purpose and you should be aware of that purpose and give your views accordingly.
Be timely
• Time your comments appropriately. It is no use offering feedback after the person receiving it has put the work aside and moved on to other things. Respond promptly when your feedback is requested: to be effective feedback must be well-timed.
Be descriptive
• Describe your views as clearly as you can and use examples. Don’t be evaluative or say what you think the person should feel. Don’t be emotionally manipulative: you are offering your considered views which should have the characteristics described here; it is up to the other person to accept or reject them as he or she sees fit.
Be consciously non-judgemental
• Offer your personal view; do not act as an authority even if you may be one elsewhere. One way of doing this is to use comments of the type ‘I feel ... when you ...’.
Don’t compare
• Treat each person’s work as their own, not part of some supposed competition with others. Be cautious about giving feedback in a context in which the comments which you give one person will be compared with those of another.
Be diligent
• Check your response. Is it an accurate reflection of what you want to express? Have you perceived the contribution accurately? There is nothing more annoying than to receive criticism from someone who clearly hasn’t bothered to pay attention to what you have done.
Be direct
• Say what you mean. Don’t wrap it up in circumlocution, fancy words or abstract language.
Be positive
• Say what you appreciate. Don’t just focus only on the negative aspects. Try to find something which is positive and always end a feedback session with a positive comment or idea.
Tips when preparing Feedback
When preparing feedback, make sure that you spend time observing an individual – be it in a meeting, or when he or she is doing a presentation or carrying out a specific task – review his or her work carefully. This provides all the information to be specific about examples of behaviour, and attitude or the process followed. Keep in mind the HP Cycle along with the behaviour models and also the tools. Think about what “good looks like” and prepare yourself as a mirror for another person. We all need to look at ourselves from another person’s perspective.
Translation - Turkish GERİBİLDİRİM ALMA VE VERME
Bir kişinin, bir başkasının gelişimine yapabileceği en faydalı katkılardan biri, yapıcı bir eleştiride bulunmasıdır. Yönetici veya iş arkadaşı olmamız fark etmez, her birimiz diğerlerinin gelişiminde onlara yardımcı olacak bilgiyi verebilme kapasitesine sahibiz.
Birine geribildirim vermeyi teklif etme zahmetini göstermek;
1) O kişiye, durumu hakkında konuşmaya zaman ayıracak kadar değer verdiğinizi ve
2) Yaptıkları işe ilgi duyduğunuzu gösterir.
Geribildirim vererek, karşınızdaki kişinin değerini onaylar ve sarf ettiği çabayla ilgili görüşünüzü ortaya koymayı teklif edersiniz. Herkesin faydalı geribildirim verebilme kapasitesi vardır – geribildirim alma ve verme becerisi geliştirilebilirdir, böylece başkalarının öğrenmelerine, gelişmelerine ve öz-farkındalıklarına katkıda bulunabilirsiniz. İlginçtir ki, başkalarına geribildirim verirken aslında kendimizi de daha yakından tanır ve öz-farkındalığımızı arttırmış oluruz.
Positif ve Yapıcı Geribildirim
Geribildirime detaylıca bakmadan önce, çoğu zaman faydasız ve zararlı olan negatif geribildirimin ayırtına varmak çok önemlidir. Olumsuz geribildirim almanın nasıl hissettirdiğini hepimiz iyi biliriz: ‘saldırılmış’, ‘bastırılmış’, ‘reddedilmiş’ ve kişisel olarak geçersizleştirilmiş hissederiz. Negatif geribildirimin bazı karakteristikleri şöyledir:
• Tümüyle kişinin şahsına yöneltilmiştir – fakat spesifik olmaktan da uzaktır
• Herhangi bir çözüm veya değişim yolu önermediği için faydasızdır
Diğer taraftan, faydalı geribildirim ise kişinin değerini takdir eder ve destek verir. Geribildirimi veren kişi, alan kişiye değer verdiğini gösterir – geribildirimi veren, alan kişinin ihtiyaçlarına ve hedeflerine karşı hassastır. Tabi ki bu sadece övgüler düzülecek demek değil, aslında kişinin yaptıkları için sahte ve yapay övgülerde bulunmak çok sakıncalı olabilir — patronluk taslama ve kontrolcü olma gibi gelebilir. Bütün kritik konular, her iki tarafın da birbirine güven duyduğu bir ortamda ve destek verir biçimde olmalıdır.
Faydalı geribildirim, değer verilen kişiyle, belirli eylemler veya spesifik işler arasında her zaman bilinçli bir ayrım yaratır. Bu ayrım, kişinin, başkalarının davranışlarına odaklanmak veya onlara ait suçlar yerine, kendi asıl sorumluluklarını üstlenmesini sağlar.
Geribildirim Hazırlama & Verme
Herhangi bir iş, görev, proje veya aktivite için geribildirim verilebilir. Vermeye değer geribildirimin bir çok karasteristik özelliği vardır fakat bunların en önemlisi geribildirimin nasıl verildiğidir. Sesinizin tonu, yaklaşımınız ve içerik uyumlu olmalı ve şu mesajı vermelidir:
“Seni ve yaptıklarını takdir ediyorum/beğeniyorum/müteşekkirim ve olmaya da devam edeceğim ve bu geribildirim seansı boyunca ne konuşursak konuşalım bu bağlamda algılanmalıdır”.
