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Spanish to English: Guía de contabilidad para tu nueva empresa (España) General field: Bus/Financial Detailed field: Accounting
Source text - Spanish Son numerosos los pasos necesarios para crear una nueva empresa, que no están únicamente relacionados con el desarrollo del producto o servicio, lo que claramente está entre las principales tareas de la lista. Es necesario analizar si es viable la apertura de la empresa, entender cómo se comporta la competencia y, como es obvio, desarrollar el producto de forma que destaque o que ofrezca un valor añadido en relación a lo que ya existe en el mercado.
Cada vez es más fácil constituir una empresa en España si consideramos la cantidad de información útil y especializada que existe en este sentido, además de los servicios de asesoramiento disponibles a través de la red estatal de Puntos de Atención al Emprendedor (PAE).
¿Qué necesitas para crear una empresa?
El primer paso es la creación del Plan de Empresa, un documento en el que recoger toda la información sobre el negocio que pretendes crear: la descripción de la actividad que quieres desarrollar, los recursos necesarios, el estudio de mercado, el análisis de las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades (DAFO), la valoración de la capacidad financiera, la planificación a corto, medio y largo plazo, etcétera. Además, será el momento de informarte sobre los programas de financiación para emprendedores, emprendedoras y PYMES, y las distintas firmas posibles de contratación laboral.
Aunque en España no es obligatorio consultar a técnicos en contabilidad, como sí ocurre en otros países como Portugal, se recomienda contar con la ayuda de contables para evaluar las diferentes opciones disponibles en materia de forma jurídica, contratación laboral o financiación.
El siguiente paso será definir la forma jurídica de la empresa, en lo que influyen factores como el número de socios o socias, la cuantía del capital social o la responsabilidad frente a terceras partes. De esta decisión dependerán los trámites a seguir para adoptar la forma jurídica escogida y los trámites que corresponde al ejercicio de la actividad, ya que dichos procesos cambian según decidas constituirte como sociedad mercantil o como empresario autónomo o empresaria autónoma.
Los referidos trámites se pueden realizar personalmente a través del sistema de creación telemática de empresas, una forma ágil y cómoda de realizar los procesos, o a través de los mencionados Puntos de Atención al Emprendedor – Ventanilla Única Empresarial (PAE), una de las soluciones de tramitación integrada que te facilitan el proceso burocrático. Entre los tecnicos documentos a presentar se encuentran el DNI de todos los socios o socias, algún documento que certifique los números de la Seguridad Social y el número de cuenta o tarjeta bancaria para el pago del Registro Mercantil. En el PAE, además de cumplimentar el Documento Único Electrónico (DUE), te facilitarán una cita con una notaría, a la que tendrás que llevar el certificado de desembolso del capital social y donde te otorgarán la escritura pública de la sociedad. Los trámites restantes (Notaría, Seguridad Social y Administración Tributaria) se realiza nuevamente desde el PAE.
Servicios de contabilidad para empresas, ¿qué incluyen?
La persona contratada para realizar el servicio de contabilidad podrá tratar de todos los documentos necesarios para el registro y constitución de la empresa, acompañándote en la creación de la misma, así como apoyar la puesta en marcha de tu negocio.
También será de gran ayuda en la gestión de la contabilidad externa del negocio, cuya dificultad también dependerá del modelo fiscal aplicado. Es decir, las obligaciones fiscales serán más sencillas de gestionar para los autónomos y autónomas en régimen de estimación directa simplificada, que para los empresarios o empresarias o sociedades acogidos al régimen de estimación directa normal. En el primer caso, será necesario encargarse del registro de los libros contables básicos (libros de ingresos, de gastos y de bienes de inversión, respectivamente), mientras que el segundo exige gestionar la contabilidad según el Plan General de Contabilidad (PGC), o sea, en torno a un criterio homogéneo más exigente.
En cuanto a la contabilidad interna, no existe una normativa aplicable, si no que dependerá de las necesidades de control y gestión de cada empresa. Por eso, un o una contabilista podrá ser de gran utilidad para definir dichos procesos, implementar softwares adecuados para la gestión financiera, analizar la situación con balances y cuentas, proponer mejoras o garantizar la salud económica del negocio. En este sentido, este tipo de profesional también podrá garantizar la gestión de asuntos tales como el IVA o el IRPF, la Seguridad Social, los pagos de salarios y recibos, o el recibimiento de los pagos de la clientela.