Geribildirim hazırlarken ve verirken, aşağıdaki temel kuralları aklınızda bulundurun:
Gerçekçi olun
• Kişinin bir şeyler yapması mümkün olan konularda yorum yapın, tamamen kontrolü dışındaki olaylar hakkında öneriler de bulunmayın. Yapıcı yorumlar, karşıdaki kişinin işleri yapış biçimine saygı gösteriyor olduğu sürece faydalı olabilir.
Spesifik olun
• Genellemeler son derece faydasızdır. Gözlemlenebilir davranışlar ve materyaller üzerine yorumda bulunun. Davranışlara odaklanmak konunun değiştirilmesi mümkün olan spesifik bir durumla alakalı olduğunu vurgular. Karşınızdaki kişiye, bahsettiğiniz alanlardaki ana noktalarla ilgili yeterli bilgi verilmeli ve söz konusu spesifik alanlarda ne söylendiğine dair net bir fikre sahip olmasını sağlamalısınız. Örneklerle konuşun. "S.M.A.R.T." hareket edin!
Kişinin hedeflerine hassasiyet gösterin
• Karşınızdaki kişinin ortaya koydukları sizin hedeflerinizle örtüşmüyorsa, bu mutlaka bir şeyin yanlış olduğu anlamına gelmez. Bu kişi belirli bir amaç doğrultusunda işini yaptı ve siz de bu amacın farkında olmalısınız ve görüşlerinizi buna göre iletmelisiniz.
Zamanında konuşun
• Yorumlarınızın zamanlamasına dikkat edin. Karşınızdaki kişi işini bitirmiş ve sıradaki işlere çoktan başlamışsa geribildirim vermeyi teklif etmenizin hiçbir yararı yok. Geribildirim istenildiğinde, zamanında cevap verin: etkin olabilmesi için geribildirimin zamanlaması iyi olmalıdır.
Açık olun
• Olabildiğiniz kadar açık bir biçimde yorumlarınızı iletin ve örnekler verin. Yorumlarınızı kendiniz değerlendirmeyin ve karşınızdakine nasıl hissetmesi gerektiğini söylemeyin. Duygusal açıdan manipülatif davranmayın: olması gerektiği biçimde görüşlerinizi iletiyorsunuz; kabul etmek veya etmemek karşınızdakine kalmış bir seçimdir.
Bilinçli bir şekilde yargılayıcı olmayın
• Kişisel görüşünüzü sunun; öyle olsanız dahi bir otoriteymiş gibi davranmayın. Bundan kaçınmanın yollarından biri de konuşurken ‘sen …. yapınca, ….. hissediyorum’ şeklinde konuşmaktır.
Karşılaştırma yapmayın
• Herkesin işine kendi çabası olarak yaklaşın, başkalarıyla girdiği sözde bir yarışın parçası olarak değil. Bir kişiye verdiğiniz geribildirim, diğerleri tarafında da duyulabilir, bu sebeple kişilerin geribildirimleri aralarında karşılaştırabileceğinin farkında olun.
Özenli olun
• Paylaşmadan önce geribildiriminizi gözden geçirin, gerçekten söylemek istediklerinizi yansıtıyor mu? Kendisinin çabalarını doğru algıladınız mı? Ne yaptığınıza hiç dikkat etmemiş birinden kritik almak kadar sinir bozucu bir şey olamaz.
Direkt olun
• Ne kastediyorsanız onu söyleyin. Dolambaçlı laflarla, afili sözlerle cümlelerinizi süslemeyin, soyut bir dil kullanmayın.
Pozitif olun
• Takdir ettiğiniz şeyleri de söyleyin. Sadece negatif taraflara odaklanmayın. Söyleyecek pozitif bir şey bulmaya çalışın ve bir geribildirim görüşmesini her zaman pozitif bir yorum veya düşünceyle bitirin.
Geribildirim hazırlama ipuçları
Geribildirim hazırlarken, kişiyi gözlemlemek için yeteri kadar vakit ayırmış olduğunuzdan emin olun – bir toplantıda veya söz konusu kişi bir sunum yaparken veya belirli bir görevi yerine getirirken – çalışmasını dikkatlice değerlendirin. Davranışlar, tutumlar ve takip edilen yol ile ilgili konuşurken ihtiyacınız olan spesifik örnekleri bu şekilde elde edebilirsiniz. Aynı zamanda Yüksek Performans Döngüsünü, davranış modellerini ve araçları da aklınızda bulundurun. Neyin “iyi görüneceği” hakkında düşünün ve kendinizi karşınızdaki kişi için bir ayna olmak üzere hazırlayın. Hepimiz kendimizi bir başkasının perspektifinden görmeye ihtiyaç duyarız.
More
Less
Experience
Years of experience: 6. Registered at ProZ.com: Oct 2012.
Expertise