La financiación de tu negocio es otro punto importante en el que debes concentrarte al inicio de la actividad y hasta garantizar la sostenibilidad económica del mismo. Además de préstamos bancarios, hay otras opciones de financiamiento, tales como subvenciones nacionales y de la Unión Europea, incentivos sectoriales y hasta municipales. El o la contable te podrá ayudar a encontrar este tipo de financiación, presentar las candidaturas y gestionar el capital en caso de que te sea concedido.
En definitiva, los y las profesionales de la contabilidad deben ser el brazo derecho de tu negocio, pues además de ser de gran importancia en el despegue de la actividad empresarial, auxiliando en los procesos más burocráticos, pueden ayudar a definir la mejor estrategia y dirección a tomar en cada etapa del proceso en términos financieros, evitando errores previsibles y garantizando elecciones acertadas.
4 consejos para escoger profesionales de contabilidad para tu nuevo negocio:
Referencias: pide recomendaciones de otros empresarios y empresarias, o contrata profesionales con valoraciones en Zaask, donde podrás saber si otros clientes y clientas están satisfechos con los resultados obtenidos.
Relación de empatía: cuando hablamos de cuestiones económicas, es muy importante crear una relación profesional basada en la confianza y la empatía, entre otras cosas porque estarás compartiendo información importante y confidencial. Por eso, es esencial conocer a la persona y sentir que hay una buena conexión para garantizar que la relación sea larga y duradera. No cometas el error de contratar a una empresa de contabilidad con base en una propuesta recibida por correo electrónico, sin antes establecer un contacto más personal.
Experiencia en el sector: intenta optar por profesionales que tengan clientes y clientas del mismo sector y/o con negocios del mismo tamaño que el tuyo. De esta forma es más probable que sean conscientes de los potenciales problemas y desafíos que podrás enfrentar, y así evitarlos o resolverlos de manera más eficaz.
Precio: es obvio que profesionales con mayor reputación, empresas de mayor envergadura o que ofrezcan un acompañamiento más personalizado, podrán presentar valores más elevados por su contratación. Verifica cuáles son las necesidades reales de tu empresa e intenta encontrar un medio término, de forma que pagues por los servicios que realmente precisas. Recuerda también que lo barato puede salir caro, y que es preferible invertir en un buen servicio de contabilidad, que tener que resolver problemas posteriormente.
¿Cuál es el precio que puedes esperar pagar por un servicio de contabilidad?
Para tener una idea más realista del coste que puede tener un servicio de contabilidad para empresas que se están constituyendo, hemos recogido y analizado este tipo de información a través de la base de datos de la plataforma Zaask. Un servicio de contabilidad para personas autónomas o para una pequeña empresa a constituirse puede costar, en media, de 50 a 175 euros por mes (más IVA), donde se incluyen los trámites y altas necesarias para cada caso.
También por estos valores mensuales puede contratarse, por ejemplo, la resolución de asuntos fiscales (IVA, IRPF), de seguridad social, de gestión de personal o de procesamiento de recibos. Dependiendo del volumen de trabajo que esta gestión implique, el precio puede incluir otras recomendaciones relacionadas con subvenciones o el acompañamiento de la situación económica y contable de la empresa a través de balances e informes.
Translation - English Accounting Guide for Your New Business (Spain)
There are numerous necessary steps in creating a new business. These steps are not only related to the details of the product or service, which is clearly among the main tasks. You must analyze if it is viable to open the business, understand the competition, and obviously, develop a product that stands out or offers an added value in relation to what already exists on the market. Starting a business in Spain is easier if we consider the useful information that exists, and the advice services that are available through the state network Points of Attention for the Entrepreneur (PAE).
What do you need to create a business?
The first step is the creation of a Business Plan, a document in which all the information about the business you intend to create is collected. It includes the description of the activity you want to develop, necessary resources, a market study, an analysis of weaknesses, challenges, strengths and opportunities (DAFO), an assessment of financial capacity, short, medium, and long term planning, etcetera. In addition, you need to be informed about financial programs for entrepreneurs, PYMES, and the different options for contract labor.
Even though in Spain it is not required to consult an accountant, like it is in other countries such as Portugal, it is recommended to have help from accountants to evaluate the different options available in terms of legal forms, labor contracting, and financing. The next step will define the legal structure of the business, which include factors like the number of partners, the quantity of capital stock, and liabilities to third parties. The procedures to adopt your chosen legal structure and corresponding activity procedures will be based on this decision. The procedures change based on whether you establish yourself as a commercial company or as a self-employed business owner.
The procedures can be completed personally through a telematic company creation system, a swift and convenient way to carry out the procedures, or through the above mentioned Points of Attention for the Entrepreneur – One-stop Business Service (PAE), an integrated processing solution that facilitates bureaucratic procedures. There are many technical documents to be presented including the DNI of all of the partners, documentation that verifies their Social Security numbers, and the account number or card number to be used to pay the Commercial Registry.
In the PAE, besides filling out the Single Electronic Document (DUE), you will setup an appointment with a notary, to which you will have to bring the certificate of capital share disbursement and where you will present the partnership deed. The remaining procedures (Notary, Social Security, Tax Administration) are also completed through the PAE.
Accounting services for businesses, what do they include?
The person contracted to do the accounting can help with the necessary paperwork to register and construct the company, accompanying you throughout the creation of your business, as well as supporting the startup of your company. They will be a big help in the preparation of the business’s external accounting, whose difficulty will depend on the fiscal structure used. The fiscal obligations will be simpler to prepare for self-employed business owners in the simplified direct estimation system than for entrepreneurs in the normal direct information system. In the first case, it will be necessary to take care of the basic accounting books (incomes, expenses, investment goods, respectively), while the second requires managing the accounting according to the General Plan of Accounting (PGC), that is, based on more demanding criteria.
Regarding internal accounting, applicable standards do not exist, but will depend on the preparation and control needs of each business. Therefore, an accountant may be helpful in defining procedures, implementing suitable software for financial management, analyzing the accounts and balances, proposing improvements or guaranteeing the economic health of the business. In this sense, professional help may guarantee affairs management such as IVA or IRPF, Social Security, salary payments and receipts, or receiving payment from the client.
Financing for your company is another important point you should be concerned with at the start of activity and until you gain economic sustainability. In addition to bank loans, there are other financing options, such as European Union and national subsidies, sectoral and even municipal incentives. Accountants may help you find this type of financing, present the options and manage the capital in the case that it is granted.
Accounting professionals should be the right arm of your business, in addition to being of great importance at the take-off of business activity and helping in the more bureaucratic procedures, they can help define the best strategy and direction to take in each step of the process in terms of finance, avoiding foreseeable errors, and guaranteeing successful choices.
4 tips in choosing accounting professionals for your new business:
References: ask for recommendations from other entrepreneurs or hire professionals with reviews on Zaask, where you can find out if other clients were satisfied with the results they received.
Trusting relationships: when talking about economics, it is very important to create a professional relationship based on trust and empathy, because you will be sharing important and confidential information. Therefore, it is essential to know the person and feel that there is a good connection to guarantee a relationship that will be long and durable. Don’t make the mistake of hiring an accounting firm based on a proposal received by email, without first establishing personal contact.
Experience in the industry: try to opt for professionals that have clients in the same industry or with businesses of the same size as yours. It is probable that they will be conscious of potential problems and challenges that you could face and how to avoid them or resolve them in a more effective way.
Price: it’s obvious that professionals with better reputations, larger companies, or companies that offer more personalized accompaniment, can have higher costs for their services. Verify what you really need for your business and try find a middle ground, so that you only pay for the necessary services. Remember that the cheapest route in the beginning may end up being the most expensive in the end and that it’s preferable to invest in a good accounting service than needing to solve problems later.
What price can you expect to pay for an accounting service?
To have a realistic idea of the cost of an accounting service for forming businesses, we have reviewed and analyzed information through a database on a Zaask platform. An accounting service for people who are self-employed or for a small business can cost, on average, 50 to 175 euros per month (in addition to IVA) and procedures and discharges are charged per case. These monthly costs can be contracted, for example, for the resolution of fiscal matters, social security, staffing personnel or processing receivables. Depending on the volume of work that management includes, the price can include other recommendations related to grants or the economic and accounting situation for the business through balances and reports.
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Bachelor's degree - Aquinas College
Experience
Years of experience: 5. Registered at ProZ.com: Jul 2019.
I am a recent college graduate with a bachelor’s degree in Spanish translation, accounting and mathematics. I specialize in accounting and finance translations from Spanish to English. I also completed a internship at a local Hispanic center where I primarily translated documents such driver’s licenses, birth certificates, and marriage certificates.
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